Automatiza tarefas, atribui responsáveis e acompanha em tempo real
Uma gestão eficaz de tarefas é fundamental para que as operações do teu negócio de alojamento local se mantenham organizadas e eficientes. Com o Gestor de Operações podes automatizar a criação de tarefas sempre que uma reserva inclua um extra gerível, criar manualmente aquelas que exigem atenção especial, atribuir responsáveis internos ou externos e acompanhar tudo em tempo real, permitindo-te reduzir incidentes, melhorar a coordenação e garantir que nada fica fora de controlo.
Principais benefícios
Automatização inteligente: sempre que uma reserva inclua um extra com responsável atribuído, a tarefa correspondente é criada automaticamente no módulo de operações.
Total flexibilidade: cria tarefas manuais para revisões gerais ou incidentes e atribui-as a um ou vários alojamentos conforme necessário.
Controlo total: cada tarefa reúne informação detalhada da reserva, do alojamento e do responsável, com separadores para comentários e notificações.
Acompanhamento em tempo real: altera estados, consulta o histórico e comunica incidentes diretamente no sistema.
Dica útil
Utiliza os incidentes para destacar tarefas críticas; vão aparecer realçadas a amarelo tanto na lista de operações como na intranet dos fornecedores.
Configuração de tarefas
Tarefas automáticas
São criadas ao configurar extras geríveis ou ao marcá-los como «requer gestão».
Se já houver um responsável atribuído, o sistema associa-o automaticamente à tarefa.
Estão sempre associadas a uma reserva, garantindo rastreabilidade.
Se não houver responsável atribuído, terás de o adicionar manualmente na lista de operações.
Tarefas manuais
São criadas livremente para tarefas gerais ou incidentes, sem necessidade de estarem ligadas a uma reserva.
Podem ser associadas a um ou vários alojamentos.
Distinguem-se entre tarefas normais e incidentes (estes últimos são realçados a amarelo).
Passos para criar uma tarefa manual
No VRMS, acede a «Operações» e clica em «Criar».
Vai abrir-se o painel lateral «Configuração».
Preenche os campos da tarefa:
Título
Tipo (tarefa ou incidente)
Descrição (opcional)
Responsável (nenhum, interno ou fornecedor)
Associação a alojamento(s) (opcional)
Data e hora de realização
Estado (pendente, em curso ou realizado)
Anexar imagens (se cumprirem os requisitos)
Se aplicável, associa os alojamentos pretendidos e clica em «Seguinte».
Verifica toda a informação e clica em «Guardar» para confirmar.
A tarefa vai aparecer na lista e serão enviadas notificações automáticas aos responsáveis atribuídos.
Acompanhamento e ações nas tarefas
Ao abrir uma tarefa, vais encontrar separadores que permitem um acompanhamento detalhado:
Tarefa: mostra todos os detalhes, estado atual e histórico de alterações.
Reserva: se estiver associada, podes ver a reserva atual, anterior e seguinte do alojamento.
Alojamento: morada, distribuição de camas e casas de banho, e acesso à ficha do alojamento.
Comentários: adiciona notas, imagens e marca incidentes.
Avisos: histórico de notificações enviadas pelo sistema e acesso ao chat com o responsável através do Unified inbox.
Boas práticas
Dá nomes claros e descritivos às tarefas.
Anexa imagens que ajudem a contextualizar.
Revê o histórico de avisos para confirmar que todos os responsáveis receberam a comunicação.
Dá prioridade aos incidentes críticos usando o destaque a amarelo.
O Gestor de Operações permite-te configurar, atribuir e supervisionar todas as tuas tarefas a partir de um único módulo.
Graças à sua flexibilidade e às notificações automáticas, garante uma gestão eficiente, organizada e com comunicação fluida entre todos os envolvidos.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre tarefas automáticas e manuais?
Qual é a diferença entre tarefas automáticas e manuais?
As tarefas manuais são criadas livremente para operações gerais ou incidentes, podendo ser associadas a alojamentos específicos, se necessário.
Posso associar uma tarefa a vários alojamentos?
Posso associar uma tarefa a vários alojamentos?
Sim, o sistema gera tarefas separadas para cada alojamento selecionado.
Como são destacados os incidentes?
Como são destacados os incidentes?
São realçados com fundo amarelo na lista de operações e na intranet dos fornecedores, para identificar rapidamente as tarefas críticas.
Os responsáveis recebem notificações automaticamente?
Os responsáveis recebem notificações automaticamente?
Sim. Os utilizadores VRMS recebem notificações no sistema e os fornecedores recebem-nas por email, se essa opção for selecionada ao criar a tarefa.