Découvrez quels sont les changements de facturation dans vos documents comptables
La nouvelle facturation affecte la manière d’émettre des factures, d’enregistrer les encaissements, d’utiliser les Modèles, de gérer les dates, de calculer les commissions et d’appliquer les exonérations de TVA. Adapter ces éléments garantit que les Réservations, les paiements et les obligations fiscales soient gérés avec cohérence et sécurité dans le nouveau cadre légal.
1. Immutabilité des documents comptables
Avec la nouvelle structure, vous ne pouvez plus modifier ni supprimer des factures émises, ce qui garantit que chaque document conserve son intégrité dans le temps.
Important
Si vous émettez une facture comportant une erreur, vous devrez la corriger en émettant une facture rectificative (avoir), puis en réémettant la facture.
2. Prévisualisation
Avant d’émettre la facture, le système affiche un aperçu du détail des montants avec :
Le total à facturer.
Déjà facturé.
À facturer.
3. Validation des données
Selon le type de facturation sélectionné, par exemple client ou entreprise, une validation automatique des données du destinataire est également exécutée, ce qui réduit les erreurs dans le NIF, la raison sociale et les données fiscales essentielles.
Conseil utile
Si le détail ne correspond pas à ce qui est attendu, ajustez les données avant d’émettre la facture. Une fois émise, le document est Bloqué et toute correction exigera des documents supplémentaires plutôt que des changements directs.
4. Contrôlez les paiements avec des reçus et des justificatifs de paiement
La gestion des encaissements s’appuie désormais sur différents documents comptables :
Le reçu est généré uniquement sur une facture émise et sert de justificatif de paiement de cette facture.
Le justificatif de paiement est un nouveau document qui atteste un encaissement sans nécessité de facture préalable, particulièrement utile pour des acomptes ou des arrhes de Réservations.
Important
La modification manuelle de l’état de paiement est remplacée par l’émission de reçus, de sorte que chaque variation de l’état d’encaissement d’une facture soit étayée par un document officiel.
5. Mettez à jour les Modèles de documents comptables
Les anciens Modèles ne sont plus compatibles avec le nouveau module. La catégorie « Documents comptables » regroupe des Modèles de :
Facture, avoir et pro forma.
Reçu.
Ces Modèles :
Ont été conçus selon les exigences légales actuelles.
Admettent des blocs personnalisés avec des données de Réservation, par exemple le nom du voyageur, le numéro de référence ou les dates de séjour.
Maintiennent un format cohérent dans tous les documents comptables.
Conseil utile
Créez toujours une copie du Modèle de base avant de personnaliser logos, couleurs ou blocs d’information. Vous conservez ainsi un modèle de référence et évitez de modifier directement un Modèle déjà en usage.
6. Gérez les dates d’émission et d’opération dans les factures
Chaque facture distingue deux dates obligatoires :
Date d’émission : indique quand la facture est émise. Non modifiable.
Date d’opération : indique quand le service est rendu et peut être ajustée avant l’émission.
7. Ajustez bases de calcul, commissions et TVA dans les règles de facturation
Les bases imposables qui soustrayaient le paiement au Propriétaire sont dépréciées :
« Total de la location moins paiement au Propriétaire ».
« Total de la Réservation moins le paiement au Propriétaire ».
À la place, vous pouvez utiliser la « marge commerciale », qui utilise la marge commerciale calculée de la Réservation. Cette base est particulièrement utile si vous travaillez avec des montants fixes de gestion ou de service.
Concernant les commissions :
Il est possible d’afficher la commission du portail comme un concept séparé dans la facture, ajoutée comme poste indépendant.
Vous pouvez utiliser l’option « soustrait du loyer la commission du portail pour calculer votre commission et additionne ensuite la commission du portail », qui permet de calculer la commission de l’agence en déduisant la commission du portail puis en ajoutant ensuite la commission du portail à ce calcul.
