Comprenez chaque statut de Réservation et optimisez votre contrôle opérationnel
Lorsqu’une Réservation est enregistrée, elle ne passe pas toujours directement au statut Confirmée. Plusieurs statuts existent pour vous aider à garder un contrôle plus détaillé : Pré-Réservation, Confirmée et Payée.
Comprendre la signification de chacun et savoir à quel moment les modifier est essentiel pour éviter les écarts et maintenir votre calendrier à jour.
Que signifie une Pré-Réservation
Une Pré-Réservation est une Réservation réelle (et non une simple demande).
Dès qu’elle entre dans le système, elle bloque automatiquement le calendrier du logement. Par défaut, toutes les Réservations directes, qu’elles proviennent des portails ou de votre site Web, sont enregistrées dans le VRMS avec le statut Pré-Réservation.
Dans le cas de Booking.com, Airbnb et VRBO, vous pouvez activer une configuration spéciale pour que ces Réservations entrent directement comme Confirmées.
Consultez ici comment configurer les Réservations immédiates pour VRBO.Pour Booking.com et Airbnb, contactez notre équipe afin de demander l’activation de cette fonctionnalité.
De plus, si vous travaillez avec Harmony ou Avantio Payments, vous pouvez automatiser le processus afin qu’une Pré-Réservation se transforme automatiquement en Confirmée.
Avantages de la Pré-Réservation
Permet de vérifier les données de la Réservation avant de la confirmer.
Garantit le blocage immédiat des dates dans le calendrier.
Facilite la confirmation directement depuis la fiche ou le Planning.
Sur certains portails, comme VRBO, vous pouvez choisir si les Réservations entrent en Pré-Réservation ou directement en Confirmées (Instant booking).
Quand passer d’une Pré-Réservation à une Réservation Confirmée
Il est recommandé de confirmer une Pré-Réservation après avoir vérifié les données et reçu le premier paiement.
De cette manière, vous gardez un meilleur contrôle et évitez de confirmer des Réservations sans garantie financière.
Comment confirmer une Pré-Réservation
Ouvrez la fiche de la Réservation :
VRMS → Liste des Réservations → Réservations, ou accédez directement au Planning.Sélectionnez l’option « Confirmer ».
Le système vous permettra d’envoyer un e-mail de confirmation au voyageur.
Le statut de la Réservation passera automatiquement à Confirmée dans la fiche, la liste des Réservations et le Planning.
Quand passer une Réservation Confirmée à Payée
La dernière étape intervient lorsque vous avez reçu le montant total de la Réservation (hébergement + extras).
À ce moment-là, vous devez modifier le statut de Confirmée à Payée.
Cela vous permet de :
Avoir un suivi financier précis.
Maintenir une traçabilité claire dans le VRMS.
Éviter les erreurs dans votre Comptabilité.
Conseils utiles
Confirmez les Pré-Réservations uniquement après avoir vérifié les données et la réception du premier paiement.
Gardez les statuts toujours à jour pour gagner du temps lors des conciliations et des Rapports.
Utilisez le statut Payée uniquement lorsque le paiement est intégralement reçu.
Erreurs fréquentes
Ne pas confirmer les Pré-Réservations à temps : cela peut générer de la confusion avec les voyageurs ou bloquer inutilement certaines dates.
Marquer les Réservations comme Payées avant d’avoir reçu le montant total : cela peut perturber votre Comptabilité et compliquer les Comptes rendus de gestion.
Checklist : de Pré-Réservation à Payée
Vérifiez la Pré-Réservation
Assurez-vous que les données sont correctes et que le calendrier est bien bloqué.
Confirmez la Pré-Réservation
Vérifiez que le premier paiement a été reçu.
Changez le statut en Confirmée.
Envoyez l’e-mail de confirmation au voyageur.
Contrôlez les paiements en attente
Suivez les échéances et les montants.
Enregistrez chaque acompte reçu.
Marquez la Réservation comme Payée
Uniquement lorsque vous avez reçu 100 % du montant (hébergement + extras).
Changez le statut en Payée dans le VRMS.
Maintenant que vous connaissez les différents statuts d’une Réservation, consultez votre Planning et confirmez les Pré-Réservations qui remplissent les conditions.
Ainsi, vous gagnerez en contrôle, en fiabilité et pourrez vous concentrer sur l’essentiel : offrir la meilleure expérience à vos voyageurs.
Foire aux questions
Une Pré-Réservation bloque-t-elle le calendrier du logement ?
Une Pré-Réservation bloque-t-elle le calendrier du logement ?
Oui. Contrairement à une simple demande, une Pré-Réservation bloque automatiquement les dates du logement dès son enregistrement dans le système.
Où puis-je confirmer une Pré-Réservation dans le VRMS ?
Où puis-je confirmer une Pré-Réservation dans le VRMS ?
Vous pouvez le faire aussi bien depuis la fiche de la Réservation que directement depuis le Planning.
Que se passe-t-il si je ne marque pas une Réservation comme Payée après avoir reçu le montant ?
Que se passe-t-il si je ne marque pas une Réservation comme Payée après avoir reçu le montant ?
La Réservation restera au statut Confirmée, ce qui peut compliquer le suivi des paiements et la conciliation comptable dans votre système.
Les Réservations VRBO entrent-elles toujours comme Pré-Réservations dans le système ?
Les Réservations VRBO entrent-elles toujours comme Pré-Réservations dans le système ?
Pas nécessairement. Vous pouvez configurer si vous souhaitez que les Réservations VRBO entrent comme Pré-Réservations ou comme Confirmées (Instant booking).
Quand dois-je changer le statut d’une Réservation à Payée ?
Quand dois-je changer le statut d’une Réservation à Payée ?
Vous devez le faire lorsque vous avez reçu 100 % du montant total, y compris l’hébergement et les extras.