Centraliza a comunicação, evita mal-entendidos e mantém os teus fornecedores alinhados em tempo real

Coordenar empresas externas pode ser uma tarefa complicada: chamadas que se perdem, mensagens sem resposta, confusões com horários.

Com a Intranet de Fornecedores da Avantio tudo muda. Agora os teus fornecedores têm o seu próprio acesso ao VRMS, podem ver as suas tarefas instantaneamente e comunicar contigo de forma direta. Ganhas controlo, eles ganham autonomia e todos ganham em eficiência.

Vamos ver em que consiste esta ferramenta e como pode transformar a tua forma de trabalhar com fornecedores.

O que é a Intranet de Fornecedores?

É uma ferramenta integrada no VRMS que permite aos teus fornecedores aceder à informação dos seus serviços (limpeza, roupa de cama, berços, packs de boas-vindas, camas extra, etc.) de forma segura e em tempo real.

Uma solução pensada para dar aos teus colaboradores externos o mesmo nível de informação e agilidade que geres a partir do VRMS.

A partir da sua própria Intranet, podem consultar tarefas pendentes, marcar as concluídas e conversar contigo sem necessidade de intermediários.

Principais benefícios

Mais do que uma ferramenta de comunicação, a intranet de fornecedores é um sistema que otimiza tempos, reduz erros e dá-te controlo operacional.

Controlo total: visualiza que serviços estão pendentes e quais já foram realizados.
Comunicação direta: um chat integrado evita mal-entendidos.
Flexibilidade: altera fornecedores, estados ou datas a qualquer momento.
Acesso móvel: disponível como aplicação web em dispositivos móveis e tablets.

Como ativar a Intranet de Fornecedores?

A configuração é simples: só precisas de ativar o acesso na ficha do fornecedor e definir as permissões adequadas.

Passo a passo: dar acesso aos teus fornecedores

Acede ao módulo VRMS e, no menu lateral esquerdo, seleciona «Fornecedores». Depois, clica em «Lista».
Seleciona o fornecedor a quem queres dar acesso, ou cria um novo.
Adiciona um email válido.
Assinala a caixa «Enviar dados de acesso para o email do fornecedor» para que possa definir a sua palavra-passe.

Permissões e níveis de acesso para fornecedores

Por defeito, os fornecedores não veem os dados dos hóspedes. Se precisares, podes dar-lhes acesso a:

Fornecedor básico: ver serviços atribuídos, alterar o estado das tarefas e enviar mensagens.
Ver morada do alojamento: ver a morada onde o turista está alojado.
Ver horário do turista: ver a hora de entrada e saída fornecida pelo turista e o estado do Check-in Online.
Ver informação do turista: ver dados principais do turista (nome, email, idioma, etc.)
Ver notas adicionais: ver as notas adicionais do alojamento.

O que veem os teus fornecedores na sua Intranet

A interface foi pensada para que qualquer fornecedor possa gerir o seu trabalho em tempo real.

Painel principal

Filtros rápidos: tarefas de hoje, amanhã e próximos 7 dias.
Filtros avançados: para pesquisas mais detalhadas.
Lista de serviços: com data, hora, tarefa, alojamento e ligação direta ao Google Maps.
Coluna de chat: mensagens lidas/não lidas e novas conversas contigo.
Estado do serviço: pendente ou realizado (marca-se com um só clique).

Informação detalhada

Ao clicar numa linha de serviço, o fornecedor pode consultar:

Estado da reserva (pendente de chegada, em curso, saída realizada).
Mensagens por ler.
Dados da reserva: data de entrada e saída, referência, estado, noites e ocupantes.
Informação da reserva anterior e da seguinte.
Informação do alojamento: nome, morada com acesso ao Google Maps, distribuição de quartos e casas de banho.

Ações rápidas

Ao carregar nos três pontos à direita, podem:

Marcar o serviço como pendente ou realizado.
Ver detalhes da tarefa.
Enviar uma mensagem à agência (incluindo foto).

Exemplo de utilização real

O frigorífico deixou de funcionar e há água na cozinha. É urgente que venha um técnico porque há um hóspede a chegar esta tarde.

Boas práticas

Se adotares estes hábitos simples, vais otimizar a Intranet e melhorar a comunicação com os teus colaboradores.

Revê regularmente as permissões de cada fornecedor.
Incentiva os teus fornecedores a usar os filtros rápidos para poupar tempo.
Utiliza o chat integrado em vez do WhatsApp ou chamadas dispersas: assim fica tudo registado num único local.

A Intranet de fornecedores dá-te mais controlo, comunicação direta e flexibilidade para coordenar os serviços da tua agência.

Agora que já sabes como ativar e como funciona, o próximo passo é incentivar os teus fornecedores a instalar a aplicação web no telemóvel ou tablet para trabalharem de forma mais ágil.

Perguntas frequentes

Que fornecedores podem usar a intranet?

Qualquer fornecedor de serviços externos, como empresas de limpeza, roupa de cama, berços, packs de boas-vindas ou camas extra a quem tenha sido dado acesso.

É necessário que cada fornecedor tenha um email?

Sim, é necessário um email válido para enviar as credenciais de acesso.

Os fornecedores podem ver os dados dos meus clientes?

Por defeito, não. Só se lhes atribuíres permissões específicas é que poderão ver contactos, moradas ou a hora de chegada/saída.

É possível exportar os dados dos serviços?

Sim, a partir do painel de gestão podes exportar a informação para Excel ou CSV.

Ative a Intranet de Fornecedores no VRMS e melhore a sua coordenação