Punto di partenza

Gestire manualmente gli incassi può aumentare il tempo dedicato a ogni prenotazione e generare più punti di contatto con l’ospite. Avantio Payments permette di automatizzare gran parte di questo processo e gestire i pagamenti con carta delle prenotazioni provenienti dai portali, dal tuo sito web o create manualmente.

Dalla sua configurazione puoi definire come vengono processati determinati incassi, quale livello di autenticazione applicare, cosa succede quando un pagamento fallisce, quando deve cambiare lo stato di una prenotazione e quali comunicazioni riceve l’ospite durante il processo.

Inoltre, Avantio Payments consente di gestire in modo sicuro le richieste di carta, i tentativi di incasso e alcune operazioni legate alle cauzioni.

Cosa imparerai in questo articolo?

Imparerai a configurare le principali automazioni di Avantio Payments, applicare misure di sicurezza sugli incassi, definire cosa succede in caso di pagamento fallito e gestire le notifiche che riceve l’ospite.

Vantaggi

Riduci le attività manuali automatizzando incassi, tentativi e alcuni cambi di stato nelle prenotazioni.

Rafforza la sicurezza dei pagamenti grazie a opzioni di autenticazione e protezione contro possibili chargeback.

Migliora la comunicazione con l’ospite grazie a notifiche automatiche su incassi, problemi, autorizzazioni e cauzioni.

Centralizza la gestione dei pagamenti all’interno della prenotazione e facilita il monitoraggio di ogni operazione.

Quando dovresti usare questa funzionalità?

Dovresti usare questa funzionalità quando vuoi automatizzare e standardizzare la gestione degli incassi con carta, ridurre le operazioni manuali e definire in anticipo come deve comportarsi il sistema in diversi scenari di pagamento.

È particolarmente utile anche se vuoi rafforzare la sicurezza di alcune operazioni o tenere l’ospite informato automaticamente durante tutto il processo.

Prima di iniziare

È consigliabile verificare prima:

Che Avantio Payments sia disponibile e correttamente configurato nel tuo account.

Come vuoi gestire gli incassi delle prenotazioni provenienti dal sito web, dai portali e quelle manuali.

Quale comportamento vuoi applicare in caso di pagamento fallito.

Se hai bisogno di richiedere autenticazione rafforzata in alcune operazioni.

Quali notifiche vuoi che riceva l’ospite.

Per utilizzare correttamente i flussi di richiesta, autorizzazione o aggiornamento della carta, è necessario disporre di un sito web, un motore di prenotazione integrato o un ambiente sicuro che permetta di mostrare il modulo di pagamento e tokenizzare i dati della carta.

È inoltre consigliabile rivedere in anticipo le condizioni di pagamento e cancellazione della tua attività affinché la configurazione di Avantio Payments sia coerente con esse.

Segui questi passaggi

Accedi a Configurazione → Avantio Payments.
Entra in «Configurazione Avantio Payments» e clicca su «Modifica».
Controlla la configurazione della sicurezza dei pagamenti (PSD2) e seleziona il comportamento che vuoi applicare:
- Senza doppia autenticazione: l’ospite non effettua una validazione aggiuntiva durante il pagamento.
- Con doppia autenticazione (SCA)*: viene richiesta autenticazione rafforzata per aumentare la sicurezza della transazione (è necessario configurare questa opzione solo per i pagamenti provenienti dal Channel Manager, poiché le prenotazioni manuali e quelle effettuate dal tuo sito web vengono elaborate con SCA per impostazione predefinita)
Configura le automazioni di pagamento in base alle esigenze della tua attività.
Definisci cosa deve succedere in caso di incasso fallito:
- Segna la prenotazione come fallita.
- Annulla la prenotazione.
Configura, se necessario, il cambio automatico dello stato della prenotazione:
- Da «Pre-prenotazione» a «Prenotazione» quando viene effettuato il primo pagamento.
- A «Pagata» quando l’importo totale è stato pagato correttamente.
Accedi alla sezione «Avvisi all’ospite» e controlla le notifiche disponibili:
- Avviso di incasso.
- Autorizzazione.
- Incasso effettuato.
- Incasso fallito.
- Nuovo tentativo.
- Cancellazione della prenotazione.
Controlla anche gli avvisi relativi alla cauzione, se utilizzi questa funzionalità.
Salva la configurazione e verifica il suo funzionamento con una prenotazione di prova o con il prossimo flusso di incasso disponibile.

* Prevenzione dei chargeback: un chargeback è una richiesta di rimborso che un cliente presenta alla propria banca per recuperare un addebito che considera sconosciuto, duplicato o fraudolento sulla propria carta. Nel caso delle carte provenienti da portali come Booking o Vrbo, la normativa stabilisce che gli addebiti vengano elaborati senza previa autorizzazione del cliente. Questo aumenta il rischio di chargeback.

Con la configurazione PSD2 (Payment Services Directive 2) in Avantio Payments puoi richiedere al cliente di autorizzare l’addebito, rafforzando così la sicurezza delle tue transazioni.

