Migliora l’esperienza dei tuoi turisti con e-mail automatizzate
La gestione delle Prenotazioni non si limita a confermare date e pagamenti: la comunicazione con i turisti è un fattore decisivo che può migliorare la loro esperienza, rafforzare l’identità del tuo brand e, in ultima analisi, aumentare i ricavi.
In questo articolo si spiega come utilizzare la categoria «Clienti» delle Soluzioni di Harmony per automatizzare e-mail in momenti strategici del viaggio: prima dell’arrivo, dopo il Check-out e dopo aver ricevuto una Recensione.
Definizioni chiave
Harmony: piattaforma che consente di configurare e automatizzare invii di e-mail relativi alle Prenotazioni.
Soluzione: regola automatizzata creata in Harmony per eseguire un processo (esempio: invio di istruzioni a un turista).
Tags: etichette che permettono di segmentare l’invio di e-mail a gruppi specifici di Clienti, Alloggi, Proprietari o Portali.
Cosa puoi fare con una Soluzione di tipo Clienti?
Questa categoria offre tre funzioni principali:
Offrire servizi aggiuntivi o inviare istruzioni al turista.
Ottenere più Recensioni dai turisti.
Premiare i Clienti che hanno lasciato una Recensione.
1. Offrire servizi aggiuntivi o inviare istruzioni al turista
Una volta confermata la Prenotazione, puoi programmare e-mail con indicazioni utili sull’arrivo o con suggerimenti di servizi extra.
Passo dopo passo
Accedi a
VRMS → Harmonyed entra in «Dashboard» o in «Soluzioni».Fai clic su «Crea nuova soluzione» e seleziona «Clienti».
Scegli la soluzione «Offrire servizi aggiuntivi o inviare istruzioni al turista».
Definisci un nome chiaro e seleziona lo stato della Prenotazione in cui deve applicarsi.
Scegli il momento di esecuzione: giorni prima o dopo l’ingresso, con orario specifico.
Configura le Notifiche: seleziona destinatari (Cliente, Occupante, Proprietario, Agente), Modello e eventuali copie (CC o CCO).
Salva la configurazione e definisci se si applicherà solo alle nuove Prenotazioni o anche a quelle già esistenti.
Attenzione ai dettagli
L’orario di invio corrisponde sempre all’ora locale del tuo account VRMS.
Se la Prenotazione entra più tardi della data programmata, il sistema adatta automaticamente l’invio al ciclo di controllo successivo.
2. Ottenere più recensioni dai turisti
Dopo il Check-out, il sistema può inviare un’e-mail automatica per richiedere una Recensione. Harmony consente di rafforzare questa azione con promemoria per chi non ha ancora risposto.
Come configurarlo
Definisci quando inviare il promemoria: lo stesso giorno del Check-out o X giorni dopo.
Personalizza il contenuto con un incentivo, come uno sconto per future Prenotazioni.
Utilizza i Tags per segmentare a chi inviare le e-mail (ad esempio, Clienti VIP, Alloggi specifici o determinati Portali). Ricorda che i Tags aggiunti nella Soluzione devono coincidere esattamente con quelli configurati nell’Alloggio, Proprietario o Portale.
Errori frequenti
Se il tuo account non dispone del Web Avantio né del modulo Recensioni attivo, l’invio ai turisti dei Portali (come Airbnb) non funzionerà.
3. Premiare i clienti che hanno lasciato recensione
Quando un turista dedica tempo a lasciare una Recensione, ringrazialo automaticamente. Puoi inviare un’e-mail di ringraziamento e includere, se lo desideri, un codice promozionale.
Passo dopo passo
Crea la Soluzione e assegnale un nome descrittivo.
Definisci quando deve essere inviata l’e-mail dopo aver ricevuto la Recensione.
Configura destinatari, Modello e copie (se necessario).
Salva la Soluzione.
Consiglio utile
Personalizza i messaggi: utilizza un tono vicino e Modelli in linea con il tuo brand.
Segmenta con Tags: evita invii massivi irrilevanti.
Controlla l’ora locale: assicurati che le e-mail arrivino in un orario logico per i tuoi Clienti.
L’automazione delle e-mail nei momenti chiave — prima dell’arrivo, dopo il Check-out e dopo aver ricevuto una Recensione — permette di ottimizzare l’esperienza del turista, rafforzare la relazione con i tuoi Clienti e mantenere una comunicazione efficiente che porta valore sia al viaggiatore sia al tuo business.
Domande frequenti
Cosa succede se una prenotazione viene registrata dopo la data programmata per un invio automatico?
Cosa succede se una prenotazione viene registrata dopo la data programmata per un invio automatico?
Il sistema adatta la configurazione ed effettua l’invio nella successiva verifica disponibile.
Posso inviare e-mail automatiche anche a Proprietari e Agenti, oltre che ai Clienti?
Posso inviare e-mail automatiche anche a Proprietari e Agenti, oltre che ai Clienti?
Sì. Puoi configurare Notifiche aggiuntive con Modelli e destinatari diversi.
È possibile usare giorni negativi o positivi quando definisco il momento di esecuzione di un’e-mail?
È possibile usare giorni negativi o positivi quando definisco il momento di esecuzione di un’e-mail?
Sì. Un valore positivo invia l’e-mail X giorni dopo la data configurata, mentre un valore negativo la programma X giorni prima.