Em breve!

Estamos a trabalhar nesta nova funcionalidade para que possas usufruir dela muito em breve.

Ponto de partida

As instruções escritas em texto livre podem gerar dúvidas, interpretações diferentes e tarefas incompletas. Além disso, quando cada Alojamento tem necessidades específicas, torna-se difícil manter uma operativa uniforme sem perder flexibilidade.

As checklists de tarefas permitem transformar as instruções de uma tarefa numa lista estruturada de itens verificáveis.

Podes criar modelos reutilizáveis, associá-los a Extras, personalizá-los para Alojamentos concretos ou adicioná-los diretamente a uma tarefa manual.

Durante a execução, o utilizador interno ou o Fornecedor externo marca cada item à medida que o conclui. O responsável pela operativa pode consultar o progresso e verificar quem concluiu cada ação.

O que vais aprender neste artigo?

Neste artigo vais aprender a:

Criar modelos de checklist reutilizáveis.
Associar uma checklist a um Extra.
Personalizá-la para um Alojamento concreto.
Adicionar uma checklist a uma tarefa manual.
Configurar itens bloqueantes.
Supervisionar o progresso das tarefas.
Compreender como as alterações se propagam entre modelos, Extras, Alojamentos e tarefas.

Vantagens

Instruções mais claras: o Fornecedor ou utilizador interno sabe exatamente que ações deve realizar.

Operativa estandardizada: podes configurar uma checklist uma única vez e aplicá-la a todas as tarefas geradas a partir de um Extra.

Flexibilidade por Alojamento: cada propriedade pode ter a sua própria versão sem modificar a Configuração geral.

Acompanhamento em tempo real: podes consultar quantos itens foram concluídos e quem realizou cada ação.

Maior controlo no fecho: os itens bloqueantes evitam que uma tarefa seja marcada como Realizada antes de os passos obrigatórios estarem concluídos.

Menos tarefas reabertas: podes validar o trabalho diretamente a partir da ficha da tarefa sem ter de solicitar confirmações adicionais.

Quando deves utilizar esta funcionalidade?

Deves utilizar esta funcionalidade quando quiseres definir instruções claras e verificáveis para tarefas de limpeza, manutenção, preparação de Alojamentos ou outros serviços operativos.

Também é especialmente útil quando:

Um mesmo serviço gera tarefas recorrentes.
Precisas de estandardizar o trabalho de vários Fornecedores.
Alguns Alojamentos requerem instruções específicas.
Existem ações obrigatórias que devem ser concluídas antes de fechar uma tarefa.
Queres supervisionar o progresso sem contactar diretamente o Fornecedor.

Antes de começar

Convém rever previamente:

Que a tua empresa tem ativo o módulo de Operações.
Que a funcionalidade de checklists está ativada para a tua empresa.
Que o teu plano é compatível com esta funcionalidade.
Que o teu utilizador dispõe das permissões necessárias.
Que instruções queres incluir e quais devem ser obrigatórias.
Se vais utilizar uma Configuração geral ou uma diferente para determinados Alojamentos.

A funcionalidade pode ser gerida pelos seguintes perfis:

Administrador: criar e gerir modelos, configurar checklists em Extras e Alojamentos, adicionar checklists a tarefas manuais e consultar o progresso.

Responsável de Reservas: as mesmas ações que o Administrador.

Responsável de limpezas e serviços: consultar as tarefas com a sua checklist e marcar itens.

Outros utilizadores internos com uma tarefa atribuída: consultar as suas tarefas e marcar ou desmarcar itens, sem modificar o conteúdo.

Fornecedor externo: consultar e completar a checklist a partir da sua Área de Fornecedor.

Conselho útil

É recomendável definir checklists simples, ordenadas e fáceis de completar antes de as associares a vários Extras ou Alojamentos.

Segue estes passos

1. Cria um modelo de checklist

Acede no VRMS a Modelos.
Seleciona a opção para criar um novo modelo.
Escolhe o tipo de modelo Checklist.
Introduz um nome identificativo.
Adiciona os itens que a pessoa atribuída à tarefa deverá concluir, premindo Enter.
Adiciona subitens quando precisares de desdobrar uma ação principal, arrastando o item para baixo de um item já criado.
Reordena os itens segundo a ordem em que devem ser executados.
Guarda o modelo.

