Définissez correctement la raison sociale de votre entreprise

Lors de la gestion de factures, chaque détail compte. Une configuration correcte de la raison sociale de votre entreprise garantit la conformité légale et fiscale de vos documents, tout en vous aidant à éviter de futurs problèmes avec l’administration fiscale. Le système vous permet de créer et de gérer facilement plusieurs raisons sociales afin de répondre aux besoins de votre activité.

Qu’est-ce qu’une raison sociale

La raison sociale est le nom légal sous lequel votre entreprise est officiellement enregistrée. C’est ce nom qui doit figurer sur toutes les factures émises en son nom. Contrairement au nom commercial ou au nom du propriétaire, la raison sociale est le nom qui identifie votre entreprise auprès des autorités fiscales et apparaît sur l’ensemble des documents comptables et légaux.

Où trouver la raison sociale de l’entreprise

Vous pouvez accéder à la section Raison sociale et données de facturation depuis deux chemins différents :

Menu latéral → Configuration → Entreprise
Faites défiler jusqu’en bas, puis ouvrez la section « Raison sociale et données de facturation ».
Menu latéral → Comptabilité → Facturation → Création et édition des données fiscales
Cette option vous redirige directement vers la page de configuration de l’entreprise, où se trouve cette même section.

Comment créer une raison sociale

Pour créer une nouvelle raison sociale, accédez à la section Raison sociale et données de facturation sur la page de configuration de l’entreprise, puis cliquez sur le bouton « Nouveau ».

Lors de la création, portez une attention particulière aux champs suivants :

Raison sociale : indiquez le nom légal enregistré de l’entreprise.
Ce champ ne pourra plus être modifié après l’émission de la première facture.
Personne de contact : si vous disposez d’une personne de contact, vous pouvez ajouter ses informations dans ce champ.
CIF/NIF : saisissez le numéro d’identification fiscale associé à la raison sociale.
Une fois des factures émises, il ne pourra plus être modifié.
Pays : détermine les taxes et types de TVA disponibles.
Par exemple, si vous sélectionnez l’Espagne, seuls les types de TVA espagnols apparaîtront dans les règles de facturation liées à cette raison sociale.
Adresse complète : veillez à bien la renseigner, car elle apparaîtra sur les factures et peut être obligatoire pour la facturation électronique.
Consultez ce guide et assurez-vous que la ville et la province s’affichent comme vérifiées en les sélectionnant dans la liste déroulante.
Raison sociale par défaut : si vous cochez cette option, la raison sociale sélectionnée sera automatiquement appliquée à toutes les nouvelles propriétés créées.

Séries et numérotation des documents

Chaque document comptable (facture, reçu, avoir, etc.) est émis à partir d’une série de numérotation. Pour chaque type de document, vous pouvez :

créer autant de séries que nécessaire;
définir un numéro de départ personnalisé, tant qu’aucun document n’a encore été émis dans cette série;
laisser le système incrémenter automatiquement la numérotation à chaque nouveau document.

Une fois qu’un document a été émis dans une série, il n’est plus possible de modifier le numéro de départ, la numérotation de la série ou de transférer les documents existants vers une autre série.

Activer, bloquer ou supprimer des séries

Le comportement d’une série dépend de son utilisation.

Si aucun document n’a encore été émis, la série peut être supprimée.
Une fois qu’au moins un document a été émis, la série ne peut plus être supprimée, mais elle peut être bloquée. Pour pouvoir bloquer une série, un interrupteur (toggle) est disponible. Si vous ne voyez pas cet interrupteur, contactez notre équipe du Support.

Une série bloquée ne peut plus être utilisée pour émettre de nouveaux documents comptables.
Pour les contrats et les comptes rendus de gestion, il n’existe qu’une seule série (elle ne peut pas être activée ni désactivée).
Il doit toujours rester au moins une série active : il n’est pas possible de les bloquer toutes.

Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les entreprises, sauf celles disposant de la certification NF525, qui n’ont qu’une série unique.

Notes importantes

Vous pouvez créer autant de raisons sociales que nécessaire.
Il n’est pas possible de modifier le nom de la raison sociale, le CIF/NIF ni les séries de documents déjà émis.
Il n’est pas possible de supprimer une raison sociale si des factures ont déjà été émises avec celle-ci.
Si vous devez facturer au nom du propriétaire, vous devrez créer la raison sociale directement depuis sa fiche dans le système.

Erreurs fréquentes

Saisir incorrectement le CIF/NIF : il ne pourra plus être modifié après émission de factures.
Sélectionner le mauvais pays : cela entraînera l’affichage de types de TVA incorrects dans le système.
Oublier de définir une raison sociale par défaut, ce qui peut causer de la confusion lors de la création de nouvelles propriétés.
Ne pas inclure l’adresse complète, ce qui peut invalider des factures dans certains pays.

Foire aux questions

Puis-je avoir plusieurs raisons sociales dans mon compte ?

Oui. Vous pouvez en créer autant que nécessaire et choisir laquelle utiliser pour chaque propriété.

Que se passe-t-il si je dois changer le CIF/NIF d’une raison sociale ?

Vous ne pouvez le faire qu'avant d’émettre la première facture. Après cela, il ne sera plus modifiable. Vous devrez créer une nouvelle raison sociale avec le CIF/NIF correspondant.

Puis-je supprimer une raison sociale si des factures ont déjà été émises avec celle-ci ?

Non. Si des factures ont été émises, il n’est pas possible de la supprimer. Vous pouvez simplement cesser de l’utiliser.

Comment puis-je facturer au nom du propriétaire ?

Vous devez créer la raison sociale depuis la fiche du propriétaire dans le système.

Que se passe-t-il si je ne définis pas de raison sociale par défaut dans mon compte ?

Les nouvelles propriétés seront associées à la raison sociale définie par défaut dans le compte.

Configurez correctement la raison sociale de votre entreprise et évitez les erreurs fiscales