Accord d’Importation des Réservations

Ce document explique les instructions et conditions nécessaires pour compléter l’importation de vos réservations dans le Système de Gestion de Locations de Vacances d’Avantio (VRMS).

Merci de lire attentivement et de suivre toutes les instructions avant de procéder à l’importation. En activant le bouton « j’ai lu et je respecte toutes les exigences d’importation », vous acceptez les conditions de ce document.

Résumé

L’importation des réservations permet à Avantio de charger en masse toutes vos réservations existantes sur votre compte Avantio.

Vous pouvez effectuer ce processus de façon autonome autant de fois que nécessaire.

IMPORTANT :

Le document Excel doit être complété exactement selon les instructions détaillées ci-dessous.
Toute erreur, incohérence ou donnée manquante pourra retarder ou empêcher le processus d’importation.

Étapes à suivre

1. Vous pouvez télécharger le fichier depuis l’interface d’importation à l’étape 2.

1. Complétez la feuille de calcul	2. Vérifiez soigneusement le fichier	3. Importation et confirmation
Saisissez toutes les réservations futures (manuelles, de propriétaires, portails et site web) Respectez le format et les exemples indiqués en haut de chaque colonne. N’ajoutez, ne supprimez ni ne changez l’ordre des colonnes. Remplissez tous les champs obligatoires (voir section suivante)	Une fois le fichier complété et vérifié, vous pouvez le télécharger à la deuxième étape pour l’importation	Vous pouvez voir dans l’onglet « processus » en bas du menu latéral gauche lorsque l’importation est terminée. Vous pouvez télécharger la liste des erreurs depuis ce même onglet processus, une fois l’importation terminée. Si une réservation n’a pas été importée à cause d’erreurs, vous pouvez corriger les erreurs et réimporter ou l’ajouter manuellement.
Vérifiez toutes les données. Les fichiers incorrects ou incomplets ne seront pas importés.		Cette étape est obligatoire pour garantir que vos calendriers soient à jour.

Conditions importantes.

1. Utilisation obligatoire du format original

Aucune modification du modèle n’est autorisée. Il faut respecter strictement le format fourni.
Ne réorganisez pas les colonnes, ne changez pas les noms et n’ajoutez ni ne supprimez de colonnes.

2. Format et exactitude des données

Tous les champs obligatoires doivent être remplis.
Toute erreur de format ou information incomplète empêchera l’importation.

3. Après l’importation

Les nouvelles réservations devront être ajoutées manuellement pour éviter les surbookings. Ou vous pouvez effectuer une nouvelle importation en suivant les mêmes étapes.

4. Synchronisation avec les portails

Les réservations importées ne seront synchronisées avec les portails que si les champs suivants sont correctement remplis :
- Source (Source)
- External Reservation ID (ID de Réservation Externe)

6. Considérations sur la TVA

Modèle de prix avec taxes incluses

La TVA appliquée aux réservations importées sera celle configurée dans les règles de facturation, en fonction des logements assignés à chaque règle.

Modèle de prix avec taxes exclues – Dubaï, Mexique et USA

Pour les comptes utilisant un modèle avec taxes exclues, les montants indiqués dans le fichier Excel doivent correspondre au total de la réservation hors taxes.

REMARQUE :

Les réservations importées sont exclues des triggers automatiques des modules de Check-in Online et Avantio Payments.

Ces processus ne s’exécutent pas rétroactivement, même si les modules sont activés après l’importation.

Champs du document

Tous les champs marqués comme obligatoires dans le modèle doivent être remplis.

Réservations de propriétaires

Incluez l’adresse e-mail du propriétaire.
Sélectionnez “Owner” dans les colonnes Source et Status.

Réservations VRBO

Inclure obligatoirement :

Toutes les réservations futures.
Les réservations des 60 derniers jours, pour garantir une synchronisation complète.
Pour les réservations provenant d’Expedia qui arrivent via la connexion avec VRBO, le canal d’origine doit être indiqué comme VRBO.