Cada modelo pode conter até 100 itens, incluindo os subitens.

Depois de ser guardado pela primeira vez, não poderás modificar o nome do modelo. Se precisares de utilizar outra designação, duplica o modelo e atribui um novo nome à cópia.

A partir da vista de modelos também podes:

Editar um modelo.
Duplicá-lo.
Eliminá-lo.
Procurá-lo por nome.
Filtrar por tipo: Tudo, Email, Texto ou Checklist.

2. Associa uma checklist a um Extra

Acede à Configuração do Extra correspondente.
Abre a secção Gestão do Extra.
Localiza o campo Checklist de tarefas.
Seleciona uma destas opções:
- Criar uma checklist de raiz.
- Utilizar um modelo existente.
Configura ou revê os itens.
Guarda as alterações.

Também podes guardar como novo modelo uma checklist que tenhas criado diretamente a partir do Extra.

A partir desse momento, todas as novas tarefas geradas automaticamente a partir desse Extra incluirão uma cópia da checklist.

3. Personaliza a checklist para um Alojamento

Por defeito, cada Alojamento herda a checklist configurada no Extra geral.

Para criar uma versão específica:

Acede ao Extra a partir da ficha do Alojamento.
Localiza o campo Checklist de tarefas. Esta opção só aparece se tiveres marcado previamente «Requer gestão» na Configuração do Extra.
Modifica, adiciona ou elimina os itens necessários.
Guarda a Configuração.

Esta personalização afeta apenas o Alojamento selecionado e não modifica a checklist geral do Extra.

Podes eliminar a personalização a qualquer momento para que o Alojamento volte a herdar a Configuração geral.

4. Adiciona uma checklist a uma tarefa manual

Acede a Operações.
Inicia a criação de uma tarefa manual.
Preenche a informação principal da tarefa.
Abre a secção Detalhes.
Cria uma checklist de raiz ou seleciona um modelo existente.
Revê os itens.
Cria a tarefa.

Podes criar uma tarefa manual para um máximo de 20 Alojamentos ao mesmo tempo.

Todas as tarefas geradas incluirão inicialmente a mesma checklist, mas depois poderás editar cada tarefa de forma independente.

5. Configura itens bloqueantes

Quando criares ou editares um item a partir de um Extra, um Alojamento ou uma tarefa, podes marcá-lo como bloqueante.

Os itens bloqueantes aparecem diferenciados dos restantes.

Ao configurar os itens, não é possível marcar vários ao mesmo tempo como bloqueantes ou obrigatórios. Esta configuração deve ser realizada individualmente para cada item.

Enquanto algum deles permanecer por concluir, o sistema impedirá alterar o estado da tarefa para Realizada e indicará que ações estão pendentes.

Os itens não bloqueantes podem ficar por concluir sem impedir o fecho da tarefa.

6. Executa a tarefa e supervisiona o progresso

A pessoa atribuída deve marcar os itens à medida que os conclui.

Cada alteração é guardada automaticamente. Não é necessário guardar manualmente a tarefa depois de marcar ou desmarcar um item.

A ficha da tarefa mostra um indicador de progresso, por exemplo:

✅ 4/31 concluídos

O histórico também regista:

Que item foi concluído.
Quem o concluiu.
Em que momento foi realizada a ação.

Se o Fornecedor ou um utilizador interno atualizar um item enquanto tens a tarefa aberta, o progresso atualiza-se em tempo real sem necessidade de recarregar a página.

7. Completa a checklist a partir da Área de Fornecedor

O Fornecedor pode consultar a checklist dentro da ficha da sua tarefa, num menu desdobrável situado por baixo da descrição.

A partir deste espaço pode:

Consultar todos os itens.
Marcar e desmarcar ações.
Consultar a barra de progresso.

As alterações realizadas refletem-se automaticamente no VRMS.

O Fornecedor não pode modificar, adicionar nem eliminar o conteúdo da checklist.

Resultado esperado

Ao finalizar a Configuração, as novas tarefas geradas a partir do Extra incluirão automaticamente a checklist correspondente.

