Commencez dès maintenant : que signifie liquider une réservation annulée ?
Liquider une réservation annulée signifie refléter l'impact économique de l'annulation : combien est remboursé au voyageur, quelle part reste en tant que pénalité et, le cas échéant, ce qui doit être versé au propriétaire. Le traitement dépend s'il y a eu un paiement préalable et s'il existe une pénalité.
Réservations annulées sans paiement
Si la réservation n'a pas été payée :
Vous pouvez la supprimer depuis la fiche de réservation pour qu'elle n'apparaisse pas dans les comptes rendus de gestion.
Vous avez aussi la possibilité de l'inclure dans le compte rendu de gestion (sans générer de mouvements) pour garder un suivi transparent.
Réservations annulées avec paiement
Il existe ici deux situations :
Annulation par le voyageur
Si la politique d'annulation prévoit une pénalité partielle (par exemple, 50 % du loyer), la partie correspondante est remboursée au voyageur et le reste peut devenir la marge commerciale de l'agence.
S'il n'y a pas de pénalité, la totalité du montant est remboursée et toutes les écritures comptables générées par la réservation sont annulées.
Annulation par l'agence ou le portail
Cela implique généralement un remboursement intégral au voyageur.
Le système annule les écritures comptables concernées : le paiement au propriétaire et la commission de l'agence sont annulés.
Si une partie de la pénalité revient au propriétaire, il est conseillé de l'enregistrer comme acompte pour assurer une bonne traçabilité.
Exemples illustratifs
Cas 1 : pénalité de 50 % avant l'arrivée
Un voyageur annule deux jours avant. Si la politique prévoit une pénalité de 50 % :
La partie correspondante est remboursée au client.
Le reste est considéré comme marge de l'agence.
Aucun paiement n'est effectué au propriétaire, sauf accord contraire dans le contrat.
Cas 2 : annulation sans pénalité après l'arrivée suite à une erreur de l'agence
Le montant total est remboursé.
Toutes les écritures, la confirmation, le paiement au propriétaire et la commission de l'agence sont annulés.
Le résultat net est qu'il ne reste aucun solde : comme si la réservation n'avait jamais existé.
Erreurs fréquentes
Ne pas inclure les paiements aux fournisseurs (par exemple, le ménage) déjà prévus.
Prendre les réservations annulées comme si elles étaient des réservations dans le compte rendu de gestion.
Pour traiter les annulations sans erreur :
S'il n'y a pas eu de paiement : supprimez-la ou incluez-la sans mouvements.
S'il y a eu paiement : remboursez totalement ou partiellement selon la politique, enregistrez les pénalités et annulez les écritures comptables inutiles.
Vous éviterez ainsi les écarts dans vos comptes et garderez des relations transparentes avec les propriétaires et les voyageurs.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si la pénalité d'annulation revient au propriétaire ?
Que se passe-t-il si la pénalité d'annulation revient au propriétaire ?
Elle doit être enregistrée comme acompte à son profit, pour qu'elle apparaisse dans le prochain compte rendu de gestion.
Faut-il afficher les réservations annulées sans pénalité dans les comptes rendus de gestion ?
Faut-il afficher les réservations annulées sans pénalité dans les comptes rendus de gestion ?
Oui, vous pouvez les inclure à titre de référence même si elles ne génèrent pas de mouvements, pour plus de transparence.
Que faire si le voyageur a déjà été remboursé via le portail ?
Que faire si le voyageur a déjà été remboursé via le portail ?
L'ajustement doit être enregistré manuellement : le portail effectue le remboursement et vous saisissez le mouvement qui vous concerne.
Que se passe-t-il avec les extras et les taxes de séjour lors d'une annulation avec remboursement total ?
Que se passe-t-il avec les extras et les taxes de séjour lors d'une annulation avec remboursement total ?
Ils sont annulés en même temps que les autres écritures de la réservation afin qu'il ne reste aucun solde en attente.