Choisissez comment facturer une annulation

Même si les réservations Annulée ne permettent pas d’émettre des factures directement, il est parfois nécessaire de produire un document fiscal : par exemple lorsque vous appliquez une pénalité d’annulation, lorsque vous souhaitez comptabiliser un revenu associé ou si le voyageur demande une facture officielle de la pénalité. Heureusement, il existe des alternatives simples pour le faire.

Options disponibles

Option 1. Facturer comme extra ou service

La voie la plus rapide et ordonnée consiste à créer un extra interne (par exemple « Pénalité de réservation annulée ») et à le facturer comme s’il s’agissait d’un service additionnel.

Étapes à suivre

Accédez à la section de facturation des extras et services.
Sélectionnez un nouveau concept, par exemple « Pénalité de réservation annulée ».
Saisissez le montant exact que vous souhaitez facturer.
Configurez la TVA incluse dans le montant.
Dans la description, indiquez les données clés de la réservation d’origine : numéro de réservation, dates de check-in et de check-out.

Attention aux détails
On oublie souvent d’ajouter la référence de la réservation d’origine dans la description. Ajoutez-la toujours pour éviter les confusions comptables ou avec le client.

Option 2. Modifier temporairement la réservation annulée

Autre alternative : réactiver temporairement la réservation. Il suffit de changer son état en Pré-Réservation, Réservation ou Payé, puis de suivre le flux de facturation habituel. Une fois la facture émise, remettez l’état sur Annulée afin de conserver un enregistrement correct.

Erreurs fréquentes

Oublier de rétablir l’état Annulée après l’émission de la facture.

Émettre la facture sans vérifier que les montants correspondent uniquement à la pénalité et non à l’intégralité du séjour.

Bonnes pratiques

Avant d’émettre la facture, confirmez :

Que la politique d’annulation justifie la pénalité.
Que le montant est correctement calculé.
Que la TVA est appliquée de façon adéquate.
Que la description inclut les données de la réservation annulée.

Avec ces options, vous pouvez émettre des factures même pour des réservations annulées, respecter vos obligations fiscales et maintenir la transparence avec vos voyageurs.

Décidez de la méthode la plus adaptée à votre fonctionnement interne et mettez-la en pratique lors de votre prochaine annulation.

Foire aux questions

Puis-je émettre une facture directement depuis une réservation annulée dans Avantio VRMS ?

Non. Il n’est pas possible, à ce jour, de facturer une réservation à l’état « Annulée » sans utiliser l’une des méthodes alternatives.

Quelle est l’option la plus recommandée pour facturer une pénalité d’annulation ?

Facturer comme extra/service est généralement plus rapide et plus sûr, car cela évite de modifier l’état de la réservation.

Quelles données dois-je inclure dans la facture de pénalité pour une réservation annulée ?

Le montant exact, la TVA correspondante et la référence à la réservation d’origine (numéro et dates).

Que se passe-t-il si j’oublie de remettre la réservation à l’état Annulée après avoir émis la facture ?

Le système enregistrera la réservation comme active, ce qui peut générer des incohérences dans vos rapports. Vérifiez-le toujours.

Puis-je utiliser ces options si le voyageur ne demande pas de facture mais que je dois refléter le revenu ?

Oui. Surtout si votre comptabilité exige d’enregistrer la pénalité comme revenu.