Os utilizadores internos e os Fornecedores poderão marcar cada ação durante a execução, enquanto os responsáveis pela operativa poderão rever o progresso em tempo real.

Quando existirem itens bloqueantes, a tarefa não poderá ser marcada como Realizada até que todos estejam concluídos.

Próximos passos recomendados

Depois de guardares a Configuração:

Gera uma tarefa de teste para verificar que a checklist aparece corretamente.
Revê a checklist a partir da Área de Fornecedor para validar como o Fornecedor a irá ver.
Confirma que os itens bloqueantes impedem fechar a tarefa.
Verifica que as personalizações por Alojamento não modificam o Extra geral.
Analisa durante os próximos dias se os Fornecedores concluem corretamente os itens.
Simplifica ou reorganiza a checklist se detetares passos confusos ou tarefas que são reabertas com frequência.

Principais campos e opções

Nome do modelo: permite identificar a checklist dentro da secção Modelos. O nome não pode ser modificado depois da primeira gravação.

Itens: são as ações individuais que a pessoa atribuída à tarefa deve concluir. Cada checklist admite até 100 itens, incluindo os subitens.

Subitens: permitem dividir uma ação principal em passos mais concretos. A checklist admite um nível de subitens.

Item bloqueante: impede marcar a tarefa como Realizada até que a ação esteja concluída.

Usar um modelo existente: permite aplicar uma checklist criada anteriormente sem ter de introduzir todos os itens novamente.

Criar de raiz: permite definir uma checklist diretamente a partir de um Extra, Alojamento ou tarefa manual.

Guardar como modelo: permite converter uma checklist criada a partir de um Extra num modelo reutilizável.

Indicador de progresso: mostra o número de itens concluídos em relação ao total da checklist.

Personalização por Alojamento: permite substituir a checklist herdada do Extra por uma Configuração específica para uma propriedade.

Como se propagam as alterações?

Se editares um modelo checklist, a alteração afeta os Extras que continuam vinculados a ele e não têm alterações manuais, assim como os Alojamentos que herdam a Configuração desses Extras.

Se editares a checklist de um Extra, a alteração afeta os Alojamentos que mantêm a Configuração por defeito.

Se editares a checklist de um Alojamento, a alteração afeta apenas esse Alojamento.

Se editares a checklist de uma tarefa, a alteração afeta apenas essa tarefa.

Se editares qualquer Configuração anterior, nunca são modificadas as tarefas que já tinham sido criadas.

Ao modificar a checklist de um Extra, o sistema mostra uma janela para escolher se queres aplicar a alteração a todos os Alojamentos ou apenas aos que não estão personalizados.

Limitações e considerações

Tem em conta que:

As tarefas já criadas conservam sempre uma cópia fixa da checklist.

As alterações realizadas num modelo, Extra ou Alojamento aplicam-se apenas às tarefas criadas posteriormente.

As Configurações personalizadas não são sobrescritas automaticamente.

Cada checklist pode conter um máximo de 100 itens, incluindo os subitens.

Só é admitido um nível de subitens.

O nome de um modelo não pode ser modificado depois de ser guardado.

Os Fornecedores não podem editar o conteúdo da checklist.

Os utilizadores internos sem permissões de gestão apenas podem marcar ou desmarcar itens.

Os itens bloqueantes impedem fechar a tarefa enquanto estiverem pendentes.

Cada alteração do estado de um item é guardada automaticamente.

A funcionalidade tem de estar ativada para a empresa.

Os planos obsoletos não têm acesso a esta funcionalidade.

Antes de aplicares alterações a modelos utilizados em vários Extras, revê que Alojamentos têm Configurações personalizadas e lembra-te de que as tarefas já criadas não serão atualizadas.

O que acontece ao eliminar um modelo?

Se tentares eliminar um modelo de checklist utilizado em um ou vários Extras, o sistema mostra um aviso e permite escolher entre duas opções:

Manter a checklist nos Extras: a checklist conserva-se como uma Configuração personalizada, mas deixa de estar vinculada ao modelo.

Eliminá-la dos Extras: a checklist também é eliminada de todos os Extras nos quais estava aplicada.

