Definisci i tuoi modelli di comunicazione in base allo stato della prenotazione
Una comunicazione chiara e automatizzata con i tuoi ospiti ti permette di ridurre le problematiche e migliorare la loro esperienza fin dal primo momento.
Da Avantio puoi configurare modelli che vengono inviati automaticamente in base allo stato della prenotazione. Inoltre, utilizzando i campi dinamici, il contenuto si adatta automaticamente a ogni prenotazione senza bisogno di modificarlo manualmente.
Di seguito trovi le email essenziali che dovresti avere configurato nel tuo sistema.
Conferma della prenotazione
Questo è il primo punto di contatto dopo una prenotazione e ha un impatto diretto sulla fiducia dell’ospite.
Quando inviarla: automaticamente alla ricezione di una nuova prenotazione, sia diretta che da un canale.
Obiettivo: confermare che la prenotazione è stata registrata e trasmettere sicurezza.
Contenuto consigliato:
Nome dell’alloggio, tramite «CAMPO: Alloggio»;
Date di check-in e check-out, numero di ospiti, tramite «BLOCCO: Informazioni della prenotazione»;
Importo totale e riepilogo dei pagamenti, tramite «BLOCCO: Pianificazione dei pagamenti»;
Politica di cancellazione, tramite testo semplice o «CAMPO: Prenotazione (condizioni di prenotazione)»;
Dati di contatto, tramite «BLOCCO: Reception e ritiro chiavi»;
Informazioni personalizzate sull’alloggio, tramite «CAMPO: Alloggio (note aggiuntive)».
Buone pratiche
Configura questa email come invio automatico nello stato «Prenotazione confermata». In questo modo garantisci una comunicazione immediata senza intervento manuale.
Cancellazione della prenotazione
Quando una prenotazione viene cancellata, è importante comunicare i dettagli in modo trasparente.
Quando inviarla: automaticamente dopo aver ricevuto una cancellazione.
Contenuto consigliato:
nome dell’alloggio;
date originali della prenotazione;
numero della prenotazione;
politica di cancellazione applicata;
importo trattenuto, se applicabile;
importo rimborsato, se applicabile;
tempo stimato per il rimborso;
dati di contatto per eventuali domande.
Buone pratiche
Configura questa email come automatica nello stato «Prenotazione cancellata» per tenere sempre informati i tuoi ospiti.
Richiesta di pagamento in sospeso tramite bonifico bancario
Questa email è particolarmente utile quando gestisci pagamenti manuali.
Quando inviarla: quando c’è un pagamento in sospeso, sia come acconto che come saldo, con metodo di pagamento «Bonifico bancario».
Obiettivo: ricordare l’importo dovuto e la scadenza del pagamento.
Contenuto consigliato:
importo in sospeso, tramite «CAMPO: Prenotazione (pagamento in sospeso)»;
scadenza, tramite «BLOCCO: Pianificazione dei pagamenti»;
informazioni aggiuntive personalizzate in testo semplice.
Puoi programmarla qualche giorno prima dell’arrivo e limitarne l’invio solo alle prenotazioni con questo metodo di pagamento.
Richiedi i dati dell’ospite con il Check-in Online
Raccogliere le informazioni dell’ospite prima dell’arrivo ti permette di velocizzare le operazioni e rispettare la normativa.
Quando inviarla: tra 7 e 3 giorni prima dell’arrivo.
Obiettivo: raccogliere i dati obbligatori e preparare il check-in.
Contenuto consigliato:
link al modulo di Check-in Online, tramite «CAMPO: Check-in Online (link)»;
promemoria della documentazione obbligatoria, in testo semplice.
Puoi configurare questa email sia dalla sezione «Harmony» che da Web → Check-in Online, in base alle tue esigenze operative.
Informazioni prima dell’arrivo
Questo messaggio riduce i dubbi ed evita chiamate dell’ultimo minuto.
Quando inviarla: tra 1 e 3 giorni prima del check-in.
