Situation actuelle

Actuellement, les demandes et réservations que les voyageurs peuvent effectuer sur Vrbo suivent des processus différents, ce qui complique leur identification et leur gestion si l’on ne connaît pas le fonctionnement de chaque type.

Il existe deux types :

Request to book
Instant booking

Que vas-tu apprendre dans cet article ?

Tu apprendras à identifier les différents types de réservations et de demandes sur Vrbo afin de choisir ceux qui correspondent le mieux aux besoins de ton entreprise, et tu sauras comment bien gérer chaque cas.

Avantages de la demande de réservation (Request to book)

Bloque temporairement les dates pour éviter les demandes simultanées (dans le VRMS d’Avantio, cela apparaît avec le statut ‘Pré-Réservation’).
Le voyageur est informé qu’il recevra une confirmation ou une annulation de sa demande sous 24h, mais le système n’interviendra pas si tu n’agis pas dans ce délai. La réservation restera enregistrée avec le statut ‘Pré-Réservation’, bloquant ainsi le calendrier.
Permet de vérifier chaque demande avant de l’accepter, ce qui te donne le contrôle sur qui séjourne chez toi ou non.

Avantages de la réservation immédiate (Instant booking)

Améliore la visibilité de tes logements.
Augmente le nombre de réservations directes.
Fait gagner du temps dans la gestion, car le processus de réservation est plus court.

Quand utiliser chaque fonctionnalité ?

Utilise l’option Request to book si ton logement nécessite une sélection plus attentive des voyageurs ou si tu préfères vérifier chaque demande avant de l’accepter.

Utilise l’option Instant booking si ton logement s’adresse à un large public et que tu veux maximiser les réservations, réduire la gestion manuelle et offrir une confirmation rapide.

Le meilleur choix dépendra des caractéristiques de ton logement, de ton modèle d’entreprise et du profil de voyageurs que tu cibles.

À vérifier au préalable :

Les caractéristiques et règles de tes logements.
Le profil de voyageurs que tu cibles.
Le niveau de contrôle et d’automatisation dont tu as besoin.
La disponibilité et la configuration du calendrier.

Il est aussi conseillé d’analyser la capacité de ton équipe à répondre aux demandes en moins de 24h.

Étapes suivantes

CAS A. Je souhaite travailler avec Request to book

Tu n’as rien à configurer, par défaut, les demandes de tes voyageurs sont enregistrées sur VRBO avec le statut ‘Request to book’ et dans le VRMS d’Avantio avec le statut ‘Pré-Réservation’, ce qui bloque le calendrier.
Quand tu reçois une pré-réservation provenant de Vrbo dans le VRMS, tu dois la vérifier et choisir l’une de ces deux options :
- Confirmer
- Annuler
Pour offrir une bonne expérience au voyageur, nous te recommandons de répondre dans les 24 heures suivant la réception de la demande. Vrbo informe le voyageur qu’il recevra une confirmation ou une annulation dans ce délai.

Si tu n’agis pas dans les 24 heures, la demande ne sera ni confirmée ni annulée automatiquement. Elle restera au statut Pré-Réservation jusqu’à ce que tu la traites manuellement depuis le VRMS d’Avantio.

Important : la confirmation ou l’annulation doit toujours se faire depuis le VRMS d’Avantio. L’information sera synchronisée automatiquement avec Vrbo. Ces actions ne doivent pas être gérées depuis l’extranet de Vrbo.

CAS B. Je souhaite travailler avec Instant booking

Active l’option Instant Booking dans l’extranet de Vrbo.
Active aussi l’option Instant Booking sur les logements concernés depuis ChannelPRO d’Avantio.
Une fois cette option activée, les réservations Vrbo seront automatiquement confirmées au voyageur par email.
Les réservations seront enregistrées dans le VRMS d’Avantio avec le statut Confirmée.
Tu recevras un email avec les détails de chaque réservation.

Important : si tu dois annuler une réservation confirmée, fais-le toujours depuis le VRMS d’Avantio. L’information sera synchronisée automatiquement avec Vrbo. Ces actions ne doivent pas être gérées depuis l’extranet de Vrbo.

Résultat attendu

Tu auras défini comment les réservations seront gérées dans ton quotidien et choisi l’option la plus adaptée à ton logement, ton équipe et au profil de voyageurs.

