Risparmia tempo alla reception e accogli i tuoi viaggiatori con tutto pronto
Fai registrare i tuoi ospiti in modo semplice prima dell’arrivo, risparmiando tempo alla reception della tua agenzia e migliorando la loro esperienza fin da subito.
Quando gestisci prenotazioni, ogni minuto conta. Il Check-in Online ti consente di completare l’intero processo di registrazione e ridurre il carico amministrativo. Inoltre, garantisce tranquillità: gli ospiti arrivano con tutto preparato e tu disponi delle informazioni convalidate e organizzate prima del loro arrivo.
Che cos’è il Check-in Online?
Il Check-in Online è una funzionalità esclusiva per i clienti con sito web o sistema di prenotazioni attivo con Avantio. Permette ai turisti di completare la registrazione prima di arrivare all’alloggio, dandoti la possibilità di richiedere dati, documenti e firma digitale. Sei tu a decidere come configurare il tuo processo di Check-in Online.
Vantaggi principali
Risparmio di tempo: meno attese alla reception.
Esperienza fluida per l’ospite: registrazione anticipata, rapida e comoda.
Flessibilità: campi personalizzabili secondo le tue esigenze.
Dove trovare il modulo di Check-in Online
Accedi dal menu Web → Check-in Online. Poi clicca su “Modifica”.
Disattiva il Check-in per alloggio
Avrai la possibilità di disassociare o disattivare il Check-in Online a livello di singolo alloggio. In questo modo, ogni proprietà può gestire in modo indipendente se abilitare o meno la registrazione digitale per i propri ospiti, offrendo un controllo granulare sulla disponibilità dello strumento.
Questa opzione facilita l’adattamento dello strumento a diversi scenari operativi, rispettando i requisiti interni di gestione di ciascuna proprietà senza influenzare il resto del portafoglio di alloggi.
Configurazione generale
Mostrare il prezzo della prenotazione: decidi se mostrare o meno il prezzo della prenotazione. Utile per prenotazioni provenienti da collaboratori come tour operator o agenzie di viaggio che aggiungono la loro commissione. Si applica sia al Check-in Online che all’Area Ospiti (se attiva nel tuo VRMS).
Mostrare il componente carta di credito: consente il collegamento della carta direttamente dal Check-in Online (disponibile solo con PCI Wallet o Avantio Payments). Per utilizzarlo, attiva il Passo 5 – Carta di credito nella configurazione.
Specificare il tipo di occupanti: opzione disponibile solo per aziende italiane o con alloggi in Italia.
Limite per effettuare il check-in online: stabilisci fino a quando può essere completato (fino alla partenza, fino all’arrivo, fino a X giorni prima o dopo).
Mostrare l’opzione “Altro” nel selettore del paese: consente di aggiungere manualmente questo campo nella validazione del viaggiatore.
Notifiche
Se vuoi, puoi attivarle. Verranno inviate all’occupante principale e ai delegati della tua agenzia:
Check-in online convalidato: quando lo stato generale della prenotazione passa a Convalidato.
Check-in online invalidato: ogni volta che viene invalidato il check-in di un occupante.
Check-in online condiviso: ogni volta che l’occupante principale condivide il check-in.
Puoi configurare il modello collegato a ciascuna notifica.
Avvisi all’occupante
L’occupante principale riceverà un’email alcuni giorni prima dell’arrivo per ricordargli di completare il Check-in Online. Puoi configurare fino a due promemoria e scegliere gli stati delle prenotazioni che il sistema deve considerare.
Nei modelli personalizzati devi inserire il link del check-in online tramite la funzione Inserisci campo → #checkInOnlineLink#.
Il promemoria verrà inviato solo alle prenotazioni nello stato configurato, tranne nel caso delle prenotazioni provenienti dal portale Muchosol, dove verrà inviato solo se si trovano nello stato Prenotazione al momento dell’invio.
Passo dopo passo: configurazione del Check-in Online
Nella stessa schermata vai alla sezione “Processo di registrazione degli occupanti” e segui i passaggi indicati di seguito.
Passo 1 – Selezione del metodo di validazione dell’identità
Scegli una delle seguenti opzioni di validazione:
Non mostrare.
Fotografia del documento → Cattura e lettura del MRZ.
Fotografia del documento + selfie → Cattura e lettura del MRZ, più verifica tramite selfie.
Aggiornamento dei termini e delle condizioni (GDPR)
Le aziende che scelgono le opzioni Fotografia del documento o Fotografia del documento + selfie devono aggiornare i termini e le condizioni del proprio sito web in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).
Esempio di testo per i Termini e Condizioni
Per garantire e velocizzare il processo di check-in, verrà richiesta al turista l’immagine del documento d’identità e un selfie, che saranno trattati in conformità alla normativa vigente (GDPR). Entrambe le immagini verranno eliminate entro 24 ore dalla data di partenza dall’alloggio.
Configurazione del limite di conservazione delle immagini
Lo strumento di Check-in Online include una nuova funzionalità che consente di definire, in modo personalizzato, il periodo di conservazione delle immagini acquisite durante la registrazione.