Obiettivo: fornire tutte le informazioni necessarie per l’arrivo.
Contenuto consigliato:
indirizzo esatto, tramite «BLOCCO: Mappa»;
come arrivare, tramite «CAMPO: Alloggio (Indirizzo Google Maps)»;
istruzioni di accesso, tramite «CAMPO: Alloggio (note aggiuntive o codice porta)»;
numero di telefono di contatto, tramite «BLOCCO: Reception e ritiro chiavi»;
orari di check-in e check-out, tramite lo stesso blocco;
regole base dell’alloggio, tramite «BLOCCO: Note aggiuntive».
La configurazione di questo messaggio dipende da due fattori:
il tipo di check-in: nei check-in autonomi si consiglia di automatizzare l’invio, poiché le informazioni sono generalmente standard;
l’orario di arrivo: se la gestione è flessibile o personalizzata, puoi scegliere un invio manuale o combinato, includendo un contatto telefonico per coordinare la consegna delle chiavi.
Attenzione ai dettagli
Verifica che tutte le informazioni di accesso siano aggiornate e chiare. Questo evita problemi il giorno dell’arrivo e migliora l’esperienza dell’ospite.
Email di benvenuto - giorno di arrivo
Questa email è facoltativa, ma trasmette vicinanza e migliora la percezione del servizio.
Quando inviarla: il giorno stesso del check-in.
Obiettivo: trasmettere disponibilità e supporto.
Contenuto consigliato:
messaggio di benvenuto in testo semplice;
promemoria del contatto, tramite «CAMPO: Ritiro chiavi (Telefono)»;
messaggio di augurio per un buon soggiorno;
invito a confermare che tutto sia a posto.
Per soggiorni lunghi, puoi integrare questa email con un messaggio di follow-up durante la permanenza.
Richiesta di recensione dopo la partenza
Questa email ti aiuta ad aumentare la visibilità e a generare fiducia nei futuri ospiti.
Quando inviarla: tra 1 e 2 giorni dopo la partenza.
Obiettivo: incentivare recensioni positive.
Contenuto consigliato:
ringraziamento per il soggiorno;
link per lasciare una recensione, su Google, sul canale o sul tuo sito web;
invito a tornare;
codice promozionale per un prossimo soggiorno, se desideri.
Buone pratiche
Includere questa email nel tuo flusso automatico contribuisce direttamente a migliorare la tua reputazione online e ad aumentare le prenotazioni future.
Ora che hai definito le email chiave, puoi configurarle nel tuo sistema e automatizzare la comunicazione per risparmiare tempo e offrire un’esperienza più professionale in ogni fase del viaggio dell’ospite.
Domande frequenti
Posso automatizzare tutte le email in base allo stato della prenotazione?
Posso automatizzare tutte le email in base allo stato della prenotazione?
Sì. Puoi configurare invii automatici in base allo stato della prenotazione, come «Prenotazione confermata» o «Prenotazione cancellata», così il sistema invierà le email senza intervento manuale.
È necessario usare i campi dinamici nei modelli di comunicazione?
È necessario usare i campi dinamici nei modelli di comunicazione?
Non è obbligatorio, ma è altamente consigliato. I campi dinamici permettono di adattare automaticamente il contenuto a ogni prenotazione ed evitano errori o modifiche manuali.
Quando dovrei inviare l’email con le istruzioni di check-in?
Quando dovrei inviare l’email con le istruzioni di check-in?
Di solito si invia tra 1 e 3 giorni prima dell’arrivo. Nei check-in autonomi si consiglia di automatizzarla, mentre nelle gestioni personalizzate può essere combinata con invii manuali.
Quali vantaggi ha inviare una richiesta di recensione?
Quali vantaggi ha inviare una richiesta di recensione?
Ti aiuta a migliorare la tua reputazione online, aumentare la visibilità dei tuoi alloggi e generare fiducia nei futuri ospiti.