Enregistrez des Réservations manuelles de manière rapide et sécurisée

Même si la majorité des Réservations sont générées automatiquement depuis les portails ou votre site web, il est parfois nécessaire de créer une Réservation manuelle — par exemple lorsqu’une demande est reçue par téléphone, email ou en personne.

Le système vous permet d’ajouter une Réservation manuelle en quelques étapes simples, garantissant que le calendrier soit bloqué automatiquement et que toutes les informations soient gérées comme pour n’importe quelle autre Réservation.

Avantages des Réservations manuelles

Flexibilité : permet d’ajouter des Réservations provenant de tout canal hors ligne.
Contrôle total : vous définissez toutes les informations dès le départ (dates, client, paiements, extras, etc.).
Blocage automatique du calendrier : évite les chevauchements avec les Réservations en ligne.
Suivi complet : la Réservation manuelle suit le même flux qu’une Réservation automatique.

Comment créer une Réservation manuelle

Dans le menu latéral du VRMS, sélectionnez Réservations → Liste des Réservations.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle » situé en haut à gauche.
Le système génère automatiquement un numéro de Réservation (Localisateur).
Complétez les informations de la Réservation :
- Dates d’arrivée et de départ.
- Logement sélectionné.
- Données du client.
- Statut des paiements.
- Extras et services additionnels (le cas échéant).
- Statut de la Réservation.
Cliquez sur « Enregistrer ».

Calcul automatique du montant

Le système calcule automatiquement le montant total en fonction des dates et des tarifs configurés dans le VRMS. Vous pouvez modifier ce montant à tout moment pour appliquer des remises, des ajustements de prix ou des frais supplémentaires.

Attention aux détails

Assurez-vous que les tarifs soient à jour avant de créer une Réservation manuelle afin d’éviter les erreurs de calcul.

Que se passe-t-il lors de l’enregistrement de la Réservation

Une fois la Réservation enregistrée, le calendrier du logement est automatiquement bloqué pour les dates correspondantes.
La Réservation se comporte exactement comme une Réservation automatique, ce qui vous permet de :

La modifier.
Envoyer des emails au client.
Enregistrer des paiements.
L’annuler si nécessaire.

Bonnes pratiques

Remplissez tous les champs lors de la création pour disposer d’une fiche complète dès le départ.
Utilisez le champ notes pour enregistrer des informations supplémentaires (par exemple, le mode de contact ou des accords particuliers).
Si vous modifiez les montants, assurez-vous de mettre à jour le statut des paiements.
Communiquez au client son numéro de Réservation (Localisateur) pour un suivi plus professionnel.

Foire aux questions

Peut-on modifier une Réservation manuelle après l’avoir enregistrée ?

Oui. Vous pouvez changer les dates, les montants, les extras ou même le logement depuis la fiche de la Réservation.

Comment identifier une Réservation manuelle ?

Dans la liste des Réservations, elle s’affiche avec l’icône d’un globe terrestre dans la colonne du portail.

Le calcul du montant est-il toujours automatique ?

Oui. Le système calcule le montant selon les tarifs et les dates, mais vous pouvez l’ajuster manuellement à tout moment.