Gérez avec discernement les annulations de Réservations
Annuler une Réservation ne consiste pas simplement à cliquer sur un bouton : cela implique de libérer le calendrier, de communiquer correctement avec le client et, dans certains cas, d’assumer des commissions imposées par les portails.
Connaître la bonne procédure vous permettra d’agir avec sécurité et de maintenir une gestion ordonnée.
Réservations pouvant être annulées dans le VRMS
Dans le VRMS, vous pouvez annuler les statuts suivants :
Pré-Réservation
Réservation confirmée
Réservation payée
Garantie
Réservation de Propriétaire
Comment annuler une Réservation
Vous disposez de deux façons d’effectuer une annulation :
Depuis le Planning : localisez la Réservation, cliquez avec le bouton gauche et sélectionnez Annuler.
Depuis la fiche de la Réservation : ouvrez le détail de la Réservation et utilisez l’option d’annulation.
Motifs d’annulation
Lors de l’annulation, le système vous demandera qui effectue l’action.
Cette étape est essentielle, car elle influe sur l’application des commissions et des politiques d’annulation.
Cas 1. Le voyageur annule
Sélectionnez Voyageur lorsque le client ne peut pas voyager.
Le système calculera automatiquement si une pénalité ou un remboursement s’applique, selon vos politiques d’annulation.
Cas 2. L’agence annule
Sélectionnez Agence lorsque l’annulation est due à des raisons internes (incidents, overbooking, etc.).
Dans ce cas, aucune pénalité n’est appliquée au client.
Conseil utile
VRBO :
Si l’agence annule → la commission d’intermédiation est conservée par le portail.
Si le voyageur annule → aucune commission n’est facturée.
Autres portails : chaque canal possède sa propre politique. Consultez la section « Données synchronisées » dans la fiche du portail du Channel Manager.
Communication avec le voyageur
Avant de confirmer l’annulation, le système vous propose d’envoyer un message automatique au client.
Il est recommandé de l’utiliser pour maintenir une communication claire et éviter tout malentendu.
Conseil utile
Même si le système envoie le message automatiquement, complétez toujours cette communication par un contact direct et transparent.
Que se passe-t-il après l’annulation ?
La Réservation apparaît dans la liste sous le statut Annulée.
Elle disparaît du Planning et libère le calendrier.
Dans le cas des Réservations de Propriétaire, le statut devient Annulée Propriétaire.
Recommandations :
Informez toujours le voyageur avec clarté.
Vérifiez les conditions propres à chaque portail avant d’annuler.
Documentez la raison de l’annulation afin de maintenir un historique organisé.
Erreurs fréquentes
Sélectionner le mauvais motif d’annulation (voyageur/agence).
Ne pas envoyer le message de confirmation d’annulation au client.
Checklist pour annuler des Réservations dans Avantio
Assurez-vous de suivre chaque étape pour éviter les erreurs, les commissions inutiles ou les blocages dans le calendrier.
Identifiez le statut de la Réservation :
Pré-Réservation, Confirmée, Payée, Garantie ou Propriétaire.Choisissez la méthode d’annulation :
Depuis le Planning ou depuis la fiche de la Réservation.Indiquez qui annule :
Voyageur → application des politiques d’annulation.
Agence → sans pénalité pour le client.
Vérifiez les conditions du portail :
Une attention particulière pour VRBO, qui peut appliquer une commission à l’agence.Envoyez le message d’annulation :
Utilisez l’option automatique ou communiquez manuellement avec le client.Confirmez le résultat :
La Réservation apparaîtra comme Annulée dans la liste et le calendrier sera libéré.
Maintenant que vous connaissez la procédure, revérifiez les conditions de chaque portail avec lequel vous travaillez pour agir toujours correctement, éviter les coûts imprévus et préserver la confiance de vos clients.
Foire aux questions
Que se passe-t-il si j’annule dans le VRMS une Réservation provenant d’un portail ?
Que se passe-t-il si j’annule dans le VRMS une Réservation provenant d’un portail ?
Le VRMS synchronise l’annulation, mais chaque portail applique ses propres règles. Consultez la fiche de synchronisation du canal.
Le calendrier reste-t-il bloqué après une annulation ?
Le calendrier reste-t-il bloqué après une annulation ?
Non. La Réservation disparaît du Planning et les dates redeviennent disponibles.
Puis-je annuler une annulation ?
Puis-je annuler une annulation ?
Non. Si vous devez la rétablir, vous devrez créer une nouvelle Réservation.
Une commission de portail s’applique-t-elle si l’agence annule ?
Une commission de portail s’applique-t-elle si l’agence annule ?
Dans certains cas, oui — par exemple sur VRBO. Vérifiez toujours les conditions du canal.
Les Réservations de Propriétaire peuvent-elles aussi être annulées ?
Les Réservations de Propriétaire peuvent-elles aussi être annulées ?
Oui. Dans ce cas, le statut passe à Annulée Propriétaire.