Concernant la TVA :
Un nouveau mapping des exonérations est incorporé conformément aux articles de la Loi espagnole sur la TVA.
Les anciennes exonérations sont migrées automatiquement vers de nouvelles équivalences, par exemple, de « 14 - Exempt » à « Exonéré - Article 20. Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée ».
Conseil utile
Vérifiez que toutes les opérations avec un taux de TVA à 0 % soient liées à un motif d’exonération valable et cohérent avec la réalité de vos services.
8. Pro forma améliorées
La nouvelle structure permet d’émettre des proforma directement sur des Réservations, ce qui facilite l’envoi de devis ou de factures provisoires avant de générer le document définitif.
Résumé des principaux changements
Avec cette mise à jour, certaines fonctions auparavant disponibles ne le sont plus, au profit d’un système plus sûr, automatisé et aligné sur les exigences légales actuelles.
Les principales différences par rapport au modèle précédent apparaissent dans ce tableau :
Avant | Maintenant | Bénéfice principal |
Modifier ou supprimer des factures émises | Les factures émises ne peuvent pas être modifiées ni supprimées | Intégrité et traçabilité accrues de l’information comptable |
Anciens Modèles de facture | Modèles « Documents comptables » mis à jour et personnalisables | Conceptions modernes et alignées sur les exigences légales |
Bases imposables soustrayant le paiement au Propriétaire | Bases de ce type dépréciées, nouvelle base de « marge commerciale » | Calcul plus clair de la marge de l’agence, en particulier avec des montants fixes |
Modification manuelle de l’état de paiement | États de paiement contrôlés via l’émission de reçus | Chaque changement d’état est étayé par un document officiel et aisément auditable |
Cette mise à jour conduit à une facturation plus transparente, automatisée et préparée pour Veri*factu, moins de marge d’erreurs manuelles et davantage de sécurité juridique.
Foire aux questions
Que dois-je faire si je détecte une erreur sur une facture émise avec la nouvelle structure ?
Que dois-je faire si je détecte une erreur sur une facture émise avec la nouvelle structure ?
Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer la facture émise. Pour corriger une erreur, vous devez générer un document rectificatif (avoir) pour annuler la facture erronée et réémettre une nouvelle facture.
Quelle différence pratique existe-t-il entre reçu et justificatif de paiement ?
Quelle différence pratique existe-t-il entre reçu et justificatif de paiement ?
Le reçu est lié à une facture émise et atteste le paiement de cette facture. Le justificatif de paiement documente un encaissement sans facture préalable, par exemple un acompte de Réservation, et permet de laisser une trace formelle de l’entrée jusqu’à l’émission de la facture correspondante.
Pourquoi les bases imposables qui soustraient le paiement au Propriétaire disparaissent-elles ?
Pourquoi les bases imposables qui soustraient le paiement au Propriétaire disparaissent-elles ?
Parce que le nouveau modèle privilégie des calculs plus transparents basés sur la marge commerciale. De cette façon, le bénéfice de l’agence est mieux dissocié des autres composantes du prix et l’analyse économique est simplifiée.
Quels avantages apportent les nouveaux Modèles de documents comptables ?
Quels avantages apportent les nouveaux Modèles de documents comptables ?
Les nouveaux Modèles respectent les exigences légales actuelles, permettent de personnaliser des blocs d’information de Réservation et unifient le format des factures, avoirs, pro forma et reçus. Cela améliore la clarté des documents et facilite leur justification auprès des autorités.
Quel rôle jouent les pro forma sur Réservations dans la nouvelle structure ?
Quel rôle jouent les pro forma sur Réservations dans la nouvelle structure ?
Les pro forma permettent de présenter des devis ou des propositions économiques basés sur des Réservations avant d’émettre la facture définitive. Vous pouvez ainsi valider montants et conditions avec les clients et Propriétaires sans générer encore de document à impact comptable.