Mettez à jour vos Réservations facilement depuis le VRMS
Le module de gestion des Réservations du VRMS vous permet de modifier à tout moment les informations essentielles d’une Réservation : changer le Logement, ajuster les dates, recalculer les montants ou communiquer avec le voyageur, le tout depuis une seule fiche.
Modifier le Logement ou les dates de séjour
Dans certains cas, il peut être nécessaire de déplacer une Réservation, soit à la demande du voyageur, soit à cause d’un overbooking.
Depuis le Planning
Accédez à
VRMS → Planninget faites un clic droit sur la Réservation.Sélectionnez « Déplacer la Réservation ».
Sur le jour et le logement de destination, faites clic droit → Coller Réservation/période.
Attention aux détails
Si vous effectuez cette action depuis le Planning, les montants originaux de la Réservation seront conservés.
Depuis la fiche de la Réservation
Accédez à
VRMS → Réservations → Liste des Réservations.Cliquez sur les trois points verticaux
de la Réservation ou sur le bouton de vue complète 
.Sélectionnez « Modifier ».
Modifiez le Logement, les dates ou les deux.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Lors de l’enregistrement, le système proposera deux options :
Enregistrer sans recalculer : conserve les montants originaux.
Tout recalculer et enregistrer : met à jour le loyer et les extras selon les tarifs en vigueur.
Avantage : depuis la fiche de la Réservation, vous pouvez recalculer automatiquement les montants après modification du Logement ou des dates.
Modification des montants dans la Réservation
Depuis la fiche de la Réservation, vous pouvez modifier manuellement les montants du loyer et des extras. Si vous mettez à jour un extra (par exemple, serviettes : 5 €/jour → 10 €/jour), supprimez-le et ajoutez-le à nouveau pour appliquer le tarif actuel.
Tous les changements seront visibles dans le détail des paiements et dans les liquidations.
Bouton « Réinitialiser »
Dans le bloc des montants, vous trouverez le bouton « Réinitialiser », qui propose plusieurs fonctions :
Recalculer les prix : met automatiquement à jour le logement et les extras selon les tarifs en vigueur.
Appliquer les tarifs d’un autre logement : utilisez la flèche déroulante pour sélectionner un autre logement.
Récupérer les montants précédents : permet de revenir aux valeurs antérieures si nécessaire.
Réinitialiser avec les tarifs d’un autre logement
En cliquant sur la flèche à droite du bouton « Réinitialiser », un menu déroulant s’ouvre, permettant d’associer à la Réservation la tarification d’un autre logement.
Ainsi, le montant du loyer et les extras seront recalculés, et le système affichera la tarification appliquée.
Pour revenir aux montants précédents, cliquez à nouveau sur « Réinitialiser ».
Recommandation : ajoutez une note dans les commentaires de paiement afin de faciliter la conciliation, car les IDs des Réservations seront différents.
Modifier les dates d’une Réservation
Si un voyageur décide de prolonger son séjour, il faudra recalculer la Réservation.
Après modification des dates, le système affichera à nouveau deux options :
Enregistrer sans recalculer
Tout recalculer et enregistrer
Vous pouvez également recalculer les montants depuis le détail des paiements, à l’aide des flèches qui remplissent la même fonction.
Envoyer des emails depuis la Réservation
Depuis l’onglet « Messages » de la Réservation, vous pouvez communiquer directement avec le voyageur :
Cliquez sur « Nouveau message » ou sur « Actions → Envoyer un message ».
Le Unified Inbox s’ouvrira, où vous pourrez consulter l’historique des messages liés à cette Réservation.
Rédigez un message libre ou utilisez un modèle préétabli pour accélérer la communication.
Attention aux détails
Validez votre domaine d’email afin de garantir la bonne réception des messages par les voyageurs.
Bonnes pratiques
Utilisez la fiche de Réservation lorsque vous devez recalculer automatiquement les montants.
Ajoutez toujours des notes dans les commentaires si vous réinitialisez les montants ou modifiez les tarifs, pour faciliter la conciliation.
Maintenez vos extras à jour dans le système afin d’éviter les erreurs de calcul.
Centralisez la communication avec le voyageur depuis la Réservation pour conserver un historique complet.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre déplacer une Réservation depuis le Planning ou depuis la fiche ?
Quelle est la différence entre déplacer une Réservation depuis le Planning ou depuis la fiche ?
Depuis le Planning, les montants originaux sont conservés, tandis que depuis la fiche, vous pouvez choisir de les recalculer selon les nouveaux tarifs.
Que se passe-t-il si je réinitialise les montants ?
Que se passe-t-il si je réinitialise les montants ?
Le système recalcule le logement et les extras selon les valeurs actuelles. Les extras non disponibles dans le nouveau logement seront supprimés automatiquement.
Puis-je appliquer les tarifs d’un autre logement ?
Puis-je appliquer les tarifs d’un autre logement ?
Oui, depuis l’option déroulante du bouton « Réinitialiser ».
Où puis-je consulter l’historique des messages envoyés au voyageur ?
Où puis-je consulter l’historique des messages envoyés au voyageur ?
Dans le Unified Inbox, accessible depuis l’onglet « Messages » de la Réservation.