Champ	Description
Source	Choisissez : Propriétaire, En ligne ou le nom d’un portail (Booking.com, Airbnb, etc.). Uniquement depuis le menu déroulant.
External Reservation ID	Doit correspondre à l’ID original de la réservation sur le portail pour la synchronisation. Pour les réservations manuelles ou via votre Web, vous pouvez indiquer n’importe quel numéro unique.
Property ID	Se trouve dans la fiche du logement dans Avantio.
Property Name	Doit correspondre exactement à ce qui apparaît dans Avantio VRMS.
Date Format	Utilisez le format AAAA-MM-JJ pour les champs Check-in, Check-out et Created Date.
Created Date	Utilisez la date de création de la réservation. Si elle est inconnue, utilisez la date de check-in.
Status	Choisissez-en un : confirmed, cancelled, inquiry, on hold, paid, unpaid, warranty, owner. Uniquement depuis le menu déroulant.
	Le statut Inquiry (Demande) ne bloque pas le calendrier. Le statut On Hold (En attente) est importé comme périodes bloquées sans données client. Les réservations non payées sont considérées comme provisionnelles.
Adults/Kids	Valeurs par défaut : Adultes = 1, Enfants = 0. Ajoutez les bébés dans la colonne Enfants si besoin.
Guest First Name	Champ obligatoire. Utilisez “none” si inconnu. Les noms complets dans ce champ seront importés tels quels.
Guest last Name	Assurez-vous que le nom de famille soit dans cette colonne.
Guest Language	Utilisez : en_GB, es_ES, en_US, pt_PT, pt_BR, it_IT, fr_FR, de_DE. Uniquement depuis le menu déroulant.
Total Price	Ce montant correspond au montant total de la réservation (location + ménage ou tout autre extra). Si vous saisissez des décimales, utilisez une “,”.
Final Cleaning	Frais de ménage (TVA incluse). Les autres Extras non disponibles dans l’excel doivent être ajoutés manuellement après l’importation. Si le ménage est inclus sans coût supplémentaire mais que vous souhaitez générer une tâche dans le module Opérations, indiquez le prix à 0,0.
Extras	Indiquez-les uniquement si un supplément s’applique. Sinon, laissez vide. S’ils sont inclus sans coût supplémentaire mais que vous souhaitez générer une tâche dans le module Opérations, indiquez le prix à 0,0.
Taxes de séjour	Indiquez-la uniquement si elle s’applique. Si la taxe est gérée par le portail (par exemple, Airbnb) ou s’il n’y a pas de taxe de séjour, laissez vide.
Portal Commission	Commission avec TVA incluse

Champs optionnels

Vous pouvez compléter les champs optionnels pour le suivi ou les rapports internes, bien qu’ils ne soient pas nécessaires pour l’importation.

Champs	Description
Guest Information	Inclut téléphone, adresse, pays, etc. Vérifiez l’orthographe. Si vous n’avez pas l’adresse complète, ne l’ajoutez pas.
Guest ID	Indiquez le numéro d’identification du client.
Total Paid / Total Due	Apparaîtra comme une seule ligne dans le détail des paiements. Dates requises.
Payment Dates	Si aucune date n’est fournie, les champs Created Date et Check-in Date seront utilisés.
Payment Method	Choisissez : Carte de crédit POS, Virement bancaire, Espèces. Uniquement depuis le menu déroulant.
Total Price Modifier	Indiquez une valeur positive qui sera déduite du prix total.
Notes	Utilisez Notes Agent ou Notes Client pour la communication interne ou avec le client.

Vous avez lu et compris cet Accord d’Importation de Réservations.
Vous acceptez de suivre toutes les instructions et conditions.
Vous reconnaissez que toute erreur ou problème résultant du non-respect de ces instructions ou du manque/d’inexactitude des informations sera de votre seule responsabilité, et peut retarder, empêcher ou affecter le résultat du processus d’importation.

Accord d’importation de réservations