Selon ton choix, les réservations/demandes de VRBO s’afficheront dans le VRMS de la façon suivante :

VRBO Request to book = VRMS Pré-Réservation
VRBO Instant booking = VRMS Confirmée

Limitations et points à considérer

À noter : que tu travailles avec Request to book ou Instant booking, si tu annules sans cocher “annulé par le voyageur”, VRBO te pénalisera en bloquant ton logement pendant 7 jours et en baissant son positionnement.

C’est un fonctionnement spécifique du portail et cela ne dépend pas d’Avantio.

L’avantage, c’est qu’en travaillant avec le Channel Manager d’Avantio, la pénalité financière de VRBO ne s’applique pas.

Bonnes pratiques

Vérifie régulièrement ta boîte de réception Request to book sur VRBO et tes Pré-Réservations dans le VRMS d’Avantio.
Analyse quel type de réservation / demande t’apporte le plus de bénéfices.
Ajuste bien tes règles de la maison. Ainsi, si un voyageur qui ne respecte pas les règles réserve, tu pourras annuler sa réservation ou sa demande avec le bouton ‘annulé par le voyageur’.
Assouplis les restrictions uniquement si cela a un intérêt commercial.

Cas pratique

Défi : Une agence souhaite annuler une Request ou une Instant booking sans être pénalisée.

Analyse : L’agence constate que le voyageur a réservé sans respecter l’âge minimum requis par les règles de la maison.

Décision stratégique : Tu peux annuler une réservation si le voyageur ne respecte pas les règles du logement ou les politiques applicables. Pour éviter que l’annulation n’impacte tes statistiques, demande au voyageur de l’effectuer lui-même depuis la section ‘Mes voyages’ de son compte VRBO. (S’il respecte toutes les règles, tu ne devras annuler la réservation que si le voyageur en fait la demande, sinon VRBO te pénalisera).

Résultat attendu : Tu as évité une réservation qui aurait pu nuire à ton activité, sans que ton entreprise ne soit pénalisée.

Questions fréquentes

Puis-je passer de la réservation immédiate à Request to book depuis mon compte ?

Oui, désactive l’Instant booking dans ton ChannelPro d’Avantio. Ensuite, suis ces étapes dans ton extranet VRBO pour vérifier que c’est bien désactivé côté Vrbo :

Connecte-toi à ton compte.
Sélectionne le logement souhaité.
Clique sur Logement puis sélectionne Règles et politiques.
Sélectionne Type de réservation.
Sélectionne Réservation immédiate ou Confirmation sous 24h.
Clique sur Enregistrer.

Combien de temps ai-je pour approuver une demande ? Et si le délai est dépassé, que se passe-t-il ?

Pour offrir une bonne expérience au voyageur, nous te recommandons de répondre dans les 24 heures suivant la réception de la demande, car Vrbo informe le voyageur qu’il recevra une confirmation ou une annulation dans ce délai.

Cependant, si tu n’agis pas dans les 24 heures, la demande ne sera ni confirmée ni annulée automatiquement. Elle restera au statut Pré-Réservation jusqu’à ce que tu la traites manuellement depuis le VRMS d’Avantio.

Je travaille avec Request to book et je souhaite augmenter le nombre de mes réservations directes sur VRBO, mais je gère des maisons haut de gamme et j’ai peur de recevoir des réservations de voyageurs non désirés sans pouvoir annuler sans être pénalisé. Que me recommandes-tu ?

Je te recommande de changer de stratégie et d’utiliser l’option Instant booking. Attention ! Rédige et configure bien tes règles de la maison pour que, si un voyageur qui ne les respecte pas effectue une réservation directe, tu puisses l’annuler avec l’option ‘annulé par le voyageur’ et ainsi éviter d’être pénalisé par le portail.

Peut-on activer à la fois Request to book et Instant booking pour un même logement ?

Non, il faut choisir. Il n’est pas possible d’activer les deux options pour un même logement.

Puis-je activer l’Instant booking uniquement pour certains logements sélectionnés ou dois-je l’activer pour tous ?

Tu peux l’activer uniquement pour certains logements, si tu le souhaites.

Comment fonctionnent les réservations et les demandes avec Vrbo