Transforma tarefas repetitivas em processos automáticos com modelos
Ao gerir reservas, contratos ou faturas, repetir sempre a mesma informação pode ser aborrecido e fazer-te perder tempo. Com os modelos de documentos podes automatizar grande parte desse trabalho: basta definires um modelo e o sistema preenche os dados automaticamente. Assim, poupas esforço, reduzes erros e garantes uma comunicação consistente com clientes e proprietários.
Definições chave
Campos automáticos: dados extraídos da base de dados (nome do cliente, datas da reserva, valor em dívida). São identificados entre cardinal (#), por exemplo: #cliente#.
Modelo: estrutura que combina texto pré-definido com elementos que podem ser alterados e preenchidos.
O que são os modelos de documentos?
Os modelos são estruturas pré-definidas que integram texto personalizado e campos automáticos. Isto permite gerar documentos e mensagens de forma rápida e precisa.
Principais benefícios
Gerar emails e documentos em segundos.
Manter consistência na comunicação.
Poupar tempo e reduzir erros manuais.
Adaptar mensagens automaticamente ao idioma do cliente ou proprietário.
Como aceder aos modelos
Acede a
VRMS → Configuraçãoe seleciona «Modelos» no canto superior direito do menu.Em «Filtros», escolhe a categoria que precisas (reservas, proprietários, recibos, faturas, etc.).
Funcionamento geral
O sistema inclui mais de 20 modelos prontos a usar. Podes:
Personalizá-los: alterar o texto e adicionar logótipo, imagens ou tabelas.
Duplicá-los: criar uma cópia e adaptá-la sem começar do zero.
Criar novos: recomendado apenas se precisares de algo muito específico, pois é mais complexo.
Dica útil
Sempre que possível, começa por um modelo pré-configurado. É mais rápido e seguro do que começar do zero.
Idiomas
O sistema seleciona automaticamente a versão adequada consoante o idioma do cliente ou proprietário. Só precisas de personalizar o texto em cada idioma; os campos automáticos serão preenchidos automaticamente.
Modelos de reserva web
São enviados automaticamente ao turista após uma reserva online.
Incluem variações consoante o método de pagamento escolhido.
Não podem ser eliminados nem pausados, mas podem ser modificados para ajustar o conteúdo.
Só permitem usar os campos atribuídos a esta categoria (Cliente Web, Forma de pagamento web, Propriedades web, Reservas web, Outros).
Boas práticas
Ao trabalhar com modelos, responde às seguintes perguntas:
Duplicaste um modelo existente antes de criar um novo?
O texto personalizado está adaptado a todos os idiomas que utilizas?
Inseriste o teu logótipo e imagens quando necessário?
Os campos automáticos estão corretos e pertencem à categoria escolhida?
O uso de modelos no Harmony permite-te poupar tempo, reduzir erros e manter uma comunicação clara e profissional.
Personalizá-los de acordo com as tuas necessidades garante coerência em cada interação com clientes e proprietários.
Perguntas frequentes
Como posso duplicar um modelo de documentos no Harmony?
Como posso duplicar um modelo de documentos no Harmony?
Acede a Modelos de documentos, seleciona o modelo que pretendes e clica em Duplicar. Depois podes editar a cópia sem alterar o original.
É possível inserir tabelas dentro de um modelo de documentos?
É possível inserir tabelas dentro de um modelo de documentos?
Sim. O editor do Harmony permite adicionar tabelas para estruturar a informação de forma mais clara.
O que devo fazer se precisar de um modelo completamente novo no Harmony?
O que devo fazer se precisar de um modelo completamente novo no Harmony?
Podes criá-lo de raiz, embora seja recomendado duplicar um já existente para poupar tempo e reduzir erros.
Posso parar o envio automático de um modelo de reserva web?
Posso parar o envio automático de um modelo de reserva web?
Não. Estes modelos são sempre enviados automaticamente após uma reserva online, mas podes modificar o seu conteúdo para o ajustar às tuas necessidades.