Mettez en place vos règles et vos processus de Facturation
La section Règles de Facturation permet de créer des configurations qui indiquent au système comment émettre les Factures : à qui elles sont adressées, quelle TVA appliquer, quelles données fiscales afficher et qui sera le sujet facturé. Ces règles doivent être paramétrées selon votre manière de facturer, et vous pouvez en créer plusieurs et les associer à différents Logements.
Attention aux détails
Même si une règle est configurée, avant d’émettre la Facture une fenêtre de vérification s’affiche pour confirmer que toutes les données sont correctes. Dans cette fenêtre, vous pouvez apporter des modifications si nécessaire.
Configurez votre première règle de Facturation
Suivez le chemin Comptabilité → Facturation → Configurer les règles de Facturation.
Vous verrez la liste des règles déjà créées et pourrez rechercher une règle existante en filtrant par : nom de la règle, numéro de référence du Logement ou Raison sociale.
Cliquez sur NOUVELLE RÈGLE et avancez étape par étape.
Étape 1 – Nom et Logements
Saisissez le nom de la règle.
Associez les Logements nécessaires depuis le menu déroulant.
Cliquez sur Suivant.
Étape 2 – Configuration principale
Raison sociale : sélectionnez la Raison sociale de l’Entreprise. Même si la Facture est ensuite émise au nom du Propriétaire, il faut toujours sélectionner la Raison sociale de l’Entreprise. Si vous en avez plusieurs, vous pourrez choisir celle qui sera par défaut.
Mode de Facturation : sélectionnez si la Facture est adressée au voyageur ou au Propriétaire.
Base imposable de la Facture : choisissez entre :
le montant total de la location (hors TVA) ;
un pourcentage de la location (TVA incluse) ;
uniquement les Extras de la Réservation.
Traitement des Extras : indiquez s’ils seront facturés en totalité, partiellement ou exclus ; vous pouvez aussi sélectionner lesquels.
Impôt (TVA) : sélectionnez la TVA correspondant à la location (habituellement 6 %).
Attention aux détails
La TVA de chaque Extra se configure individuellement dans Tarifs → Extras → Liste.
Options par défaut : sélectionnez la Série par défaut pour les Factures et les Notes de crédit.
Modèle de Facture : le modèle défini dans le système sera utilisé par défaut, mais vous pouvez le changer dans la section Modèles.
Exemples de configuration selon l’opérationnel
Au Portugal, il existe différentes manières de facturer selon le contrat entre l’Entreprise et le Propriétaire. Le système Avantio s’adapte à chaque scénario :
Option 1 – L’Entreprise facture le total au voyageur
Règle adressée au voyageur.
TVA 6 % sur la location.
Base imposable : montant de la location hors TVA.
Sélectionnez quels Extras seront inclus dans la Facture.
Option 2 – L’Entreprise facture uniquement sa commission au Propriétaire
Le Propriétaire facture le total de la Réservation au voyageur.
L’Entreprise émet une Facture de commission au Propriétaire.
Configuration
Règle de Facturation adressée au Propriétaire.
Base imposable : % de la location.
TVA appliquée au Propriétaire : normalement 23 %.
Attention aux détails
La règle peut afficher 6 % (TVA du voyageur). Avant d’émettre la Facture, modifiez la TVA à 23 %.
Il est également possible d’émettre une Facture mensuelle de services/Extras au lieu de le faire Réservation par Réservation.
Option 3 – Le Propriétaire facture la location et l’Entreprise facture les Extras
Deux Règles de Facturation :
Propriétaire → Voyageur (location).
Agence → Voyageur (seulement Extras).
La commission de l’Entreprise ne peut pas être facturée Réservation par Réservation (le système n’autorise pas de dépasser 100 % de la Réservation). Elle doit être émise via une Facture d’Extras/Services.
TVA de la location : 6 %.
TVA des Extras : configurée dans chaque Extra.
Option 4 – Le Propriétaire facture le total et l’Entreprise facture sa commission au Propriétaire
Configuration identique à l’Option 1.
La commission de l’Entreprise est facturée au Propriétaire via Factures de services/Extras (pas Réservation par Réservation).
Option 5 – Différents accords selon les Propriétaires
Configurez plusieurs règles de Facturation.
Au moment d’émettre la Facture, choisissez la règle correspondant au contrat de chaque Propriétaire.
Attention aux détails
Dans la règle par défaut, vous pouvez définir si le client à facturer est Consommateur Final « Oui » ou « Non », ou si l’on conserve la définition de la fiche client.
Bonnes pratiques
Maintenez une nomenclature claire pour les règles (ex. : « P-Voyageur-6 % », « P-Propriétaire-Commission 23 % »).
Vérifiez la TVA avant d’émettre lorsque la règle implique des changements (p. ex., 6 % vs. 23 %).
