Ottimizza i tuoi processi di check-in e check-out

Un check-in organizzato e un check-out chiaro fanno la differenza nell'esperienza del viaggiatore. Con questo modulo puoi configurare istruzioni precise di ingresso, ritiro chiavi e uscita per ogni alloggio. Così offri informazioni complete ai tuoi ospiti e riduci dubbi o malintesi nella comunicazione.

Vantaggi di configurare regole di check-in e check-out

Facilita la comunicazione con il turista: tutti i dettagli vengono inviati automaticamente.
Riduce le incidenze e le domande ripetitive.
Centralizza orari, indirizzi e contatti in un unico luogo.
Garantisce coerenza in tutti i tuoi alloggi.

Cosa puoi definire nelle regole?

Configurando il check-in e il check-out, potrai indicare:

Orario di assistenza clienti.
Orari di ingresso e penalità per arrivo tardivo.
Orario di uscita.
Lingue disponibili.
Indirizzo di ingresso o ritiro chiavi.
Dati di contatto del giorno di arrivo.
Note aggiuntive (ad esempio, tassa di soggiorno o istruzioni speciali).

Passo dopo passo per configurare il check-in e il check-out

1. Accedi al modulo e crea la tua regola

Accedi a VRMS → Alloggi → Check-in e check-out.
Fai clic su «Nuova istruzione».

2. Seleziona il modo di check-in

Scegli tra diverse opzioni:

Reception (le chiavi sono alla reception).
Personale presente (qualcuno accoglierà l'ospite).
Codice porta.
Cassetta di sicurezza.
Istruzioni inviate via email.
Contatto diretto per istruzioni.
Altro metodo personalizzato.

Consiglio utile
Utilizza immagini chiare del luogo di ritiro (minimo 300 × 300 px e massimo 50 MB).

3. Configura l'orario di assistenza

Definisci stagioni con data di inizio e fine.
Possono esistere più stagioni.
Stabilisci orari per giorni della settimana. Scegli tra:
- 24 ore.
- Ininterrotto (con inizio e fine).
- Spezzato (ad esempio, mattina e pomeriggio).

4. Stabilisci l'orario di ingresso e uscita

Per iniziare, fai clic su «Aggiungi» accanto a Stagioni.

Sì, si può configurare per stagioni. Anche se sono gli stessi orari durante tutto l'anno, assicurati di configurare la stagione dal 1 gennaio al 31 dicembre.

Esistono tre tipi di orario tra cui puoi scegliere:

Orario 24 ore.
Orario ininterrotto (per configurare un intervallo di orari durante il giorno).
Orario spezzato.

L'orario di uscita e la penalità per arrivo tardivo sono generali per ogni regola.

Attenzione ai dettagli
Booking.com, tramite Content API, permette solo una stagione di orario di ingresso (ad esempio: gennaio–dicembre, dalle 9 alle 18). Se usi più stagioni in VRMS, dovrai replicare la regola manualmente nell'extranet di Booking.com.

5. Aggiungi indirizzi alternativi

Puoi registrare fino a due indirizzi aggiuntivi per il ritiro chiavi (utile se utilizzi un ufficio centrale).

Dati necessari:

Nome dell'agenzia.
Paese, provincia e città.
Indirizzo completo (tipo di via, numero, porta, piano e codice postale).
Coordinate GPS (latitudine e longitudine).

6. Completa i dati di contatto

Includi la persona responsabile, le lingue in cui può assistere, le email e i telefoni (con prefissi internazionali).
Questi dati appaiono anche nei modelli di conferma inviati all'ospite.

7. Aggiungi informazioni aggiuntive

Come arrivare: testo libero, visibile solo su web (non su portali).
Note aggiuntive: istruzioni speciali, tassa di soggiorno o raccomandazioni.
Lingue: traduci sempre in tutte le lingue con cui lavori; altrimenti, il campo apparirà vuoto per l'ospite.

Buone pratiche

Traduce sempre le tue istruzioni in tutte le lingue che utilizzi.
Allega immagini o mappe che aiutino l'ospite a trovare facilmente la posizione.
Centralizza il ritiro chiavi in una regola predefinita se hai solo un punto di consegna.
Aggiorna le note quando cambiano le condizioni locali (ad esempio, tassa di soggiorno).

Con un check-in e check-out ben configurati, i tuoi ospiti si sentiranno accompagnati fin dal primo momento e tu guadagnerai in efficienza e professionalità.

Domande frequenti

Posso configurare diversi punti di ritiro chiavi?

Sì. Puoi definire una regola predefinita e, se necessario, diverse regole aggiuntive.

Cosa succede se non traduco il testo delle istruzioni?

Il campo apparirà vuoto per l'ospite in quella lingua, il che può generare confusione.

Posso usare immagini per guidare l'ospite nel check-in?

Sì. Si possono caricare immagini (massimo 50 MB), molto raccomandate per indicare accessi o posizioni.

Come influiscono gli orari configurati su Booking.com?

Booking.com consente solo una stagione di ingresso tramite Content API. Per orari più complessi, dovrai configurarli manualmente nella loro Extranet.

Configura il tuo check-in e check-out per migliorare l'esperienza dei tuoi ospiti