Configurez et gérez efficacement le dépôt de garantie dans Avantio
Le dépôt de garantie est une garantie essentielle aussi bien pour vous, en tant que gestionnaire, que pour vos voyageurs. Le configurer correctement vous permet d’éviter les imprévus et d’assurer un processus de paiement et de remboursement fluide et transparent.
Où configurer le dépôt de garantie
Vous disposez de plusieurs options selon vos besoins :
Logements → Court séjour → Extras → Dépôt de garantie (remboursable): si le montant et l’opération sont identiques pour tous les logements.Fiche du logement → Extras → Dépôt de garantie (remboursable): si vous souhaitez définir des montants ou des conditions différentes selon le logement.
Comment gérer le paiement du dépôt de garantie
Dans la section de paiement du service, à l’intérieur de l’interface de configuration des extras (générale ou par logement), vous pouvez définir le moment où le voyageur doit payer le dépôt et choisir les différentes options d’encaissement.
Options d’encaissement ou de préautorisation sur carte
Lorsque vous travaillez avec une carte de crédit, deux types d’opérations sont possibles :
Encaissement sur carte
Il s’agit d’une transaction normale.
Une autorisation est demandée à la banque au moment du paiement.
Préautorisation sur carte (blocage)
Un montant est temporairement bloqué sur la carte de crédit ou de débit du voyageur.
L’argent n’est pas transféré, sauf si la transaction est validée.
Si ce n’est pas le cas, la banque libère automatiquement le montant après le délai prévu.
Attention aux détails
Le délai de blocage dépend toujours de la banque émettrice de la carte, bien que le système permette des configurations personnalisées.
En général, les banques libèrent le montant entre 7 et 14 jours pour les cartes VISA et MasterCard.
Remarque : seuls ces deux modes de paiement font partie du flux d’Avantio Payments.
Personnalisation du délai de préautorisation
Vous pouvez ajuster la manière dont le système gère la libération du dépôt :
Comportement 1
Le système applique au minimum le délai défini dans l’extra de dépôt et au maximum celui fixé par la plateforme de paiement.
Comportement 2
Le système applique toujours le délai fixé par la plateforme de paiement, en ignorant la configuration de l’extra.
Exemple pratique
Extra de dépôt configuré pour un remboursement sous 14 jours.Plateforme de paiement autorise une rétention jusqu’à 31 jours.Si le séjour dépasse le délai configuré dans l’extra, le système appliquera la logique de la plateforme.
Remboursement du dépôt
Le mode de remboursement dépendra de la configuration initiale :
Si vous travaillez avec un encaissement ou une préautorisation sur carte, le remboursement ou la libération doit être effectué sur la même carte.
Dans la fiche de la réservation, les boutons « Libérer » ou « Encaisser » apparaîtront lorsqu’une action manuelle sera nécessaire.
Erreur fréquente
Choisir un mode de remboursement différent de celui configuré initialement. Cela peut bloquer l’opération, il est donc important de toujours vérifier la cohérence avant d’enregistrer.
Bonnes pratiques
Avant de finaliser la configuration du dépôt de garantie, vérifiez ces points clés pour éviter les erreurs :
Ai-je configuré l’extra dépôt remboursable dans tous mes logements ?
Ai-je bien choisi entre encaissement et préautorisation sur carte ?
Ai-je vérifié le délai de préautorisation sur ma plateforme de paiement ?
Le mode de remboursement est-il cohérent avec la configuration initiale ?
Configurer correctement le dépôt de garantie vous permet de travailler avec sérénité et d’éviter les litiges inutiles.
Vérifiez vos logements, ajustez les délais et assurez-vous que les méthodes de remboursement correspondent à votre mode de fonctionnement habituel. Vous gagnerez ainsi en tranquillité et en professionnalisme.
Foire aux questions
Est-il obligatoire de toujours configurer un dépôt de garantie ?
Est-il obligatoire de toujours configurer un dépôt de garantie ?
Oui. L’extra dépôt remboursable doit être configuré pour tous les logements.
Que se passe-t-il si je ne libère pas une préautorisation sur carte ?
Que se passe-t-il si je ne libère pas une préautorisation sur carte ?
La banque du voyageur la libérera automatiquement à la fin du délai fixé par l’établissement ou la plateforme de paiement.
Puis-je rembourser le dépôt par un autre moyen que la carte ?
Puis-je rembourser le dépôt par un autre moyen que la carte ?
Non. Si vous utilisez un encaissement ou une préautorisation sur carte, le remboursement doit se faire sur la même carte.
Qui contrôle réellement le délai de rétention du dépôt ?
Qui contrôle réellement le délai de rétention du dépôt ?
La banque émettrice de la carte. Même si vous configurez une plage sur la plateforme, c’est toujours la banque du voyageur qui a le dernier mot.
Comment savoir quelle configuration a été appliquée à une réservation ?
Comment savoir quelle configuration a été appliquée à une réservation ?
Le système affiche des messages dans l’extra de dépôt et dans la fiche de la réservation, indiquant la logique utilisée pour calculer le délai.
Comment puis-je facturer le dépôt si un montant est retenu pour des dommages ?
Comment puis-je facturer le dépôt si un montant est retenu pour des dommages ?
Vous devez encaisser et facturer le montant retenu du dépôt. Deux options sont possibles :
Depuis Facturer extras et services, sélectionnez le dépôt et facturez le montant correspondant.
En ajoutant dans la réservation l’extra préalablement créé « dépôt encaissé », en indiquant le montant et en facturant directement depuis la réservation.