Émettez des Factures, Factures-Reçus et Reçus depuis des Réservations
Dans Avantio, vous pouvez émettre Factures, Factures-Reçus et Reçus directement depuis la fiche de la Réservation ou depuis la section Comptabilité, conformément aux Règles de Facturation configurées.
Délai légal
La Facture doit être émise dans un délai maximal de 5 jours ouvrables après la prestation du service ou le encaissement, le premier des deux.
Comment émettre une Facture ou une Facture-Reçu
Dans la fiche de la Réservation, cliquez sur Actions et sélectionnez :
« Facturer cette Réservation » → le système utilisera la Raison sociale de la règle de Facturation configurée pour le Logement.
« Facturer comme Propriétaire » → le système utilisera la Raison sociale du Propriétaire.
Une fenêtre s’ouvre avec les options de Facturation. Vous pourrez :
Sélectionner la règle de Facturation (celle par défaut ou en la modifiant via le lien direct « Configurer une règle de Facturation »).
Ajuster la TVA, la Série de la Facture, le type de document (Facture ou Facture-Reçu) et les concepts à facturer (location, Extras ou les deux).
Définir le montant : total de la Réservation, un pourcentage, uniquement les Extras ou les montants en attente.
Attention aux détails
Le montant ne peut jamais dépasser ce qui est défini dans la Réservation.
Exemple : si la location vaut 455 € et que vous avez déjà facturé 100 €, vous ne pourrez émettre qu’une Facture de 355 €.
Si vous choisissez Facture-Reçu, vous devrez indiquer le mode de paiement (champ obligatoire selon la certification du programme de Facturation).
En bas de la fenêtre, une liste des concepts à facturer s’affiche. Vous pouvez sélectionner quoi facturer et pour quel montant exact, à l’aide des colonnes :
À facturer → ce qui peut encore être facturé.
Facturé → ce qui a déjà été facturé auparavant.
Facture originale et copies
Lors de la génération de la Facture, une fenêtre contextuelle s’ouvre avec le document original. Vous devez le télécharger immédiatement pour le conserver, car par réglementation le système ne permet d’afficher l’original qu’une seule fois.
Dans Comptabilité → Liste des Factures (ou Liste des Factures du Propriétaire), seule une copie restera enregistrée.
Le système n’envoie pas automatiquement la Facture au client : vous devez l’enregistrer sur votre ordinateur et l’envoyer manuellement par e-mail.
Attention aux détails
La description du Logement apparaît dans un champ unique nommé « Invoice detail » qui ne peut pas être modifié. Il inclut automatiquement : nom du Logement, numéro de licence (AL), adresse, numéro de Réservation et dates du séjour.
Émission de Reçus
Si vous avez émis une Facture (et non une Facture-Reçu), vous pouvez ensuite générer son Reçu :
Depuis la fiche de la
Réservation →Actions → Émettre le Reçu de la Facture.Indiquez le montant (jamais supérieur à celui de la Facture) et le mode de paiement (obligatoire).
Vous pouvez aussi émettre des Reçus depuis l’onglet Comptabilité.
À la génération du Reçu, une fenêtre contextuelle affiche le document original, que vous devez télécharger immédiatement. Une copie restera dans Liste des Factures ou Liste des Factures du Propriétaire.
État de la Facturation
Dans l’en-tête de la Facture, un avis vert s’affiche :
« Factures en attente » → lorsqu’il reste un montant de la Réservation à facturer.
« Totalement facturée » → lorsque 100 % de la Réservation est déjà facturé.
Émettez des Factures, Factures-Reçus et Reçus pour des Services/Extras
En plus des Réservations, vous pouvez émettre des Factures pour des services additionnels ou Extras non associés à une Réservation (par exemple, commissions périodiques au Propriétaire ou charges additionnelles au voyageur).
Délai légal
La Facture doit être émise dans un délai maximal de 5 jours ouvrables après la prestation du service ou le encaissement, le premier des deux.
Étapes pour émettre des Factures ou des Reçus de Services/Extras
Suivez le chemin
Comptabilité → Facturation → Facturer uniquement Services et Extras.Renseignez les champs nécessaires :
Raison sociale (Entreprise configurée dans Configuration → Entreprise → Données fiscales et de Facturation).
Client (voyageur ou Propriétaire).
Série/numéro de Facture.
Services ou Extras à facturer (vous pouvez ajuster description, quantité, montant et TVA).
Il n’est pas possible d’émettre des Factures d’Extras au nom du Propriétaire. Elles ne peuvent être émises qu’avec la Raison sociale de l’Entreprise.
Sélectionnez le type de document :
Facture-Reçu → cochez « Oui » et sélectionnez le mode de paiement.
Facture (en attente de paiement) → cochez « Non » à « Payer ? ».
