Automatizza le tue Prenotazioni ed evita errori con conferme e promemoria
La gestione di più Prenotazioni richiede precisione ed efficienza. I promemoria e le conferme automatiche permettono di ridurre gli errori, evitare ritardi, diminuire il lavoro manuale e, allo stesso tempo, trasmettere maggiore fiducia agli ospiti.
Con Harmony, è possibile configurare automazioni nella categoria «Prenotazioni», che si attivano in base allo stato della Prenotazione e al tipo di pagamento.
Definizioni chiave
Harmony: piattaforma che consente di configurare e automatizzare invii di e-mail relativi alle Prenotazioni.
Soluzione: regola automatizzata creata in Harmony per eseguire un processo (esempio: invio di istruzioni a un turista).
Tag: etichette che permettono di segmentare invii di e-mail a gruppi specifici di Clienti, Alloggi, Proprietari o Portali.
Quali Soluzioni offre la categoria «Prenotazioni»
A seconda della tua configurazione, disponi di una o due Soluzioni:
Gestire Prenotazioni in attesa di pagamento.
Confermare automaticamente le Prenotazioni con pagamento immediato dal tuo Web (solo se disponi di Web Avantio o integrazione con metodi di pagamento immediati).
1. Gestire Prenotazioni in attesa di pagamento
Quando il sistema rileva che un ospite ha un pagamento in sospeso, puoi programmare un promemoria automatico e personalizzare il messaggio per indicare come completare l’operazione:
Avvisare che l’addebito verrà effettuato sulla carta in una data precisa (se hai attivo il modulo di archiviazione della carta).
Inviare un link generico di pagamento (disponibile solo per PayPal e Redsys Instant TPV).
Includere istruzioni per effettuare un bonifico bancario.
Passo dopo passo
Accedi a
VRMS → Harmonyed entra in «Dashboard» o in «Soluzioni».Fai clic su «Crea nuova soluzione» e seleziona la categoria «Prenotazioni».
Premi «Nuova configurazione», crea la Soluzione e assegnale un nome descrittivo.
Seleziona il momento di esecuzione (ad esempio, 30 giorni prima dell’arrivo, alle 15:00). Puoi usare numeri positivi o negativi per indicare se l’azione avviene dopo o prima della data prevista.
Configura le Notifiche: destinatari, Modello e eventuali copie.
Definisci se si applicherà alle nuove Prenotazioni o anche a quelle già esistenti.
Salva la configurazione.
Attenzione ai dettagli
Il sistema interpreta «mese» come 30 giorni naturali.
L’orario di invio corrisponde sempre all’ora locale del tuo account VRMS.
Se la Prenotazione viene creata dopo la data programmata di invio, il sistema adatta automaticamente l’invio al controllo successivo.
2. Confermare automaticamente Prenotazioni con pagamento immediato
Se disponi di un Web Avantio o di un’integrazione con PayPal o POS (escluso Avantio Payments), puoi automatizzare la conferma delle Prenotazioni.
Come funziona
Quando l’ospite effettua un pagamento immediato, il sistema:
Cambia automaticamente lo stato della Prenotazione da «Prelazione» a «Prenotazione».
Invia un’e-mail di conferma all’ospite.
Passo dopo passo
Crea la Soluzione in Harmony e assegnale un nome chiaro.
Seleziona i metodi di pagamento che devono attivare l’automazione.
Definisci il momento di esecuzione se desideri ritardare l’azione (esempio: 2 giorni dopo la Prenotazione, alle 15:00).
Configura i Tag se vuoi filtrare per Proprietari, Alloggi o Portali.
Personalizza le Notifiche e aggiungine altre se lo ritieni necessario.
Indica se deve applicarsi solo alle nuove Prenotazioni o anche a quelle esistenti.
Salva la Soluzione.
Attenzione ai dettagli
La Garanzia è considerata un pagamento in sospeso in questo tipo di Soluzioni.
Il calcolo della percentuale di pagamento viene effettuato sull’importo totale della Prenotazione, inclusi extra e Tasse turistiche.
L’automazione di conferme e promemoria di pagamento in Harmony semplifica la gestione delle Prenotazioni e ottimizza la comunicazione con gli ospiti. Implementare queste Soluzioni riduce gli errori, migliora l’efficienza operativa e rafforza la fiducia dei clienti nel processo di Prenotazione.
Consiglio utile
Usa i Tag in modo strategico: segmenta gli invii per evitare di saturare con e-mail non necessarie.
Assicurati che i Modelli siano chiari: spiega nel dettaglio come effettuare il pagamento per ridurre i dubbi.
Combina conferma e ringraziamento: un’e-mail di conferma può includere anche informazioni utili sul soggiorno.
Domande frequenti
Cosa succede se una Prenotazione viene creata dopo la data programmata per un invio automatico?
Cosa succede se una Prenotazione viene creata dopo la data programmata per un invio automatico?
Il sistema adatta l’invio e lo esegue alla successiva verifica disponibile.
Qual è la differenza tra usare giorni positivi e negativi quando si programma il momento di esecuzione?
Qual è la differenza tra usare giorni positivi e negativi quando si programma il momento di esecuzione?
Un valore positivo programma l’invio X giorni dopo la data indicata, mentre un valore negativo lo programma X giorni prima.
Il calcolo dei pagamenti include solo l’Alloggio o anche extra e tasse?
Il calcolo dei pagamenti include solo l’Alloggio o anche extra e tasse?
Il sistema calcola sempre sull’importo totale della Prenotazione, inclusi extra e Tasse turistiche.
Posso usare queste automazioni se il mio account ha Avantio Payments?
Posso usare queste automazioni se il mio account ha Avantio Payments?
No. In tal caso, Avantio Payments gestisce direttamente i cambi di stato e le conferme.