Liste de vérification pour préparer une facture
☐ Assure-toi d’avoir les champs de facturation prédéfinis dans tes Règles de facturation
☐ Vérifie que toutes les informations qui apparaîtront sont correctes dans le Nom de l’entité légale
Si tu n’as pas encore configuré tes règles de facturation, tu trouveras plus d’informations ici.
Si tu souhaites modifier une information dans ton Nom de l’entité légale, rappelle-toi que tu peux le faire depuis Configuration - Entreprise - Raison sociale, tout en bas de la page, plus d’informations ici.
Où puis-je émettre des factures de réservations ?
Dans notre système, il existe 2 sections depuis lesquelles tu peux émettre tes factures :
a) Directement sur la page de la réservation.
b) Depuis la section Compte - Comptabilité > Facturation > Émettre des factures depuis les réservations.
a) Depuis la page de la réservation
Ouvre la réservation concernée. Tu peux trouver une réservation spécifique en allant dans la section Réservations puis en sélectionnant Liste des réservations. De là, tu peux ouvrir la page de la réservation.
Clique sur
Actions → Factureen haut à droite de la page.Choisis l’une de ces options :
“Facturer cette réservation” : la facture sera émise au nom de ton agence.
“Facturer comme propriétaire” : la facture sera émise au nom du propriétaire.
Le système chargera automatiquement la règle de facturation par défaut (TVA, nom de l’entreprise, série, etc.).
Si besoin, sélectionne une autre règle dans le menu déroulant ou modifie les données manuellement avant de valider.
b) Émettre des factures depuis la section Comptabilité
Pour accéder à cette section, rends-toi dans Comptabilité, sélectionne Facturation puis Émettre des factures depuis les réservations dans le sous-menu.
Depuis cet espace, tu peux émettre des factures pour une liste plus large de réservations.
Sélectionne la réservation souhaitée.
Clique sur Actions puis sélectionne Facture.
Vérifie les paramètres et clique sur “Créer”.
Depuis cette section, en plus d’émettre des factures individuelles, tu as la possibilité de générer des factures multiples ou des factures agrégées en sélectionnant plusieurs enregistrements à la fois ; tu peux consulter le fonctionnement détaillé de ces options dans la section 'Gestion de la Facturation Massive : Multiple et Agrégée' de ce guide.
Assure-toi que ta facture est émise correctement
Avant que la facture ne soit générée, le système affiche les champs prédéfinis que tu as configurés dans tes règles de facturation.
Ici, tu peux vérifier que toutes les informations sont correctes, car une fois émise, la facture ne peut plus être modifiée (même si tu modifies ensuite une donnée du client). Si tu dois faire un changement, il faudra émettre un avoir puis une nouvelle facture.
Attention, la facture sera émise dans la langue configurée dans ton entité légale.
Champ destinataire
Client (Particulier) : Des factures simplifiées sont émises ; l’adresse complète et le numéro d’identification ne sont pas obligatoires.
Entreprise ou indépendant : Les factures standard nécessitent des données complètes (nom, numéro d’identification et adresse). Si une information manque, un message d’alerte s’affichera pour que tu puisses la corriger.
Correction des factures
Si tu dois modifier une information sur une facture déjà émise, par exemple le nom de l’entreprise, le numéro d’identification, des noms mal orthographiés, etc., tu dois émettre un avoir :
Commence par émettre un avoir avec les données d’origine.
Si tu le fais depuis la page de la réservation, tu peux retrouver la facture en cliquant ici :
Ensuite, mets à jour les informations du client dans son profil.
Enfin, émets la nouvelle facture correcte.
Conseil important
Les avoirs ne seront émis qu’avec exactement les mêmes données que la facture d’origine.
Bonnes pratiques
Configure bien tes règles de facturation dès le départ. Cela t’évitera des corrections par la suite.
Vérifie toujours la prévisualisation avant de valider.
Utilise la facture agrégée uniquement lorsque toutes les réservations concernent le même client.
Gestion de la Facturation Massive : Multiple et Agrégée
Facturation multiple vs. facturation agrégée
Notre système permet de gérer la facturation de plusieurs réservations en même temps, avec deux modes selon tes besoins comptables :
Émettre des factures multiples : Plusieurs documents indépendants sont générés, chacun avec sa propre série et son numéro. C’est l’option idéale pour traiter des réservations de différents clients en une seule fois.
Émettre une facture agrégée : Une seule facture regroupe plusieurs réservations. Cette option doit être utilisée uniquement si toutes les réservations concernent le même client ou propriétaire.
Note importante : Il n’est pas possible d’utiliser ces fonctions si ton agence a activé les modules d’exportation SAF-T, Fatturazione Elettronica ou TicketBai.
Fonctionnement de l’émission en lot - Multi-facture
Dans la section “Émettre des factures depuis les réservations”, tu peux générer plusieurs factures individuelles en même temps en suivant ces étapes :
Sélectionne plus d’une réservation dans la liste.
Clique sur Actions → Créer facture(s).
Le système affichera une interface de prévisualisation pour configurer les paramètres avant l’émission définitive :
Date d’opération : Champ modifiable pour ajuster l’enregistrement comptable.
Date de facture : Champ fixe basé sur la date d’émission (non modifiable).
Règles de facturation : Par défaut, le système applique l’option de valeurs multiples appelée "Celle de chaque hébergement sera appliquée", mais il est possible de la modifier si besoin.
Méthode de paiement : Permet de choisir le mode de paiement pour tout le lot.
Comportement des règles de facturation
Lors d’une émission multiple, tu peux décider comment appliquer les règles de facturation :
Option "Celle de chaque hébergement sera appliquée" (Valeurs multiples) : Chaque réservation utilisera la règle de facturation configurée pour son hébergement, en gardant la configuration individuelle même si les règles diffèrent entre les réservations sélectionnées.
Sélection manuelle : Tu peux choisir une règle de facturation spécifique dans le menu déroulant. Dans ce cas, cette règle s’appliquera à toutes les réservations sélectionnées, en ignorant les règles d’origine de chaque hébergement.
Vérification et ajustements : Avant de valider, tu pourras vérifier la prévisualisation de chaque réservation et ajuster les montants manuellement si besoin. Rappelle-toi qu’une fois la facture émise, elle ne peut plus être modifiée ; en cas d’erreur, il faudra émettre un avoir.
Option par défaut règle de facturation - valeurs multiples
Option sélection manuelle de la règle de facturation et prévisualisation de chaque document
Fonctionnement de l’émission en lot - Facture Agrégée
Dans la section “Émettre des factures depuis les réservations”, il est possible de générer une seule facture regroupant les montants de plusieurs séjours.
Pour cela :
Sélectionne plusieurs réservations appartenant au même destinataire (client ou propriétaire).
Clique sur Actions → Générer facture agrégée.
Le système affichera un écran d’aperçu avec :
Les champs prédéfinis configurés dans les règles de facturation
Un détail des réservations dans la section Concepts, où toutes les réservations incluses seront listées avec leurs identifiants respectifs.
Avant d’émettre définitivement la facture, vérifie toutes les données et paramètres affichés dans l’aperçu.
