Automatisez vos réservations et évitez les erreurs avec des confirmations et rappels
La gestion de multiples réservations exige précision et efficacité. Les rappels et confirmations automatiques permettent de réduire les erreurs, éviter les retards, diminuer le travail manuel et, en même temps, transmettre une plus grande confiance aux clients.
Avec Harmony, il est possible de configurer des automatisations dans la catégorie «Réservations», qui s'activent selon l'état de la réservation et le type de paiement.
Définitions clés
Harmony: plateforme qui permet de configurer et d'automatiser l'envoi d'e-mails liés aux réservations.
Solution: règle automatisée créée dans Harmony pour exécuter un processus (exemple : envoi d'instructions à un touriste).
Tags: étiquettes qui permettent de segmenter l'envoi d'e-mails à des groupes spécifiques de clients, logements, propriétaires ou portails.
Quelles solutions offre la catégorie «Réservations»
Selon votre configuration, vous disposez d'une ou deux solutions :
Gérer les réservations en attente de paiement.
Confirmer automatiquement les réservations avec paiement immédiat depuis votre web (uniquement si vous disposez d'un web Avantio ou d'une intégration avec des méthodes de paiement immédiates).
1. Gérer les réservations en attente de paiement
Lorsque le système détecte qu'un client a un paiement en attente, vous pouvez programmer un rappel automatique et personnaliser le message pour indiquer comment compléter l'opération :
Avertir que le prélèvement sera effectué sur la carte à une date précise (si vous avez activé le module de stockage de carte).
Envoyer un lien de paiement générique (disponible uniquement pour PayPal et Redsys Instant TPV).
Inclure des instructions pour effectuer un virement bancaire.
Étape par étape
Accédez à
VRMS → Harmonyet entrez dans «Dashboard» ou dans «Solutions».Cliquez sur «Créer une nouvelle solution» et sélectionnez la catégorie «Réservations».
Appuyez sur «Nouvelle configuration», créez la solution et attribuez-lui un nom descriptif.
Sélectionnez le moment d'exécution (par exemple, 30 jours avant l'arrivée, à 15h00). Vous pouvez utiliser des nombres positifs ou négatifs pour indiquer si l'action se produit après ou avant la date prévue.
Configurez les notifications : destinataires, modèle et éventuelles copies.
Définissez si cela s'appliquera aux nouvelles réservations ou également à celles déjà existantes.
Enregistrez la configuration.
Attention aux détails
Le système interprète «mois» comme 30 jours calendaires.
L'heure d'envoi correspond toujours à l'heure locale de votre compte VRMS.
Si la réservation est créée après la date programmée d'envoi, le système ajuste automatiquement l'envoi à la prochaine vérification.
2. Confirmer automatiquement les réservations avec paiement immédiat
Si vous disposez d'un web Avantio ou d'une intégration avec PayPal ou POS (sauf Avantio Payments), vous pouvez automatiser la confirmation des réservations.
Comment ça fonctionne
Lorsque le client effectue un paiement immédiat, le système :
Change automatiquement l'état de la réservation de «Pré-réservation» à «Réservation».
Envoie un e-mail de confirmation au client.
Étape par étape
Créez la solution dans Harmony et donnez-lui un nom clair.
Sélectionnez les méthodes de paiement qui doivent activer l'automatisation.
Définissez le moment d'exécution si vous souhaitez retarder l'action (exemple : 2 jours après la réservation, à 15h00).
Configurez les tags si vous souhaitez filtrer par propriétaires, logements ou portails.
Personnalisez les notifications et ajoutez-en d'autres si vous le jugez nécessaire.
Indiquez si cela doit s'appliquer uniquement aux nouvelles réservations ou également aux existantes.
Enregistrez la solution.
Attention aux détails
La caution est considérée comme un paiement en attente dans ce type de solutions.
Le calcul du pourcentage de paiement est effectué sur le montant total de la réservation, y compris les extras et les taxes.
L'automatisation des confirmations et rappels de paiement dans Harmony simplifie la gestion des réservations et optimise la communication avec les clients. Mettre en œuvre ces solutions réduit les erreurs, améliore l'efficacité opérationnelle et renforce la confiance des clients dans le processus de réservation.
Conseil utile
Utilisez les tags de manière stratégique : segmentez les envois pour éviter de saturer avec des e-mails inutiles.
Assurez-vous que les modèles soient clairs : expliquez en détail comment effectuer le paiement pour réduire les doutes.
Combinez confirmation et remerciement : un e-mail de confirmation peut également inclure des informations utiles sur le séjour.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une réservation est créée après la date programmée pour un envoi automatique ?
Que se passe-t-il si une réservation est créée après la date programmée pour un envoi automatique ?
Le système ajuste l'envoi et l'exécute lors de la prochaine vérification disponible.
Quelle est la différence entre utiliser des jours positifs et négatifs lors de la programmation du moment d'exécution ?
Quelle est la différence entre utiliser des jours positifs et négatifs lors de la programmation du moment d'exécution ?
Une valeur positive programme l'envoi X jours après la date indiquée, tandis qu'une valeur négative le programme X jours avant.
Le calcul des paiements inclut-il seulement le logement ou aussi les extras et taxes ?
Le calcul des paiements inclut-il seulement le logement ou aussi les extras et taxes ?
Le système calcule toujours sur le montant total de la réservation, y compris les extras et les taxes.
Puis-je utiliser ces automatisations si mon compte a Avantio Payments ?
Puis-je utiliser ces automatisations si mon compte a Avantio Payments ?
Non. Dans ce cas, Avantio Payments gère directement les changements d'état et les confirmations.