Obiettivo di questa funzionalità
Questo miglioramento permette di:
Adattare i tempi di conservazione delle immagini in base alle esigenze operative o normative.
Garantire l’eliminazione automatica delle immagini al termine del periodo configurato.
Rafforzare il controllo sui dati sensibili trattati nel sistema.
Rispettare facilmente gli obblighi legali e i requisiti di audit o regolamentazione.
Quando viene mostrata l’opzione di configurazione
Il campo di configurazione del limite di conservazione delle immagini appare solo quando si seleziona una delle seguenti opzioni di validazione dell’identità:
Fotografia del documento.
Fotografia del documento e selfie.
Opzioni disponibili di conservazione
Una volta abilitata l’opzione, potrai scegliere tra tre periodi di conservazione:
Scenario | Finalità dichiarata | Periodo di conservazione |
A. Fino alla verifica del check-in online | Validare/verificare l’identità dell’ospite al momento della registrazione sulla piattaforma. | Solo fino al completamento della convalida/verifica nel check-in online. |
B. Fino al giorno del check-in (consegna delle chiavi) | Confermare che la persona che arriva all’alloggio sia la stessa che ha completato il check-in online. | Dall’invio del check-in online fino alla consegna delle chiavi/verifica fisica. |
C. Fino al check-out | Prevenire sostituzioni durante tutto il soggiorno e consentire verifiche aggiuntive se necessario. | Dall’invio del check-in online fino al check-out. |
Clausola di esclusione di responsabilità
Gli esempi di finalità dichiarata sopra indicati hanno carattere puramente illustrativo. In tal senso:
Spetta esclusivamente all’azienda contraente definire la finalità dichiarata per il trattamento delle immagini, nonché stabilire e configurare il periodo di conservazione appropriato in base a tale finalità.
Sarà inoltre responsabilità dell’azienda contraente mantenere aggiornata la propria informativa sulla privacy e garantire che le operazioni di trattamento dei dati siano sempre conformi alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.
Avantio non si assume alcuna responsabilità derivante da una definizione inadeguata della finalità, da una configurazione errata dei tempi di conservazione o dalla mancata aggiornamento dell’informativa sulla privacy da parte dell’azienda contraente.
Si raccomanda all’azienda contraente di avvalersi della consulenza di un professionista o di una società specializzata in materia di protezione dei dati per una corretta definizione, implementazione e manutenzione di questi aspetti.
Passo 2 – Dati
Configura i dati che desideri richiedere all’occupante principale e agli accompagnatori.
Trascina i campi da Campi disponibili a Campi selezionati.
Segna i campi come obbligatori o facoltativi.
Distingui tra adulti e bambini, e specifica l’età dei minori se lo desideri.
Per le prenotazioni di alloggi in Spagna, il sistema richiederà automaticamente i dati previsti dall’Allegato I del Real Decreto 933/2021.
Passo 3 – Informazioni sul viaggio
Richiedi obbligatoriamente o facoltativamente:
Ora di arrivo.
Ora di partenza.
Mezzo di trasporto.
Passo 4 – Firma
Seleziona i documenti per i quali sarà richiesta la firma:
Modulo dei viaggiatori (obbligatorio in alcuni paesi).
Contratto di locazione.
Altri documenti importanti per la tua agenzia.
Nei modelli configurati, includi il campo firma affinché possa essere importato dal Check-in Online.
Il modulo dei viaggiatori dispone di due modelli:
Versione ufficiale A5: formato standard richiesto dalle autorità, non modificabile.
Versione A4: include informazioni aggiuntive ed è modificabile.
Ricorda che, secondo il Decreto 196/1976, è obbligatoria la firma del modulo dei viaggiatori per tutti i maggiori di 14 anni.
Passo 5 – Carta di credito
(Disponibile solo con PCI Wallet o Avantio Payments). Se desideri richiedere i dati della carta come campo obbligatorio, attiva questo passaggio.
Clicca su “Salva” per applicare le modifiche.
Buone pratiche
Rivedi e personalizza in anticipo i modelli di email.
Attiva i promemoria per l’occupante principale e aumenta il tasso di check-in completati.
Mantieni aggiornati i tuoi termini e condizioni, soprattutto in relazione al GDPR se richiedi la fotografia del documento o il selfie.
Il Check-in Online ti aiuta a ottimizzare il tempo, rispettare la normativa e offrire un’esperienza più fluida ai tuoi ospiti.
Ora che sai come configurarlo e personalizzarlo, il prossimo passo è attivarlo e iniziare ad automatizzare le tue registrazioni.
Domande frequenti
Il Check-in Online è incluso in tutti i piani?
Il Check-in Online è incluso in tutti i piani?
No. Se desideri maggiori informazioni, contatta il tuo Project Manager Web (se sei in fase di creazione del progetto) o il tuo Account Manager.
È obbligatorio richiedere la carta di credito nel processo?
È obbligatorio richiedere la carta di credito nel processo?
No. È facoltativo e disponibile solo per i clienti con PCI Wallet o Avantio Payments.