Centraliza despesas, organiza condições de pagamento e obtém uma visão clara da margem real das tuas reservas
Gerir os pagamentos a fornecedores pode parecer uma tarefa complexa, mas com esta ferramenta na Avantio o processo simplifica-se e torna-se mais transparente.
Desde o registo das despesas até ao controlo das condições de pagamento, terás a possibilidade de organizar toda a informação num único local.
Isto vai permitir-te conhecer a margem real das tuas reservas e evitar confusões na contabilidade.
O que são os pagamentos a fornecedores e porque deves configurá-los?
Este módulo funciona como um assistente que automatiza tarefas repetitivas: calcula custos, regista pagamentos e centraliza a informação no VRMS.
As vantagens são claras:
Visualizar com precisão a margem de lucro de cada reserva.
Comparar facilmente o que pagam os turistas com as despesas reais.
Aceder a listas organizadas de pagamentos pendentes e realizados.
Criar ou editar pagamentos individuais de acordo com cada serviço.
É uma solução especialmente útil para agências que gerem vários fornecedores, pois concentra toda a informação num único ambiente.
Atenção aos detalhes
A lista de Pagamentos a fornecedores funciona como uma agenda interna. Não permite efetuar pagamentos diretamente, apenas registar e gerir a informação.
Como criar uma regra de pagamento
Passo 1. Acede à configuração de pagamentos
Passo 1. Acede à configuração de pagamentos
Acede ao módulo VRMS, vai à secção «Fornecedores» e abre o separador «Lista».
Abre a ficha de um fornecedor já configurado.
Em «Configuração de serviços», seleciona o separador «Pagamentos».
Clica em «Configurar» junto ao extra associado.
Passo 2. Define os detalhes básicos
Passo 2. Define os detalhes básicos
Atribui um nome à regra.
Seleciona o tipo de pagamento: percentagem ou valor fixo.
Escolhe o método de pagamento no menu suspenso.
Aplica o IVA correspondente.
Indica a data de pagamento.
Define a condição para a geração automática do pagamento.
Associa os alojamentos
Decide se queres incluir todos os alojamentos do fornecedor ou apenas alguns.
Utiliza filtros (classe, etiquetas, localização ou edifício) para fazer uma seleção precisa.
Revê o resumo
Verifica toda a configuração na pré-visualização.
Faz os ajustes necessários antes de guardar.
Passo 3. Define o âmbito da regra
Passo 3. Define o âmbito da regra
Decide se a regra se aplica apenas às reservas futuras ou também de forma retroativa, gerando pagamentos para reservas já registadas.
Ver imagem
Criar regra → serão gerados pagamentos apenas para as reservas que entrem a partir da data de criação da regra.
Criar regra e pagamentos → serão gerados pagamentos de forma retroativa, tanto para novas reservas como para reservas futuras já registadas antes da criação da regra de pagamento.
Atenção aos detalhes
Os utilizadores devem ter o acesso «Gestão de Pagamentos a fornecedores» ativo.
Dica útil
Usa nomes claros e descritivos para as regras, como «Limpeza – Percentagem fixa». Assim será mais fácil identificá-las no futuro.
Como editar uma regra existente
Vai à ficha do fornecedor em
Configuração de serviços → Pagamentos.Clica diretamente no serviço que queres modificar ou utiliza o ícone com os três pontos verticais
.
Após a alteração, vão aparecer duas opções:
Alterar só a regra: os pagamentos pendentes mantêm a configuração anterior e passam a ser personalizados. Os novos pagamentos serão gerados com a regra atualizada.
Alterar regra e pagamentos: os pagamentos pendentes serão atualizados com a nova configuração, incluindo reservas futuras registadas antes da alteração.
Atenção aos detalhes
Os pagamentos já marcados como «Pagos» não podem ser editados.
Eliminar uma regra ou um fornecedor
Ao eliminar, o sistema mostra um aviso sobre os pagamentos associados:
Eliminar só a regra: os pagamentos pendentes passam a ser personalizados e podem ser editados a partir da lista de pagamentos.
Eliminar regra e pagamentos: os pagamentos pendentes são eliminados por completo.
Se eliminares a ficha de um fornecedor:
Eliminar só o fornecedor: as tarefas são desatribuídas e os pagamentos pendentes tornam-se personalizados.
Eliminar fornecedor e pagamentos: os pagamentos pendentes são eliminados por completo.
Erros frequentes
Esquecer de rever os pagamentos pendentes antes de eliminar uma regra ou fornecedor. Para evitar a perda de dados, escolhe sempre a opção que preserve o histórico se tiveres dúvidas.
Configurar pagamentos a fornecedores na Avantio permite centralizar a gestão, reduzir erros e simplificar o controlo financeiro da tua agência.
Com regras claras, permissões adequadas e revisões periódicas, terás sempre uma visão precisa dos custos e um melhor controlo sobre cada operação.
Perguntas frequentes
O que acontece se criar uma regra retroativa?
O que acontece se criar uma regra retroativa?
São gerados pagamentos para reservas futuras, incluindo as registadas antes da criação da regra, mas não afeta reservas passadas.
Posso editar pagamentos individuais depois de configurar uma regra?
Posso editar pagamentos individuais depois de configurar uma regra?
Sim, desde que não estejam marcados como «Pagos».
O que acontece às tarefas se eliminar um fornecedor?
O que acontece às tarefas se eliminar um fornecedor?
São desatribuídas automaticamente. Os pagamentos pendentes tornam-se editáveis ou são eliminados, conforme a opção escolhida.
Preciso de permissões especiais para isto?
Preciso de permissões especiais para isto?
Sim, a permissão «Gestão de Pagamentos a fornecedores» deve estar ativa para criar ou editar regras.
Como filtro alojamentos ao associá-los a uma regra?
Como filtro alojamentos ao associá-los a uma regra?
Podes usar filtros como classe, etiquetas, localização ou edifício.