Gestão eficiente de serviços com o módulo de fornecedores
Quando geres limpezas, manutenções ou qualquer serviço externo, ter os dados bem organizados é fundamental. Com a secção de fornecedores, podes centralizar toda a informação, atribuir tarefas automaticamente e configurar pagamentos sem perder tempo com processos manuais. Assim, concentras-te no que realmente importa: garantir que cada serviço é realizado a tempo e com qualidade.
Para centralizar e automatizar todas estas tarefas, tens ao teu dispor o módulo de Fornecedores.
O que é o módulo de fornecedores?
O módulo de fornecedores permite-te adicionar e gerir empresas externas (como empresas de limpeza) ou pessoas contratadas diretamente pela tua empresa que se encarregam de limpezas, manutenções ou outros serviços.
Além de organizar a informação, o módulo de fornecedores oferece-te vantagens práticas:
Poupar tempo na gestão diária.
Atribuir tarefas automaticamente assim que entra uma reserva.
Notificar os fornecedores sobre novas tarefas, alterações ou cancelamentos.
Configurar pagamentos automáticos por serviços concluídos.
Como criar um fornecedor
Vê como registar um fornecedor e começar a trabalhar com ele no sistema.
Passo a passo: configurar a ficha do fornecedor
Passo a passo: configurar a ficha do fornecedor
Acede ao menu «Fornecedores» e seleciona «Lista».
Clica em «Novo»:
Preenche a ficha com os seguintes dados:
Nome do fornecedor.
Idioma do fornecedor.
Observações internas (notas privadas).
Preenche os dados de contacto e inclui, se necessário, a morada, documentação de identificação e informação bancária do fornecedor.
Se quiseres, também podes ativar o acesso à «Intranet de Fornecedores»:
Assinala a caixa correspondente.
Indica o email.
Seleciona as permissões.
Envia as credenciais ao fornecedor para que configure a sua palavra-passe.
Clica em «Guardar».
Como atribuir serviços a um fornecedor
Depois de criares o fornecedor, podes associá-lo aos serviços que irá gerir.
Passo a passo: atribuir serviços
Passo a passo: atribuir serviços
Depois de criares o fornecedor, podes associá-lo aos serviços que irá gerir:
Na ficha do fornecedor, seleciona «Atribuir».
Vai abrir-se um painel lateral com a lista de serviços disponíveis.
Escolhe o serviço e confirma.
Atenção aos detalhes
Se o serviço já estava atribuído a outro responsável, o sistema irá avisar-te antes de atualizar.
As novas reservas serão automaticamente atribuídas ao novo responsável.
As reservas anteriores mantêm o responsável original; se precisares de as alterar, terás de o fazer manualmente a partir da lista de Operações.
Apenas os alojamentos com serviços por defeito serão afetados; os serviços personalizados não mudam.
Boas práticas
Para tirares o máximo partido desta ferramenta, segue estas recomendações:
Antes de atribuir um fornecedor, garante que todos os seus dados de contacto e bancários estão completos.
Centraliza na ficha do fornecedor toda a documentação relevante (contrato, licenças, etc.).
Utiliza a intranet para facilitar a comunicação e o acompanhamento das tarefas.
Configurar corretamente os teus fornecedores permite-te poupar tempo, automatizar tarefas e garantir que cada serviço é realizado sem complicações.
Depois de configurados, revê que serviços têm atribuídos e ativa a intranet para melhorar a comunicação.
Perguntas frequentes
Posso notificar automaticamente um fornecedor quando lhe é atribuída uma tarefa?
Posso notificar automaticamente um fornecedor quando lhe é atribuída uma tarefa?
Sim. O sistema envia notificações automáticas quando uma tarefa é criada, modificada ou cancelada.
O que acontece se mudar o responsável de um serviço já atribuído?
O que acontece se mudar o responsável de um serviço já atribuído?
As novas reservas serão atribuídas ao novo fornecedor. As anteriores mantêm o responsável original, a menos que as alteres manualmente.
Posso pagar automaticamente aos meus fornecedores?
Posso pagar automaticamente aos meus fornecedores?
Sim, podes configurar pagamentos automáticos por serviços concluídos ou gerar pagamentos manuais para situações pontuais (esta informação é interna, os pagamentos serão efetuados externamente pela agência).
Qual é a diferença entre serviços por defeito e personalizados?
Qual é a diferença entre serviços por defeito e personalizados?
As alterações de responsável só afetam alojamentos com serviços por defeito. Os personalizados não são alterados.
Como acede um fornecedor à sua intranet?
Como acede um fornecedor à sua intranet?
Deves assinalar a caixa de acesso, adicionar o email e enviar os dados de acesso. O fornecedor receberá um email para criar a sua palavra-passe.