Em ambos os casos, as tarefas criadas anteriormente mantêm a sua checklist e não são afetadas.

Boas práticas

Define instruções breves e orientadas para uma única ação.

Ordena os itens segundo a sequência real de trabalho.

Utiliza subitens apenas quando ajudarem a compreender melhor uma ação.

Evita criar checklists excessivamente longas.

Marca como bloqueantes apenas os passos realmente obrigatórios.

Utiliza modelos para os serviços que se repetem em vários Extras.

Personaliza por Alojamento apenas quando existirem diferenças operativas reais.

Verifica o resultado numa tarefa de teste depois de guardar.

Revê periodicamente as checklists com base no feedback dos Fornecedores e dos utilizadores internos.

Evita duplicar instruções na descrição da tarefa e na checklist.

Utiliza nomes de modelo claros e fáceis de localizar, uma vez que não poderás modificá-los posteriormente.

Caso prático

Uma empresa gere apartamentos com um quarto e villas com cinco quartos.

Para o serviço de limpeza final, cria um modelo chamado Limpeza final padrão com os seguintes itens:

Retirar a roupa de cama.
Limpar a cozinha.
Limpar as casas de banho.
Repor os produtos de boas-vindas.
Verificar se as janelas estão fechadas.
Enviar fotografias do resultado.

O modelo é associado ao Extra Limpeza final, pelo que todas as novas tarefas geradas a partir desse serviço recebem automaticamente a checklist.

Para uma villa com cinco quartos, a empresa personaliza a checklist a partir do Alojamento e adiciona:

Rever os cinco quartos.
Verificar a zona da piscina.
Limpar o barbecue.
Rever o mobiliário exterior.

A personalização da villa não modifica o modelo geral nem as checklists dos restantes Alojamentos.

Além disso, a empresa marca como bloqueantes os seguintes itens:

Repor os produtos de boas-vindas.
Verificar se as janelas estão fechadas.
Enviar fotografias do resultado.

O Fornecedor não poderá marcar a tarefa como Realizada até concluir estas três ações.

Erros frequentes

A checklist não aparece numa tarefa: verifica se a tarefa foi criada depois de associar a checklist ao Extra.

Um modelo modificado não altera uma tarefa existente: as tarefas guardam uma cópia fixa da checklist no momento da sua criação.

A alteração não chega a um Alojamento: verifica se o Alojamento tem uma checklist personalizada.

O Fornecedor não pode editar os itens: este comportamento está correto; apenas pode marcá-los ou desmarcá-los.

A tarefa não pode ser marcada como realizada: verifica se existem itens bloqueantes pendentes.

O nome do modelo não pode ser alterado: os nomes ficam bloqueados depois da primeira gravação.

Uma checklist ultrapassa o limite permitido: reduz o número de itens e subitens até um máximo total de 100.

A Configuração afeta Alojamentos incorretos: verifica se aplicaste a alteração a todos os Alojamentos ou apenas aos não personalizados.

O modelo checklist eliminado continua a aparecer num Extra: é possível que, ao eliminá-lo, tenha sido selecionada a opção de conservar a checklist como personalizada.

Se algo não funcionar

Se a funcionalidade não se comportar como esperas, revê estes pontos antes de contactar a nossa equipa de atenção ao cliente:

Verifica que a funcionalidade está ativada para a tua empresa.
Confirma que o teu plano é compatível.
Revê se o teu utilizador tem as permissões necessárias.
Confirma que o modelo, o Extra ou a personalização do Alojamento estão guardados.
Verifica se a tarefa foi criada antes ou depois da última alteração.
Revê se o Alojamento tem uma Configuração personalizada.
Verifica se existem itens bloqueantes pendentes.
Confirma que a checklist não ultrapassa os 100 itens.
Atualiza a página e volta a verificar o resultado.

Se o problema continuar, contacta a nossa equipa de atenção ao cliente e inclui:

Capturas de ecrã.
Nome do modelo.
Nome do Extra.
Alojamento afetado.
Identificação da tarefa.
Data em que a tarefa foi criada.
Resultado esperado.
Descrição do comportamento observado.

Perguntas frequentes

Já posso configurar checklists para as Operações no Avantio?