Enregistrer la Facture
Contrairement aux Factures liées à des Réservations, aucune fenêtre contextuelle ne s’ouvre avec le document original.
La Facture sera visible dans la Liste des Factures (colonne Actions).
Vous pourrez la visualiser une seule fois et télécharger l’original. Si vous ne le téléchargez pas à ce moment-là, vous n’aurez accès qu’à la copie.
Émission de Reçus ultérieurs
Si vous avez émis une Facture (pas une Facture-Reçu), vous pourrez générer un Reçu ultérieurement depuis Liste des Factures :
Sélectionnez la Facture correspondante, cliquez sur Actions → Générer Reçu(s).
Indiquez le montant du Reçu (jamais supérieur au montant total de la Facture) et le mode de paiement (obligatoire selon la certification du programme).
Limitations importantes
Il n’est pas possible d’émettre des Factures de services/Extras directement au nom du Propriétaire.
Elles ne peuvent être générées qu’avec la Raison sociale de l’Entreprise.
Les Reçus ne peuvent pas non plus être émis depuis l’onglet Liste des Factures de Propriétaires.
Facturation au Consommateur Final au Portugal
Au Portugal, il n’est pas toujours obligatoire d’émettre une Facture avec les données complètes du client (nom, adresse et NIF). Le système permet donc de choisir si la Facture est émise avec les données du client ou comme « Consommateur Final ».
Lorsque cette option est sélectionnée, le système envoie un code dans le XML que l’AT interprète comme Facture au Consommateur Final.
Configuration
Deux nouveaux champs ont été ajoutés dans les fiches clients (Propriétaires comme voyageurs) :
Consommateur Final (Oui/Non).
Numéro de contribuable (NIF), si Non est sélectionné.
Dans la fiche du Propriétaire
S’il existe déjà un NIF dans le champ « Numéro de document », copiez-le dans le nouveau champ « Numéro de contribuable » pour que la Facture soit correctement émise.
Dans la fiche du voyageur
Par défaut, le champ Consommateur Final apparaît sur « Non ».
Pour facturer au Consommateur Final, deux options :
Indiquer « Oui » pour chaque nouveau voyageur créé.
Créer un client générique nommé « Consommateur Final » et l’assigner à la Réservation.
Avec cette configuration, l’Entreprise respecte la réglementation portugaise et décide facilement quand facturer avec des données complètes ou en Consommateur Final.
Foire aux questions
Puis-je avoir plusieurs règles de Facturation et les associer à différents Logements ?
Puis-je avoir plusieurs règles de Facturation et les associer à différents Logements ?
Oui. Vous pouvez créer autant de règles que nécessaire et les associer à différentes propriétés pour refléter vos contrats et scénarios de Facturation.
Dans l’Option 2, l’Entreprise facture seulement sa commission au Propriétaire : pourquoi dois-je passer la TVA à 23 % avant d’émettre ?
Dans l’Option 2, l’Entreprise facture seulement sa commission au Propriétaire : pourquoi dois-je passer la TVA à 23 % avant d’émettre ?
Parce que la commission facturée au Propriétaire est habituellement soumise à 23 %. Même si la règle affiche 6 %, vous devez l’ajuster avant l’émission pour respecter la réglementation.
Puis-je dépasser 100 % de la Réservation en facturant location et Extras ?
Puis-je dépasser 100 % de la Réservation en facturant location et Extras ?
Non. Le système n’autorise pas de dépasser 100 % de la Réservation. La commission doit donc être émise comme Facture de services/Extras si nécessaire.
Le système envoie-t-il automatiquement la Facture au client ?
Le système envoie-t-il automatiquement la Facture au client ?
Non. Vous devez télécharger l’original lors de sa génération et l’envoyer manuellement par e-mail. Le système conservera une copie.
Où voir l’état de la Facturation d’une Réservation ?
Où voir l’état de la Facturation d’une Réservation ?
Dans l’en-tête de la Facture : « Factures en attente » indique un montant restant à facturer ; « Totalement facturée » confirme 100 % facturés.
Comment facturer des services ou Extras sans Réservation et puis-je émettre un Reçu ensuite ?
Comment facturer des services ou Extras sans Réservation et puis-je émettre un Reçu ensuite ?
Depuis Comptabilité → Facturation → Facturer uniquement Services et Extras. Si vous émettez d’abord une Facture (pas une Facture-Reçu), vous pourrez ensuite générer un Reçu depuis Liste des Factures.
Comment configurer la facturation au Consommateur Final ?
Comment configurer la facturation au Consommateur Final ?
Activez Consommateur Final dans la fiche du voyageur ou utilisez le client générique « Consommateur Final ». Pour les Propriétaires, si un NIF figure dans « Numéro de document », copiez-le dans « Numéro de contribuable ».