Tieni sempre aggiornati i Proprietari
Quando ricevi una Prenotazione, non basta che venga registrata nel sistema: è fondamentale che il Proprietario lo sappia in tempo. Con le Soluzioni di Harmony puoi automatizzare questo avviso e decidere esattamente come e quando inviarlo. In questo modo risparmi tempo, eviti dimenticanze e mantieni i Proprietari informati in modo professionale.
Definizioni chiave
Harmony: piattaforma che permette di configurare e automatizzare invii di e-mail relativi alle Prenotazioni.
Momento di esecuzione: data e ora, relative alla Prenotazione (ingresso, uscita o creazione), in cui avviene l’invio automatico.
Soluzione: regola automatizzata creata in Harmony per eseguire un processo (esempio: invio di istruzioni a un turista).
Tag: etichette che permettono di segmentare invii di e-mail a gruppi specifici di Clienti, Alloggi, Proprietari o Portali.
Attività: azione elaborata o programmata da Harmony come risultato di una Soluzione configurata.
Cosa puoi fare con questa Soluzione?
Con la Soluzione di tipo Proprietari puoi creare un’Attività automatica che invii un’e-mail al Proprietario ogni volta che entra una Prenotazione. Decidi tu se notificare solo quando la Prenotazione è confermata o anche in caso di Prelazioni.
Inoltre, hai a disposizione opzioni avanzate per personalizzare:
Il momento dell’invio (prima o dopo la data di ingresso, creazione o uscita).
A chi inviare (Proprietario, Cliente, Occupante, Agenzia).
Quale Modello utilizzare per il messaggio.
Se includere Tag per filtrare Prenotazioni specifiche.
Passo dopo passo: come configurare la notifica
Crea una nuova Soluzione in Harmony e scegli la categoria «Proprietari».
Fai clic su «Nuova configurazione» e assegnale un nome facile da identificare.
Seleziona lo stato della Prenotazione che attiverà la notifica (ad esempio, solo quando passa a confermata).
Attiva l’opzione «Voglio scegliere il momento di esecuzione» per decidere quando verrà inviata.
Numero positivo = giorni dopo la Prenotazione/ingresso/uscita.Numero negativo = giorni prima della Prenotazione/ingresso/uscita.
Definisci destinatari e Modelli:
Scegli il Modello corrispondente.
Aggiungi indirizzi in copia o copia nascosta se necessario.
(Opzionale) Aggiungi altre notifiche con Modelli o destinatari diversi.
Applica filtri con Tag: ad esempio, se a un Proprietario è assegnato il Tag «VIP», solo lui riceverà questo tipo di notifica.
Decidi l’ambito:
Notificare solo le nuove Prenotazioni dalla creazione della Soluzione.
Oppure includere anche Prenotazioni già registrate nel sistema.
Fai clic su «Salva configurazione».
Attenzione ai dettagli
L’ora di invio corrisponde sempre all’ora locale della tua agenzia.
Quando l’invio è programmato in mesi, il sistema conta 30 giorni naturali per mese (non considera i mesi da 31 giorni).
Se una Prenotazione viene creata dopo il «momento di esecuzione» stabilito, il sistema invierà la notifica alla successiva verifica automatica.
Domande frequenti
Posso programmare notifiche ai Proprietari prima della data di ingresso di una Prenotazione?
Posso programmare notifiche ai Proprietari prima della data di ingresso di una Prenotazione?
Sì. Devi solo inserire un numero negativo nei giorni di esecuzione. Ad esempio, «-3» invierà la notifica tre giorni prima del check-in.
Cosa succede se una Prenotazione viene creata troppo tardi per rispettare la scadenza configurata della notifica?
Cosa succede se una Prenotazione viene creata troppo tardi per rispettare la scadenza configurata della notifica?
Il sistema adatta automaticamente l’invio e lo esegue nella successiva verifica, in modo che l’avviso venga comunque inviato.
I Tag vengono usati come filtri esclusivi nell’invio di notifiche ai Proprietari?
I Tag vengono usati come filtri esclusivi nell’invio di notifiche ai Proprietari?
No. I Tag sono inclusivi: se un Proprietario corrisponde al Tag indicato, riceverà la notifica anche se ha altri Tag assegnati.
È possibile inviare più e-mail diverse per la stessa Prenotazione ai Proprietari?
È possibile inviare più e-mail diverse per la stessa Prenotazione ai Proprietari?
Sì. Puoi aggiungere più notifiche all’interno della stessa Soluzione e definire Modelli o destinatari differenti.
L’ora di invio delle notifiche dipende dal fuso orario del Proprietario?
L’ora di invio delle notifiche dipende dal fuso orario del Proprietario?
No. Si prende sempre come riferimento l’ora locale configurata nella tua agenzia.
La notifica viene inviata se una Prenotazione si annulla prima del check-in?
La notifica viene inviata se una Prenotazione si annulla prima del check-in?
Sì. In Harmony l’invio dipende dallo stato configurato nella Soluzione. Se selezioni lo stato «Annullata», la notifica verrà inviata nel momento definito, anche se la Prenotazione non è più attiva.