Accord d’Importation des Réservations
Ce document explique les instructions et conditions nécessaires pour finaliser l’importation de vos réservations dans le Système de Gestion de Locations de Vacances d’Avantio (VRMS).
Merci de lire attentivement et de suivre toutes les instructions avant de signer. Votre signature confirme que vous comprenez et acceptez ces conditions.
Résumé
L’importation des réservations permet à Avantio de charger en masse toutes vos réservations existantes sur votre compte Avantio.
Ce processus est réalisé une seule fois par un technicien Avantio, à l’aide d’un modèle standard Excel fourni par Avantio.
IMPORTANT :
L’importation des réservations ne sera effectuée que si le logement dispose d’au moins 20 réservations.
Le document Excel doit être complété exactement selon les instructions détaillées ci-dessous.
Toute erreur, incohérence ou donnée manquante pourra retarder ou empêcher le processus d’importation.
Étapes à Suivre
Votre Spécialiste de Mise en Place vous fournira un modèle de feuille de calcul au début de la mise en place, vous devrez suivre les étapes ci-dessous pour commencer le processus d’importation :
Complétez la Feuille de Calcul | Vérifiez le Fichier attentivement et informez votre Spécialiste | Importation et Confirmation |
Saisissez toutes les réservations futures (manuelles, de propriétaires, portails et site web)
| Une fois le fichier complété et vérifié, informez votre spécialiste de Mise en Place, qui vérifiera le fichier et confirmera s’il est prêt pour l’importation. | Après l’importation, vous recevrez un avis de confirmation.
Si une réservation n’a pas été importée à cause d’erreurs, elle devra être ajoutée manuellement.
Connectez votre compte Avantio aux portails via le Channel Manager. |
Vérifiez toutes les données. Les fichiers incorrects ou incomplets ne seront pas importés. |
| Cette étape est obligatoire pour garantir que vos calendriers soient à jour. |
Conditions Importantes
1. Importation unique
Une seule importation par compte est autorisée.
Aucune importation partielle, test ou répétée n’est acceptée.
Assurez-vous d’inclure toutes les réservations avant d’envoyer le fichier.
2. Utilisation obligatoire du format d’origine
Aucune modification du modèle n’est autorisée. Il faut respecter strictement le format fourni.
Ne réorganisez pas les colonnes, ne changez pas les noms et n’ajoutez ni ne supprimez de colonnes.
3. Format et exactitude des données
Tous les champs obligatoires doivent être remplis.
Toute erreur de format ou information incomplète empêchera l’importation.
4. Après l’importation
Les nouvelles réservations devront être ajoutées manuellement pour éviter les sur-réservations.
Les réservations en conflit (dates qui se chevauchent avec des données existantes) seront exclues et devront être ajoutées manuellement.
5. Synchronisation avec les portails
Les réservations importées ne seront synchronisées avec les portails que si les champs suivants sont correctement remplis :
Source
External Reservation ID (ID de Réservation Externe)
6. Restriction de TVA
Un seul type de TVA par importation est autorisé.
Si vous travaillez avec différents types de TVA, utilisez des modèles séparés.
NOTE :
Les réservations importées sont exclues des déclencheurs automatiques des modules de Check-in Online et Paiements d’Avantio.
Ces processus ne s’exécutent pas rétroactivement, même si les modules sont activés après l’importation.
Champs du document
Tous les champs marqués comme obligatoires dans le modèle doivent être remplis.
Réservations de propriétaires
Incluez l’adresse e-mail du propriétaire.
Sélectionnez “Owner” dans les colonnes Source et Status.
Réservations VRBO
Incluez obligatoirement :
Toutes les réservations futures.
Les réservations des 60 derniers jours, pour garantir une synchronisation complète.
Champ | Description |
Source | Choisissez : Propriétaire, Online ou le nom d’un portail (Booking.com, Airbnb, etc.). Uniquement depuis le menu déroulant. |
External Reservation ID | Doit correspondre à l’ID original de la réservation du portail pour la synchronisation. Pour les réservations manuelles ou via votre web, vous pouvez indiquer n’importe quel numéro unique. |
Property ID | Se trouve dans la fiche du logement sur Avantio. |
Property Name | Doit correspondre exactement à ce qui apparaît dans Avantio VRMS. |
Date Format | Utilisez le format AAAA-MM-JJ pour les champs Check-in, Check-out et Created Date. |
Hour format | Le format doit être 24:00 h pour l’heure. |
Created Date | Utilisez la date de création de la réservation. Si elle est inconnue, utilisez la date de check-in |
Status | Choisissez-en un : confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Uniquement depuis le menu déroulant. |
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Adults/Kids | Valeurs par défaut : Adultes = 1, Enfants = 0. Ajoutez les bébés dans la colonne Enfants si besoin. |
Guest First Name | Champ obligatoire. Utilisez “none” si inconnu. Les noms complets dans ce champ seront importés tels quels. |
Guest last Name | Assurez-vous que le nom de famille soit dans cette colonne |
Guest Language | Utilisez : en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Uniquement depuis le menu déroulant. |
Total Price | Ce montant correspond au montant total de la réservation (location + ménage ou tout autre extra). Si vous saisissez des décimales, utilisez une “,” |
Final Cleaning | Frais de ménage (TVA incluse). Les autres extras non disponibles dans l’excel doivent être ajoutés manuellement après l’importation. |
Extras | Indiquez-les uniquement si un supplément s’applique. Sinon, laissez vide. |
Taxes de séjour | Indiquez-la uniquement si applicable.
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Portal Commission | Commission TVA incluse |
Champs Optionnels
Vous pouvez compléter les champs optionnels pour le suivi ou les rapports internes, même s’ils ne sont pas nécessaires à l’importation.
Champs | Description |
Guest Information | Incluez téléphone, adresse, pays, etc. Vérifiez l’orthographe. Si vous n’avez pas l’adresse complète, ne l’ajoutez pas. |
Guest ID | Saisissez le numéro d’identification du client. |
Total Paid / Total Due | Apparaîtra comme une seule ligne dans le détail des paiements. Dates requises. |
Payment Dates | Si aucune date n’est fournie, les champs Created Date et Check-in Date seront utilisés. |
Payment Method | Choisissez : POS Credit Card, Bank transfer, Cash. Uniquement depuis le menu déroulant. |
Total Price Modifier | Saisissez une valeur positive qui sera déduite du prix total. |
Notes | Utilisez Agent Notes ou Client Notes pour la communication interne ou avec le client. |
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Reconnaissance et Signature
En signant ci-dessous, vous confirmez que :
Vous avez lu et compris cet Accord d’Importation des Réservations.
Vous acceptez de suivre toutes les instructions et conditions.
Vous reconnaissez que toute erreur ou problème résultant du non-respect de ces instructions ou d’un manque/inexactitude d’information sera de votre seule responsabilité, et pourra retarder, empêcher ou affecter le résultat du processus d’importation.
Nom de l’entreprise :________________________________________
Nom du représentant autorisé : _________________________
Signature : _____________________________________________
Date : _________________________________________________