Simplifiez votre gestion comptable grâce aux règles de facturation automatisées
Émettre des factures peut vite devenir un casse-tête : à qui facturer ? Quel taux de TVA appliquer ? Quels frais inclure ?
Avec les règles de facturation d’Avantio, vous pouvez simplifier ce processus et garantir que chaque facture soit générée de manière cohérente, claire et sans erreur.
Ainsi, vous gagnez du temps, réduisez les risques et gérez vos opérations en toute sérénité.
Que sont les règles de facturation
Les règles de facturation sont des formules qui indiquent au système comment émettre vos factures : quel taux de TVA appliquer, quelles informations fiscales afficher, à qui facturer et sur quelle base calculer les montants. Une fois configurées, le processus devient automatisé et bien plus efficace.
Configuration initiale
Dans le menu latéral gauche, accédez à
Comptabilité → Facturation → Configurer les règles de facturation.Vous verrez la liste des règles déjà créées, que vous pouvez rechercher et filtrer.
Pour en créer une nouvelle, cliquez sur le bouton « Nouvelle règle » et suivez les étapes ci-dessous.
Étape par étape : créer une nouvelle règle
Nom de la règle
Saisissez un nom descriptif.
Si vous avez activé l’assignation par logements, sélectionnez-les dans le menu déroulant.
Raison sociale
Sélectionnez l’une des raisons sociales configurées précédemment dans la section Entreprise.
Si vous ne le faites pas, la raison sociale par défaut sera appliquée.
À qui facturer
Décidez si la facture est émise au propriétaire ou au voyageur.
Voyageur : généralement, la facture inclut le total de la réservation.
Propriétaire : dans la plupart des cas, la facture correspond à la commission de l’agence.
Base de calcul de la facture
Trois options principales sont disponibles :
Location sans TVA : calcule le montant total de la location en ventilant la TVA appliquée.
Un pourcentage de la location (TVA incluse) : définit un pourcentage du montant de la location, correspondant le plus souvent à votre commission.
Marge commerciale de l’agence : la base sera la marge commerciale de la réservation, visible dans différents rapports et dans la fiche de réservation.
Location + nettoyage supplémentaire: calcule un pourcentage du montant total de la location plus le montant du nettoyage final (la TVA appliquée est celle configurée dans la règle de facturation).
Extras et services
Définissez si les extras sont inclus, exclus ou inclus partiellement (avec un pourcentage).
Conseil utile :incluez toujours dans la facture au voyageur tous les extras payants pour plus de transparence.
Taxes de séjour
Indiquez si vous souhaitez inclure les taxes de séjour dans la facture. Il est recommandé de le faire lorsque la facture est adressée au voyageur.
Impôts
Sélectionnez le taux de TVA applicable sur la base de la facture.
Type de facturation
Permet de définir le type de facture à émettre selon le destinataire :
Selon le destinataire : reprend la configuration définie dans la fiche du client (option la plus courante).
Client : génère une facture simplifiée.
Entreprise ou travailleur indépendant : génère une facture ordinaire avec les informations fiscales complètes.
Retenue
Indiquez le pourcentage de retenue applicable sur la facture, si nécessaire.
Ajouter les frais du portail ou intermédiaire
Déterminez si la commission du portail est prise en compte dans la facture et selon quel calcul. Quatre options sont disponibles (exemple : réservation de 1000 €, commission du portail 10 %, commission de l’agence 30 %) :
Calculer ma commission sur le montant de la location et y ajouter la commission du portail :
(1000 × 0,30) + 100 = 400 €Calculer ma commission sur la location et en soustraire la commission du portail :
(1000 × 0,30) – 100 = 200 €Soustraire la commission du portail de la location pour calculer ma commission :
(1000 – 100) × 0,30 = 270 €Soustraire la commission du portail pour calculer ma commission et y ajouter la commission du portail :
(1000 – 100) × 0,30 + 100 = 370 €
Cette option n’est compatible que si la base de la facture est configurée comme un pourcentage de la location.
Afficher la commission du portail sur la facture
Permet d’ajouter la commission du portail comme un élément distinct dans la facture, indépendamment de la configuration précédente.
Déduire la majoration de prix sur les portails
Oui : la base se calcule à partir du tarif d’origine, en déduisant la majoration appliquée sur la location.
Non : la base se calcule sans déduction de cette majoration.
Cette option est également compatible uniquement lorsque la base de la facture est configurée comme un pourcentage de la location.
Détail de la commission du propriétaire sur la facture
Permet d’afficher la commission du propriétaire comme un élément séparé sur la facture.
Modèles et séries
Modèles : définissez le modèle par défaut pour les factures, reçus, avoirs ou proformas.
Séries : modifiez la série correspondante dans la raison sociale.
Si votre entreprise a activé la certification NF525, vous devrez configurer ces champs obligatoires supplémentaires, la typologie de facture et l’option de TVA, de manière cohérente avec votre mode de fonctionnement. Vous pouvez les consulter et les compléter en cliquant sur le lien.