Não, ainda não. Estamos a trabalhar nesta nova funcionalidade para que possas utilizá-la muito em breve.

Para saberes como irá funcionar, recomendamos que consultes este artigo.

Se eu editar um modelo, alteram-se as tarefas já existentes?

Não. As tarefas conservam uma cópia fixa da checklist que tinham no momento da sua criação.

A versão atualizada aplicar-se-á apenas às tarefas criadas depois da alteração.

O que acontece aos Extras se eu eliminar um modelo de checklist?

Se o modelo estiver aplicado em um ou vários Extras, o sistema permite escolher entre:

Manter a checklist nos Extras como uma Configuração personalizada.
Eliminar a checklist de todos os Extras nos quais estava aplicada.

As tarefas já criadas não são afetadas.

Um Fornecedor pode modificar os itens da checklist?

Não. Os Fornecedores podem marcar ou desmarcar os itens, mas não podem modificar, adicionar, eliminar nem reordenar o seu conteúdo.

Existe um limite de itens por checklist?

Sim. Cada checklist admite um máximo de 100 itens, incluindo os subitens.

Posso obrigar à conclusão de determinados itens antes de fechar uma tarefa?

Sim. Marca esses itens como bloqueantes.

Enquanto estiverem pendentes, a tarefa não poderá ser alterada para o estado Realizada.

Posso utilizar uma checklist diferente para um Alojamento concreto?

Sim. Podes personalizar a checklist a partir da Configuração do Extra dentro do Alojamento.

A personalização afetará apenas essa propriedade.

O que acontece se eu eliminar a personalização de um Alojamento?

O Alojamento voltará a herdar a checklist geral configurada no Extra.

As alterações de uma checklist personalizada afetam o modelo original?

Não. As modificações realizadas num Extra, Alojamento ou tarefa não alteram o modelo original.

É necessário guardar a tarefa depois de marcar um item?

Não. Cada marcação ou desmarcação é guardada automaticamente.

Posso adicionar uma checklist a uma tarefa manual?

Sim. Durante a criação de uma tarefa manual, podes criar uma nova checklist ou selecionar um modelo existente.

Posso criar tarefas com checklist para vários Alojamentos ao mesmo tempo?

Sim. Podes criar uma tarefa manual para um máximo de 20 Alojamentos.

Cada tarefa incluirá inicialmente a mesma checklist e poderá ser editada de forma independente posteriormente.

Quem pode criar e gerir as checklists?

Os perfis com permissões de gestão são:

Administrador.
Responsável de Reservas.

O Responsável de limpezas e serviços pode consultar as tarefas com as suas checklists e marcar os itens.

A funcionalidade está disponível para todas as empresas?

Está disponível para empresas com o módulo de Operações ativo, um plano compatível e a funcionalidade ativada.

Os planos obsoletos não têm acesso.

Quando uma checklist é marcada como realizada pelo Fornecedor ou responsável, a agência recebe uma notificação?

Sim. A agência recebe uma notificação no VRMS, no sino de Notificações situado na parte superior.

Além disso, se o Fornecedor ou responsável marcar a checklist como concluída, deixando alguns itens não obrigatórios por marcar, a Empresa também receberá uma notificação.

É possível duplicar checklists?

Sim. Tal como acontece com outros tipos de Modelos, as checklists também podem ser duplicadas.

Para o fazer, acede a Menu → Modelos → Checklists, clica nos três pontos da checklist que pretendes duplicar e seleciona «Duplicar».

É possível traduzir uma checklist para diferentes idiomas no sistema?

Não. As checklists só podem ser configuradas num idioma.

Se precisares de utilizar uma checklist em vários idiomas porque os teus Fornecedores ou responsáveis não falam todos o mesmo idioma, recomendamos que a dupliques a partir de Menu → Modelos → Checklists e que traduzas manualmente a checklist duplicada.

Depois, certifica-te de configurar essa checklist nos Extras ou Alojamentos onde pretendes que seja apresentada nesse outro idioma.

É possível adicionar mais do que uma checklist a um Extra ou Operação?

Não. Só é possível adicionar uma checklist por Extra ou Operação.

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