Risultato atteso

Al termine della configurazione, Avantio Payments potrà gestire automaticamente diversi passaggi del processo di incasso secondo le regole definite.

A seconda della tua configurazione, il sistema potrà:

Processare i pagamenti in automatico.
Richiedere autorizzazioni all’ospite.
Informare su incassi imminenti.
Gestire nuovi tentativi quando un’operazione fallisce.
Modificare lo stato di una prenotazione.
Notificare determinati risultati di pagamento.
Gestire comunicazioni relative alle cauzioni.

Potrai controllare il risultato dalla scheda della prenotazione e dallo storico dei pagamenti corrispondente.

Prossimi passi consigliati

Dopo aver salvato la configurazione:

Controlla diverse prenotazioni di origine diversa —web, portale e manuali— per verificare che gli incassi e le comunicazioni funzionino come previsto.
Analizza nei giorni successivi i pagamenti falliti, i tentativi e le richieste di autorizzazione per verificare che la configurazione sia adatta alla tua operatività.
Rivedi periodicamente le condizioni di pagamento e cancellazione per mantenerle allineate con le automazioni configurate.

Principali campi e opzioni

Sicurezza dei pagamenti (PSD2): permette di definire se alcune operazioni devono richiedere autenticazione rafforzata all’ospite.

Automazione dei pagamenti: determina come Avantio Payments deve processare determinati incassi.

In caso di incasso fallito: definisce cosa deve succedere quando vengono esauriti i tentativi di pagamento configurati.

Cambio di stato della prenotazione: permette di aggiornare automaticamente la prenotazione in base all’avanzamento dei pagamenti.

Avvisi all’ospite: gestisce le comunicazioni automatiche relative al processo di incasso.

Tentativi: permette di effettuare nuovi tentativi quando un incasso non va a buon fine.

Avvisi di cauzione: informa l’ospite su blocchi, incassi e rimborsi relativi alla cauzione.

Limitazioni e considerazioni

Tieni presente che:

I modelli di notifica di Avantio Payments sono predefiniti e non possono essere modificati.

Le operazioni provenienti da alcuni canali possono avere requisiti di autorizzazione diversi.

Se configuri la cancellazione automatica dopo un incasso fallito, verifica come ogni portale collegato gestisce questa modifica. Su alcuni canali potrebbe essere necessario cancellare anche manualmente la prenotazione dalla loro extranet.

Gli incassi aggiuntivi non vengono necessariamente processati in automatico e potrebbe essere necessario cambiare la loro configurazione da manuale ad automatica.

Se una cauzione viene gestita tramite uno strumento esterno, quell’operazione non sarà sincronizzata automaticamente con Avantio e dovrà essere controllata manualmente.

Il rimborso di una cauzione può richiedere diversi giorni prima di apparire sul conto dell’ospite a seconda della banca.

Prima di applicare modifiche alla tua operatività abituale, verifica sempre come la configurazione influirà sulle prenotazioni di diversa origine e sulle tue condizioni di pagamento e cancellazione.

Buone pratiche

Configura regole di incasso semplici e coerenti con le tue condizioni di prenotazione.

Valuta attentamente quale comportamento applicare dopo un incasso fallito.

Utilizza l’autenticazione rafforzata quando hai bisogno di aumentare la protezione contro possibili contestazioni di addebito.

Controlla lo storico dei pagamenti dopo aver modificato la configurazione.

Informa correttamente l’ospite sulle tempistiche di rimborso di una cauzione.

Utilizza sempre i flussi sicuri di Avantio Payments per richiedere o aggiornare i dati della carta.

Controlla periodicamente i pagamenti falliti e i tentativi per individuare eventuali punti critici.

Caso pratico

Immagina di ricevere una prenotazione da un portale e che il primo pagamento debba essere effettuato automaticamente.

Puoi configurare Avantio Payments affinché:

Gestisca il pagamento secondo le condizioni della prenotazione.
Richieda l'autenticazione rafforzata quando necessario.
Informi l’ospite se il pagamento non può essere completato.
Effettui nuovi tentativi di addebito secondo la configurazione impostata.
Modifichi lo stato della prenotazione una volta ricevuto il pagamento corrispondente.
Se tutti i tentativi falliscono, segni la prenotazione come fallita o la annulli, in base all’opzione che hai definito.

In questo modo, gran parte del monitoraggio avviene automaticamente e il tuo team deve intervenire solo quando è davvero necessario.

Errori frequenti

L’ospite non riceve una richiesta o una notifica: controlla il tipo di prenotazione, lo stato del pagamento e la configurazione delle notifiche.

Il pagamento non viene processato automaticamente: verifica che l’operazione sia impostata come automatica e che corrisponda al tipo di prenotazione.

Un addebito fallisce per autenticazione: l’ospite dovrà completare correttamente la validazione richiesta.

