Identifiez quelles factures émettre dans chaque cas
Lors de la gestion des réservations, la facturation est l’un des aspects les plus délicats. Émettre la facture appropriée permet non seulement d’éviter des problèmes légaux et comptables, mais aussi d’assurer la transparence et de renforcer la confiance avec vos propriétaires et voyageurs.
Dans Avantio, il existe deux principaux types d’accords avec les propriétaires : intermédiation et vente directe.
Selon celui configuré dans votre contrat, les factures à émettre seront différentes.
Cas 1. Intermédiation
Il s’agit du modèle le plus courant. Dans ce cas, l’agence agit comme intermédiaire et perçoit une commission pour ses services.
Quelles factures devez-vous émettre ?
Facture au voyageur
Au nom du propriétaire.
Pour le montant total de la réservation.
Facture de commission
Émise par l’agence au propriétaire.
Pour le montant de la commission.
Pour configurer correctement ce modèle
Créez une règle de facturation au voyageur selon les données convenues.
Configurez ensuite une règle de facturation pour la commission de l’agence.
Conseil utile
Avant d’émettre vos premières factures dans ce modèle, vérifiez que les données fiscales du propriétaire sont bien à jour dans le système. Cela vous évitera des erreurs d’émission et des rejets comptables.
N’oubliez pas : vous pouvez consulter plus de détails dans VRMS → Facturation → Règles de facturation.
Cas 2. Vente directe
Dans ce type d’accord, l’agence gère le logement comme si elle en était le propriétaire. Ce modèle s’applique également si le bien appartient directement à l’agence.
Quelles factures devez-vous émettre ?
Facture au voyageur
Au nom de l’agence.
Pour le montant total de la réservation.
Facture du propriétaire à l’agence
Pour le montant convenu dans le contrat (paiement au propriétaire).
Elle peut être réalisée via autofacture dans les comptes rendus de gestion.
Attention aux détails
Si vous gérez des biens avec les deux types d’accords (intermédiation et vente directe), assurez-vous que chaque contrat est correctement lié dans le système afin que les règles de facturation s’appliquent automatiquement.
Important à considérer
Il est impossible de facturer plus de 100 % de la réservation avec la même raison sociale.
Exemple :
Si l’agence facture 100 % au voyageur, elle ne peut pas refacturer un pourcentage supplémentaire sous la même raison sociale comme si c’était une commission.
Erreurs fréquentes
Dupliquer la facturation du montant total de la réservation.
Émettre une facture de commission sans avoir configuré correctement les règles correspondantes.
Ne pas mettre à jour les données fiscales du propriétaire avant de générer la facture.
Bonnes pratiques
Vérifiez toujours le type d’accord avant d’émettre la facture.
Utilisez des noms clairs pour vos règles de facturation.
Conservez une copie PDF des factures pour chaque compte rendu de gestion mensuel.
Ainsi, vous pourrez identifier clairement quelle facture émettre selon le contrat de chaque propriétaire et éviter les incohérences dans votre gestion comptable.
Foire aux questions
Comment savoir quel type d’accord j’ai avec un propriétaire ?
Comment savoir quel type d’accord j’ai avec un propriétaire ?
Vous pouvez le consulter dans VRMS → Propriétaires → Contrats. Chaque contrat indique s’il s’agit d’un modèle d’intermédiation ou de vente directe.
Puis-je modifier le type d’accord après avoir configuré la facturation ?
Puis-je modifier le type d’accord après avoir configuré la facturation ?
Oui, mais vous devrez également mettre à jour les règles de facturation correspondantes pour éviter des erreurs sur les prochaines réservations.
Que se passe-t-il si j’émets une facture incorrecte ?
Que se passe-t-il si j’émets une facture incorrecte ?
Vous devrez l’annuler et en émettre une nouvelle avec les bonnes informations. Veillez à enregistrer les deux mouvements pour conserver la traçabilité comptable.
Puis-je émettre des autofactures depuis Avantio ?
Puis-je émettre des autofactures depuis Avantio ?
Oui, vous pouvez le faire depuis VRMS → Comptes rendus de gestion → Autofactures, à condition d’avoir configuré un accord de vente directe.
Que se passe-t-il si la réservation concerne une propriété appartenant à l’agence ?
Que se passe-t-il si la réservation concerne une propriété appartenant à l’agence ?
Dans ce cas, appliquez le modèle de vente directe : l’agence facture le voyageur pour le montant total de la réservation.