Automatizza la tua quotidianità con Harmony

La gestione delle proprietà implica attività ripetitive che consumano tempo ed energie. Per semplificare questo processo, il modulo Harmony automatizza azioni chiave e offre un controllo centralizzato delle attività svolte. In questo modo, permette di visualizzare sia il tempo risparmiato generato sia lo stato delle attività in corso o completate.

Definizioni chiave

Harmony: modulo di automazione che centralizza la creazione e la gestione di regole automatiche in Avantio.
Dashboard (pannello di controllo): sezione che mostra le attività in tempo reale, le statistiche e il tempo risparmiato grazie all’automazione.
Soluzione: regola automatizzata creata in Harmony per eseguire un processo (esempio: invio di istruzioni a un turista).
Attività: azione elaborata o programmata da Harmony come risultato di una soluzione configurata.

Struttura di Harmony

Il modulo è suddiviso in tre parti:

Dashboard

Il pannello di controllo offre una visione completa di ciò che avviene in background e un riepilogo delle tue attività (programmate e completate). Inoltre, mostra il tempo risparmiato grazie all’automazione.

Attività in tempo reale: mostra le attività eseguite o programmate. Per vederle tutte e controllare lo stato di una in particolare, fai clic su «Vedi tutte le attività», che porta alla pagina Attività.
Statistiche: presenta cifre reali sulle prestazioni di Harmony:
- Tempo risparmiato.
- Quantità di attività svolte.
- Numero di soluzioni attive.
- Soluzioni più utilizzate (per mese, settimana o dalla data di attivazione).

Soluzioni

All’interno di questa sezione troverai tre categorie: Prenotazioni, Clienti e Proprietari.

Prenotazioni
- Include di default la soluzione Gestire le prenotazioni in attesa di pagamento.
- Se ci sono pagamenti in sospeso, si ricorda al turista che deve completarli.
- Si può informare se l’addebito verrà effettuato automaticamente con carta in una data precisa (quando si dispone del modulo di archiviazione della carta).
- Si possono inviare link di pagamento (solo con PayPal o Redsys Instant TPV) o istruzioni per bonifici bancari.
- Se il tuo Web di Avantio o l’integrazione supporta pagamenti immediati (PayPal o POS), potrai configurare la soluzione Confermare automaticamente le prenotazioni con pagamento immediato dal tuo Web.
- Questa opzione non è disponibile per le aziende con Avantio Payments, poiché in tal caso l’automazione è gestita direttamente da tale sistema.
Clienti
- Dopo aver confermato la Prenotazione, puoi automatizzare l’invio di servizi aggiuntivi o di istruzioni di arrivo.
- Questa configurazione migliora l’esperienza del cliente e aiuta ad aumentare le vendite.
Proprietari
- Consente di inviare un messaggio automatico al Proprietario quando viene registrata una Prenotazione.
- Può essere configurata affinché si notifichi solo nelle prenotazioni confermate o anche nelle Prelazioni.

Tareas

Qui sono elencate tutte le esecuzioni delle soluzioni, sia in sospeso sia completate. Si divide in due sezioni:
Attività in tempo reale: mostra le attività già eseguite o programmate. Se desideri vederle tutte e controllare lo stato di una in particolare, fai clic sul pulsante «Vedi tutte le attività», che ti porterà alla pagina Attività.
Statistiche: offre dati concreti sulle prestazioni del sistema:
- Tempo risparmiato.
- Quantità di attività svolte.
- Numero di soluzioni attive.
- Soluzioni più utilizzate, per mese, settimana o dalla data di attivazione.

Passo dopo passo: come creare una soluzione o regola automatica

Accedi a VRMS → Harmony ed entra in «Dashboard» o in «Soluzioni».
Clicca su «Crea nuova soluzione», seleziona il tipo di soluzione (Cliente, Proprietario o Prenotazione) e premi «Nuova configurazione».
Assegna un nome descrittivo e seleziona le condizioni di invio (stato della Prenotazione e tipo di pagamento).
Definisci il momento di esecuzione: scegli «Voglio scegliere il momento di esecuzione» e determina quando verrà inviata la notifica (ad esempio, 30 giorni prima dell’arrivo, alle 15:00).
Tieni conto dell’ora locale: gli invii si basano sull’ora configurata nella tua agenzia.
Comprendi la logica dei mesi: un mese equivale a 30 giorni naturali. Esempio: un’attività programmata per 2 mesi prima dell’arrivo (12/06/2023) verrà eseguita 60 giorni prima, cioè il 13/04/2023.
Assegna Tag o etichette per organizzare e filtrare Prenotazioni, Proprietari, Alloggi e Portali.
- Esempio: se assegni l’etichetta «VIP» a un Proprietario e la includi nella soluzione, verranno inviate solo le notifiche collegate a Prenotazioni di proprietari VIP.
- Nota: le etichette funzionano in modo inclusivo, non esclusivo.
Seleziona i destinatari e il Modello di messaggio da inviare.
Premi l’icona corrispondente per vedere il Modello selezionato.

Lista delle soluzioni

Tutte le soluzioni create saranno disponibili nella pagina «Soluzioni», dove potrai visualizzarle, modificarle o eliminarle facilmente.

Buone pratiche

Usa nomi descrittivi per identificare le soluzioni quando ne hai diverse attive.
Effettua test con le tue e-mail prima di attivare una soluzione.
Evita di programmare notifiche troppo vicine alla data di arrivo, per prevenire confusione o ritardi nella consegna.

Domande frequenti

Cosa succede se programmo una notifica un mese prima e la Prenotazione viene creata dopo?

Harmony programma l’invio al momento della creazione della Prenotazione e lo esegue al successivo controllo.

Posso configurare promemorie da inviare a un’ora specifica?

Sì. Puoi impostare un’ora esatta (esempio: 15:00), anche se l’invio può variare di alcuni minuti in base alla coda dei messaggi del sistema.

Harmony rispetta la durata reale di ogni mese?

No. Il sistema considera che ogni mese equivale a 30 giorni naturali.

Cosa succede se la mia agenzia lavora in un fuso orario diverso?

Harmony prende sempre come riferimento il fuso orario configurato nel tuo account VRMS.

È possibile usare Harmony con le prenotazioni di Muchosol?

No. Le Prenotazioni di Muchosol non sono compatibili con Harmony e devono essere gestite manualmente dal VRMS.

Cosa devo fare se un’attività appare con errore in Harmony?

Verifica l’indirizzo e-mail del destinatario e controlla che il messaggio non sia stato bloccato come spam.

Con quale frequenza si aggiorna l’informazione mostrata nel Dashboard di Harmony?

I dati si aggiornano in tempo reale e inoltre vengono raggruppati in Report settimanali e mensili.

Dove posso consultare il tempo totale risparmiato grazie a Harmony?

Nella parte superiore del Dashboard vedrai un riepilogo con il totale accumulato del tempo risparmiato dalle automazioni.

Configura regole automatiche in Harmony per clienti, proprietari e prenotazioni