La prenotazione non cambia stato: controlla che l’automazione corrispondente sia attiva e che siano state rispettate le condizioni di pagamento.

Una cancellazione non appare sul portale: verifica la compatibilità del canale ed effettua la cancellazione manualmente nella sua extranet quando necessario.

Un’operazione gestita fuori da Avantio non appare nel sistema: le transazioni esterne non si sincronizzano automaticamente.

Se qualcosa non funziona

Se la funzionalità non si comporta come previsto, controlla questi punti prima di contattare il nostro servizio clienti:

Verifica che la configurazione di Avantio Payments sia stata salvata correttamente.
Controlla la provenienza della prenotazione e il tipo di operazione che stai cercando di processare.
Controlla lo stato del pagamento, le automazioni configurate e lo storico delle transazioni.
Verifica se il pagamento richiede l’autenticazione da parte dell’ospite.
Se si tratta di una cancellazione, controlla anche lo stato della prenotazione sul portale corrispondente.
Aggiorna la pagina e controlla nuovamente il risultato.

Se il problema persiste, contatta il nostro servizio clienti e includi screenshot, riferimento della prenotazione, data e importo dell’addebito, origine della prenotazione e messaggio di errore, se presente.

Domande frequenti

Cosa succede se un pagamento viene rifiutato?

Se un pagamento non può essere completato, il sistema può informare automaticamente l’ospite e applicare i tentativi di nuovo addebito configurati.

Con Avantio Payments possono essere effettuati fino a tre tentativi automatici entro 72 ore dal primo tentativo fallito, offrendo così fino a quattro opportunità di completare il pagamento, incluso il tentativo iniziale.

Ad ogni nuovo tentativo, l’ospite può ricevere informazioni sullo stato dell’addebito e, quando necessario, istruzioni per aggiornare il metodo di pagamento.

Cosa succede se l’ospite non completa l’autenticazione rafforzata (SCA)?

Se l’autenticazione richiesta non viene completata correttamente, l’addebito viene considerato fallito.

Da quel momento verrà applicato il comportamento che hai configurato per i pagamenti falliti, inclusi eventuali tentativi automatici.

Posso inviare un link per far inserire la carta all’ospite?

Sì. Quando hai bisogno di richiedere una carta, Avantio Payments può inviare all’ospite un link sicuro per inserire i dati direttamente nell’apposito modulo.

In questo modo, non è necessario richiedere i dati della carta tramite canali meno sicuri.

Quanto tempo ci vuole per processare un addebito automatico su una prenotazione manuale?

Nelle prenotazioni manuali con addebiti automatizzati, la notifica di addebito viene inviata circa 30 minuti dopo aver salvato la prenotazione e l’addebito viene processato circa 60 minuti dopo.

Se preferisci non attendere questi tempi, puoi configurare le prenotazioni manuali affinché non siano automatizzate e utilizzare l’opzione «Richiedi carta e addebita» quando vuoi avviare il processo.

Quando viene processata una prenotazione da portale il cui addebito è previsto per lo stesso giorno?

Quando una prenotazione proveniente da un portale viene registrata e l’addebito deve essere effettuato lo stesso giorno, Avantio Payments processa l’addebito circa 90 minuti dopo che la prenotazione è stata sincronizzata.

Per le prenotazioni effettuate dal proprio sito web con pagamento immediato, l’addebito viene processato durante la procedura di prenotazione.

Quando riceve l’ospite una conferma di pagamento?

La conferma viene inviata, tra gli altri casi, quando:

Il pagamento non richiede un’autorizzazione diretta da parte dell’ospite.
Un primo tentativo è fallito e uno dei tentativi successivi viene completato con successo.

Posso utilizzare Avantio Payments se non ho un sito web né un’integrazione?

Per utilizzare i flussi di Avantio Payments che richiedono l’inserimento, la richiesta, l’autorizzazione o l’aggiornamento di una carta è necessario disporre di un ambiente sicuro in grado di mostrare il modulo di pagamento e tokenizzare i dati della carta, tramite web, motore di prenotazione integrato o altro sistema compatibile.

Posso gestire una cauzione fuori da Avantio Payments?

Sì, ma tieni presente che una cauzione gestita tramite uno strumento esterno non verrà sincronizzata automaticamente con Avantio. Il monitoraggio dovrà essere effettuato manualmente nel sistema.

Che cos’è il Convertitore di valuta in Avantio?

Il Convertitore di valuta è un modulo che risolve la limitazione di alcuni portali che non accettano la valuta utilizzata dalla tua agenzia. Con questo modulo puoi:

Selezionare la valuta che verrà mostrata su ciascun portale.
Mantenere i tuoi prezzi coerenti e aggiornati automaticamente in base al tasso di cambio.
Visualizzare le Prenotazioni nella valuta della tua agenzia, anche se il turista ha prenotato in un’altra valuta.

Per maggiori informazioni su questo argomento, ti consigliamo di consultare questo articolo.

Configura Avantio Payments e automatizza i tuoi incassi in modo sicuro