Optimisez la gestion de vos tâches
Une gestion efficace des tâches est essentielle pour que les opérations de votre activité de location saisonnière restent organisées et performantes. Avec le Gestionnaire d’Opérations, vous pouvez automatiser la création de tâches lorsqu’une réservation inclut un extra à gérer, générer manuellement celles qui nécessitent une attention particulière, assigner des responsables internes ou externes et suivre leur avancement en temps réel. Cela vous permet de réduire les incidents, d’améliorer la coordination et de vous assurer que rien n’échappe à votre contrôle.
Configuration des tâches
Tâches automatiques
Elles sont créées lors de la configuration d’extras à gérer ou lorsqu’ils sont marqués comme « nécessite une gestion », et s’appliquent selon ce qui est défini dans le champ « Date d’application » de l’extra.
Si un responsable est déjà assigné, le système le lie automatiquement à la tâche.
Si aucun responsable n’est assigné, vous pourrez l’ajouter manuellement depuis la liste des opérations.
Elles sont toujours associées à une réservation, garantissant la traçabilité.
Conseil utile
Vous pouvez modifier la date et l’heure d’exécution d’une tâche générée automatiquement pour une meilleure organisation avec votre équipe responsable.
Tâches manuelles
Elles sont créées librement pour des tâches générales ou des incidents, sans obligation d’être liées à une réservation.
Elles peuvent être associées à un ou plusieurs logements.
On distingue les tâches normales des incidents (ces derniers sont mis en évidence en jaune).
Étapes pour créer une tâche manuelle
Dans VRMS, accédez à « Opérations » et cliquez sur « Créer ».
L’écran latéral « Configuration » s’ouvrira.
Complétez les champs de la tâche :
Titre
Type (tâche ou incident)
Type de responsable (aucun, interne ou fournisseur)
Association à un ou plusieurs logements (optionnel)
Date et heure d’exécution
Statut (en attente, en cours ou réalisé)
Description (optionnel)
Utiliser un modèle de checklist (optionnel)
Joindre des images (si elles respectent les critères)
Si besoin, associez les logements concernés et cliquez sur « Suivant ».
Vérifiez toutes les informations et cliquez sur « Enregistrer » pour valider.
La tâche apparaîtra dans la liste et des notifications automatiques seront envoyées aux responsables assignés.
Bonnes pratiques
Nommez les tâches de façon claire et descriptive.
Ajoutez des images pour donner du contexte.
Consultez l’historique des notifications pour vérifier que tous les responsables ont bien reçu l’information.
Mettez en avant les incidents critiques grâce à la mise en surbrillance jaune.
Suivi et actions sur les tâches
En ouvrant une tâche, vous trouverez des onglets permettant un suivi détaillé :
Tâche : affiche tous les détails, l’état actuel et l’historique des modifications.
Vous pouvez éditer et modifier la configuration de la tâche en cliquant sur l’icône crayon.
Réservation : si elle est associée, vous verrez la réservation actuelle, précédente et suivante du logement.
Logement : adresse, répartition des lits et salles de bain, et accès à la fiche du logement.
Commentaires : ajoutez des notes, des images et signalez des incidents.Bonnes pratiques
Conseils utiles
Utilisez les incidents pour mettre en avant les tâches critiques ; elles apparaîtront en jaune aussi bien dans la liste des opérations que sur l’intranet des fournisseurs.
Ajoutez des images aux incidents pour fournir plus d’informations sur le problème et faciliter son identification et sa résolution.
Identifiez facilement l’état du ménage grâce au changement de couleur dans le calendrier lorsque le fournisseur marque la tâche comme terminée.
Le Gestionnaire d’Opérations vous permet de configurer, d’assigner et de superviser toutes vos tâches depuis un seul module.
Grâce à sa flexibilité et aux notifications automatiques, il garantit une gestion efficace, organisée et une communication fluide entre tous les intervenants.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre les tâches automatiques et manuelles ?
Quelle est la différence entre les tâches automatiques et manuelles ?
Les tâches manuelles sont créées librement pour des opérations générales ou des incidents, et peuvent être associées à des logements spécifiques si besoin.
Puis-je associer une tâche à plusieurs logements ?
Puis-je associer une tâche à plusieurs logements ?
Oui, le système génère des tâches distinctes pour chaque logement sélectionné.
Comment les incidents sont-ils mis en avant ?
Comment les incidents sont-ils mis en avant ?
Ils sont mis en évidence avec un fond jaune dans la liste des opérations et sur l’intranet des fournisseurs, pour identifier rapidement les tâches critiques.
Les responsables reçoivent-ils automatiquement des notifications ?
Les responsables reçoivent-ils automatiquement des notifications ?
Oui. Les utilisateurs VRMS reçoivent des notifications dans le système et les fournisseurs les reçoivent par e-mail si cette option est sélectionnée lors de la création de la tâche.