Automatize o seu dia a dia com o Harmony
A gestão de propriedades envolve tarefas repetitivas que consomem tempo e energia. Para simplificar este processo, o módulo Harmony automatiza ações-chave e oferece um controlo centralizado das atividades realizadas. Assim, permite-lhe ver tanto o tempo poupado como o estado das tarefas em curso ou concluídas.
Definições-chave
Harmony: módulo de automação que centraliza a criação e gestão de regras automáticas no Avantio.
Dashboard: secção que mostra tarefas em tempo real, estatísticas e tempo poupado graças à automação.
Automação: regra automática criada no Harmony para executar um processo (exemplo: envio de instruções a um turista).
Tarefa: ação processada ou agendada pelo Harmony como resultado de uma automação configurada.
Estrutura do Harmony
O módulo está dividido em três partes:
Dashboard
O dashboard oferece uma visão completa do que acontece em segundo plano e um resumo das suas tarefas (planeadas e concluídas). Também mostra o tempo poupado graças à automação.
Tarefas em tempo real: mostra tarefas executadas ou agendadas. Para ver todas e verificar o estado de uma em particular, clique em "Ver todas as tarefas", que o leva à página de Tarefas.
Estatísticas: apresenta dados reais sobre o desempenho do Harmony:
Tempo poupado.
Número de tarefas concluídas.
Número de automações ativas.
Automações mais utilizadas (por mês, semana ou desde a ativação).
Automações
Dentro desta secção, encontrará três categorias: Reservas, Clientes e Proprietários.
Reservas
Inclui por defeito a automação Gerir reservas com pagamento pendente.
Se existirem pagamentos pendentes, o turista é lembrado para os concluir.
Pode informar se a cobrança será feita automaticamente por cartão numa data específica (quando o módulo de armazenamento de cartões estiver disponível).
Podem ser enviados links de pagamento (apenas com PayPal ou Redsys Instant TPV) ou instruções para transferências bancárias.
Se o seu web Avantio ou integração suportar pagamentos imediatos (PayPal ou POS), pode configurar a automação Confirmar automaticamente reservas com pagamento imediato a partir do seu web.
Esta opção não está disponível para empresas com Avantio Payments, pois nesse caso a automação é gerida diretamente a partir desse sistema.
Clientes
Após a confirmação da reserva, pode automatizar o envio de serviços adicionais ou instruções de chegada.
Esta configuração melhora a experiência do cliente e ajuda a aumentar as vendas.
Proprietários
Permite enviar uma mensagem automática ao proprietário quando uma reserva é registada.
Pode ser configurado para notificar apenas em reservas confirmadas ou também em pré-reservas.
Tarefas
Aqui, são listadas todas as execuções das automações, tanto pendentes como concluídas. Está dividido em duas secções:
Tarefas em tempo real: mostra tarefas já executadas ou agendadas. Se quiser ver todas e verificar o estado de uma em particular, clique no botão "Ver todas as tarefas", que o levará à página de Tarefas.
Estatísticas: oferece dados específicos sobre o desempenho do sistema:
Tempo poupado.
Número de tarefas concluídas.
Número de automações ativas.
Automações mais utilizadas, seja por mês, semana ou desde a ativação.
Passo a passo: Como criar uma automação ou regra automática
Aceda a VRMS → Harmony e entre em "Dashboard" ou "Automação".
Clique em "Criar nova automação", selecione o tipo de automação (Cliente, Proprietário ou Reserva) e pressione "Nova configuração".
Atribua um nome descritivo e selecione as condições de envio (estado da reserva e tipo de pagamento).
Defina o momento de execução: escolha "Quero escolher o momento de execução" e determine quando será enviada a notificação (por exemplo, 30 dias antes do check-in, às 15:00).
Considere a hora local: os envios baseiam-se na hora definida na sua agência.
Entenda a lógica dos meses: um mês equivale a 30 dias de calendário. Exemplo: uma tarefa agendada para 2 meses antes do check-in (06/12/2023) será executada 60 dias antes, ou seja, a 13/04/2023.
Atribua tags ou etiquetas para organizar e filtrar reservas, proprietários, alojamentos e portais.
Exemplo: se atribuir a etiqueta "VIP" a um proprietário e a incluir na automação, apenas serão enviadas notificações ligadas a reservas de proprietários VIP.
Nota: as etiquetas funcionam de forma inclusiva, não exclusiva.
Selecione os destinatários e o modelo de mensagem a enviar.
Clique no ícone correspondente para visualizar o modelo selecionado.
Lista de Automações
Todas as automações criadas estarão disponíveis na página "Automações", onde pode facilmente visualizá-las, editá-las ou eliminá-las.
Boas práticas
Use nomes descritivos para identificar as automações quando tiver várias ativas.
Faça testes com os seus próprios emails antes de ativar uma automação.
Evite agendar notificações demasiado próximas da data de check-in para evitar confusões ou atrasos na entrega.
Perguntas frequentes
O que acontece se agendar uma notificação com um mês de antecedência e a reserva for criada mais tarde?
O que acontece se agendar uma notificação com um mês de antecedência e a reserva for criada mais tarde?
O Harmony agenda o envio no momento em que a reserva é criada e executa-o na verificação seguinte.
Posso definir lembretes para serem enviados a uma hora específica?
Posso definir lembretes para serem enviados a uma hora específica?
Sim. Pode definir uma hora exata (por exemplo, 15:00), embora o envio possa variar alguns minutos dependendo da fila de mensagens do sistema.
O Harmony considera a duração real de cada mês?
O Harmony considera a duração real de cada mês?
Não. O sistema considera que cada mês equivale a 30 dias de calendário.
E se a minha agência operar num fuso horário diferente?
E se a minha agência operar num fuso horário diferente?
O Harmony utiliza sempre o fuso horário configurado na sua conta VRMS.
É possível usar o Harmony com reservas da Muchosol?
É possível usar o Harmony com reservas da Muchosol?
Não. As reservas da Muchosol não são compatíveis com o Harmony e devem ser geridas manualmente a partir do VRMS.
O que devo fazer se uma tarefa apresentar erro no Harmony?
O que devo fazer se uma tarefa apresentar erro no Harmony?
Verifique o endereço de email do destinatário e certifique-se de que a mensagem não foi bloqueada como spam.
Com que frequência é atualizada a informação apresentada no Dashboard do Harmony?
Com que frequência é atualizada a informação apresentada no Dashboard do Harmony?
Os dados são atualizados em tempo real e também compilados em relatórios semanais e mensais.
Onde posso ver o tempo total poupado graças ao Harmony?
Onde posso ver o tempo total poupado graças ao Harmony?
No topo do Dashboard, verá um resumo com o tempo total acumulado poupado pelas automações.