Comprendi ogni stato di prenotazione
Esistono 8 stati di prenotazione che puoi utilizzare:
“Prelazione”: è una prenotazione reale che blocca il calendario. È lo stato con cui entrano le prenotazioni per impostazione predefinita.
“Prenotazione”: normalmente quando è stato ricevuto il primo pagamento.
“Pagata”: quando sono stati ricevuti tutti i pagamenti.
“Proprietario”: se chi occuperà l'alloggio sarà il proprietario.
“Garanzia”: se hai bisogno di riservare delle date senza che ci sia ancora una conferma formale o per cedere un intero periodo a un operatore partner.
“Bloccato”: per chiudere il calendario per un determinato periodo di tempo, ad esempio se si devono effettuare dei lavori.
“Stop Sell”: per chiudere le vendite da una data specifica in poi, ad esempio se non sei sicuro di continuare a lavorare con un alloggio.
“Sotto richiesta”: se sul tuo sito web non desideri prenotazioni istantanee.
In questo articolo ci concentreremo su come gestire gli stati tipici delle prenotazioni: Prelazione, Prenotazione e Pagata.
Gestione operativa degli stati principali
Quando ricevi una prenotazione, non passa sempre direttamente a prenotazione. Esistono vari stati che ti aiutano a mantenere un controllo più dettagliato: prelazione, prenotazione e pagata.
Capire il significato di ciascuno e sapere quando cambiarlo è essenziale per evitare discrepanze e mantenere il tuo calendario aggiornato.
Cosa significa una prelazione
Una prelazione è una prenotazione reale (non una semplice richiesta). Dal momento in cui entra nel sistema, blocca automaticamente il calendario dell'alloggio.
Per impostazione predefinita, tutte le prenotazioni dirette, sia dai portali che dal tuo sito web, vengono registrate nel VRMS con stato di Prelazione.
Nel caso di Booking.com, Airbnb e VRBO, puoi attivare una configurazione speciale affinché queste prenotazioni entrino direttamente come Prenotazione.
Consulta qui come configurare prenotazioni immediate per VRBO.Per Booking.com e Airbnb, contatta il nostro team per richiedere l'attivazione di questa funzionalità.
Inoltre, se lavori con Harmony o Avantio Payments, puoi automatizzare il processo affinché una Prelazione diventi Prenotazione in modo automatico.
Vantaggi della prelazione
Permette di rivedere i dati della prenotazione prima di confermarla.
Garantisce il blocco immediato delle date nel calendario.
Facilita la conferma direttamente dalla scheda o dal Planning.
In alcuni portali, come VRBO, puoi decidere se le prenotazioni entrano come Prelazione o direttamente come Prenotazione (Instant booking).
Quando cambiare da "Prelazione" a "Prenotazione"
Si consiglia di confermare una Prelazione quando hai rivisto i dati e ricevuto il primo pagamento.
In questo modo, mantieni un maggiore controllo ed eviti di confermare prenotazioni senza supporto economico.
Come confermare una Prelazione
Apri la scheda della prenotazione:
VRMS → Elenco prenotazioni → Prenotazioni; oppure, accedi a «Planning».Seleziona l'opzione «Conferma».
Il sistema ti permetterà di inviare un'email di conferma al turista.
Lo stato della prenotazione cambierà automaticamente a «Prenotazione» nella scheda, nell'elenco prenotazioni e nel planning.
Quando passare una "Prenotazione" a "Pagata"
L'ultimo passo arriva quando hai ricevuto l'importo totale della prenotazione (alloggio + extras). In quel momento, devi cambiare lo stato da «Prenotazione» a «Pagata».
Questo ti permetterà di:
Tenere un controllo finanziario più preciso.
Effettuare un monitoraggio chiaro all'interno del VRMS.
Evitare errori nella contabilità.
Consigli utili
Conferma le prelazione solo dopo aver rivisto i dati e verificato che sia stato ricevuto il primo pagamento.
Mantieni gli stati aggiornati per risparmiare tempo nelle riconciliazioni e nei report.
Usa lo stato «Pagata» solo quando il pagamento è completo.
Errori frequenti
Non confermare le prelazione in tempo: può generare confusione con gli ospiti o bloccare date inutilmente.
Segnare le prenotazioni come pagate prima di ricevere l'importo totale: può disordinare la tua contabilità e rendere difficili i saldi.
Checklist: da prelazione a pagata
Rivedi la prelazione
Controlla i dati e assicurati che il calendario sia bloccato.
Conferma la prelazione
Verifica che sia stato ricevuto il primo pagamento.
Cambia lo stato a «Prenotazione».
Invia l'email di conferma all'ospite.
Controlla i pagamenti pendenti
Fai un monitoraggio delle scadenze e degli importi.
Registra ogni pagamento ricevuto.
Segna la prenotazione come pagata
Solo quando hai ricevuto il 100% (alloggio + extras).
Cambia lo stato a «Pagata» nel VRMS.
Ora che conosci i diversi stati di una prenotazione, rivedi il tuo planning e conferma le preriserve che soddisfano i requisiti.
Così guadagnerai in controllo, sicurezza e potrai concentrarti su ciò che è più importante: offrire la migliore esperienza ai tuoi ospiti.
Domande frequenti
Una prelazione blocca il calendario dell'alloggio?
Una prelazione blocca il calendario dell'alloggio?
Sì. A differenza di una semplice richiesta, una preriserve blocca automaticamente le date dell'alloggio dal momento in cui entra nel sistema.
Dove posso confermare una prelazione nel VRMS?
Dove posso confermare una prelazione nel VRMS?
Puoi farlo sia dalla scheda della prenotazione che direttamente dal planning.
Cosa succede se non segno una prenotazione come pagata una volta ricevuto l'importo?
Cosa succede se non segno una prenotazione come pagata una volta ricevuto l'importo?
La prenotazione continuerà a figurare come Prenotazione, il che può rendere difficile il controllo dei pagamenti e la riconciliazione contabile nel tuo sistema.
Le prenotazioni di VRBO entrano sempre come preriserve nel sistema?
Le prenotazioni di VRBO entrano sempre come preriserve nel sistema?
Non necessariamente. Puoi configurare se desideri che le prenotazioni di VRBO entrino come Prelazione o come Confirmada (Prenotazione immediata).
Quando devo cambiare lo stato di una prenotazione a pagata?
Quando devo cambiare lo stato di una prenotazione a pagata?
Devi farlo quando hai ricevuto il 100% dell'importo corrispondente all'alloggio e agli extras.