Trasforma attività ripetitive in processi automatici con i modelli
Quando gestisci Prenotazioni, Contratti o Fatture, ripetere sempre le stesse informazioni può risultare tedioso e farti perdere tempo. Con i Modelli di documenti puoi automatizzare gran parte di questa attività: basta definire un modello e il sistema compilerà i dati in modo automatico. Così risparmi fatica, riduci gli errori e assicuri una comunicazione coerente con Clienti e Proprietari.
Definizioni chiave
Campi automatici: dati estratti dal database (nome del cliente, date della Prenotazione, importo in sospeso). Si identificano tra cancelletto, ad esempio: #cliente#.
Modello: schema che combina testo predefinito con elementi che possono essere modificati e compilati.
Che cosa sono i modelli di documenti?
I Modelli sono schemi predefiniti che integrano testo personalizzato e Campi automatici. Questo permette di generare documenti e messaggi in modo rapido e preciso.
Benefici principali
Generare e-mail e documenti in pochi secondi.
Mantenere coerenza nella comunicazione.
Risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali.
Adattare automaticamente i messaggi alla lingua del Cliente o del Proprietario.
Come accedere ai modelli
Accedi a VRMS → Configurazione e seleziona «Modelli» in alto a destra nel menu.
In «Filtri», scegli la categoria di cui hai bisogno (Prenotazioni, Proprietari, Ricevute, Fatture, ecc.).
Funzionamento generale
Il sistema include oltre 20 Modelli pronti all’uso. Puoi:
Personalizzarli: modificare il testo e aggiungere logo, immagini o tabelle.
Duplicarli: creare una copia e adattarla senza partire da zero.
Crearli ex novo: consigliato solo se ti serve qualcosa di molto specifico, perché richiede maggiore complessità.
Consiglio utile
Quando possibile, parti da un Modello preconfigurato. È più rapido e sicuro che iniziare da zero.
Lingue
Il sistema seleziona automaticamente la versione corretta in base alla lingua del Cliente o del Proprietario. Devi solo personalizzare il testo in ciascuna lingua; i Campi automatici si compileranno da soli.
Modelli di prenotazione web
Vengono inviati automaticamente al turista dopo una prenotazione online.
Includono variazioni a seconda del metodo di pagamento scelto.
Non possono essere eliminati né sospesi, ma possono essere modificati per adeguarne il contenuto.
Consentono di usare solo i campi assegnati a questa categoria (Cliente Web, Metodo di pagamento Web, Proprietà/Alloggi Web, Prenotazioni Web, Altro).
Buone pratiche
Quando lavori con i Modelli rispondi alle seguenti domande:
Hai duplicato un Modello esistente prima di crearne uno nuovo?
Il testo personalizzato è adattato a tutte le lingue che utilizzi?
Hai inserito il tuo logo e le immagini quando opportuno?
I Campi automatici sono corretti e appartengono alla categoria scelta?
L’uso dei Modelli in Harmony ti permette di risparmiare tempo, ridurre gli errori e mantenere una comunicazione chiara e professionale.
Personalizzarli in base alle tue esigenze assicura coerenza in ogni interazione con Clienti e Proprietari.
Domande frequenti
Come posso duplicare un modello di documenti in Harmony?
Come posso duplicare un modello di documenti in Harmony?
Accedi a Modelli di documenti, seleziona il Modello che desideri e fai clic su Duplica. Potrai poi modificare la copia senza cambiare l’originale.
È possibile inserire tabelle all’interno di un modello di documenti?
È possibile inserire tabelle all’interno di un modello di documenti?
Sì. L’editor di Harmony consente di aggiungere tabelle per strutturare le informazioni in modo più chiaro.
Cosa devo fare se ho bisogno di un modello completamente nuovo in Harmony?
Cosa devo fare se ho bisogno di un modello completamente nuovo in Harmony?
Puoi crearlo da zero, anche se è consigliabile duplicarne uno esistente per risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Posso interrompere l’invio automatico di un modello di prenotazione web?
Posso interrompere l’invio automatico di un modello di prenotazione web?
No. Questi Modelli vengono sempre inviati automaticamente dopo una prenotazione online, ma puoi modificarne il contenuto per adattarlo alle tue esigenze.