Passez en revue votre configuration de facturation avant le changement

Les changements affectent la TVA, les Modèles, les règles de facturation et les Documents comptables. Il est donc recommandé de vérifier ces éléments avant de travailler à 100 % avec le nouveau module. Une configuration solide dès le départ réduit les incidents, évite de retravailler des documents et vous donne plus de contrôle sur la façon dont les Réservations et les paiements sont facturés.

Vérifiez la TVA et les exonérations dans toutes les sections de facturation

Le nouveau module intègre des correspondances mises à jour des exonérations de TVA, alignées sur la Loi espagnole sur la TVA. Toutes les opérations à 0 % de TVA doivent avoir un motif d’exonération correct.

Pour vérifier cela :

Accédez à la configuration de la TVA dans les zones pertinentes du système, par exemple :
- Extras
- Taxes de séjour
- Règles de facturation
- Raison sociale
Vérifiez que les taux de TVA attribués à chaque concept correspondent à la réalité fiscale de vos opérations.
Vérifiez que toutes les opérations avec un taux de TVA de 0 % disposent d’un motif d’exonération valide.
Passez en revue les codes migrés depuis les configurations précédentes.

Les exonérations précédentes sont automatiquement migrées vers leurs nouveaux équivalents. Dans les cas où aucune exonération n’a été sélectionnée, le système attribue par défaut l’option « 14 - Exento », qui, dans la nouvelle structure, est renommée en « Exonéré – Article 20. Loi espagnole sur la TVA ». Nous recommandons de vérifier cette attribution et de confirmer qu’elle correspond à vos opérations.
Corrigez toute valeur incohérente avant d’émettre de nouvelles factures avec la nouvelle structure.

Attention aux détails

Accordez une attention particulière aux services avec une TVA à 0 % et aux produits ou taxes susceptibles d’avoir un traitement fiscal spécifique selon la réglementation espagnole. Des ajustements en temps utile évitent des régularisations ultérieures.

Configurez les Modèles pour factures, avoirs, pro forma et reçus

Les anciens Modèles de facture et de reçu ne sont plus compatibles. Vous devez travailler avec la catégorie Documents comptables, qui comprend :

Modèle facture/avoir/pro forma.
Modèle facture/avoir/pro forma (modèle 2).
Modèle de reçu.

Pour les configurer :

Allez dans la section des Modèles de documents comptables via Configuration → Modèles → Documents comptables.
Choisissez le Modèle facture/avoir/pro forma que vous souhaitez utiliser et modifiez-le.
Si vous le souhaitez, en mode édition, ajoutez le bloc avec les informations de Réservation à l’intérieur du document.
1. Personnalisez ce bloc avec les données de Réservation pertinentes, telles que le nom du voyageur, le numéro de Référence ou les dates de séjour.
Vérifiez le logo et les couleurs de la marque pour maintenir la cohérence visuelle et ajustez uniquement les éléments esthétiques nécessaires sans modifier la structure minimale exigée par la réglementation.
Enregistrez les changements et définissez ce Modèle comme valeur par défaut dans les règles de facturation correspondantes.
Notez qu’une fois qu’un document a été émis avec un Modèle, ce Modèle ne peut plus être supprimé pour des raisons d’intégrité historique.

Bonnes pratiques

Gardez ces recommandations à l’esprit pour travailler de manière cohérente avec les Modèles :

Dupliquez toujours le Modèle de base avant d’apporter des modifications.
Émettez une facture test sur une Réservation échantillon et examinez soigneusement le résultat.
Centralisez les choix de design dans quelques Modèles afin d’éviter des versions dispersées ou contradictoires.

Ajustez les règles de facturation et la marge commerciale

Le nouveau module modifie la manière de calculer les bases et les pourcentages :

Les bases calculées comme « total du loyer ou montant de la Réservation moins le paiement au Propriétaire » sont dépréciées et ne sont plus disponibles.
La base de marge commerciale utilise comme référence le montant configuré dans la Réservation.
Les pourcentages sont désormais calculés TVA incluse, ce qui peut modifier le résultat final des commissions et autres concepts.

Pour vous adapter :

Accédez aux règles de facturation que vous utilisez et examinez la base de calcul de chacune.
Identifiez les règles fondées sur les paiements au Propriétaire et remplacez-les par la base de marge commerciale ou une autre base disponible adaptée à votre modèle.
Gardez à l’esprit qu’en incluant la TVA dans le calcul des pourcentages, les commissions peuvent changer par rapport à l’ancien système.
Vérifiez que les destinataires de chaque règle sont bien définis et que les raisons sociales sont complètes.
Testez le comportement des règles avec des Réservations pilotes pour vérifier les montants obtenus.

Ancienne base de calcul	Statut actuel	Alternative recommandée
Total du loyer moins paiement au Propriétaire	Dépréciée	Base de marge commerciale ou autre base disponible
Montant total de la Réservation moins paiement au Propriétaire	Dépréciée	Base de marge commerciale ou autre base disponible
Pourcentages calculés hors TVA	Remplacé	Pourcentages calculés TVA incluse

Il est fréquent qu’après le changement, certaines commissions présentent des valeurs différentes de celles attendues.

Dans ce cas, commencez par vérifier la base utilisée et confirmez si la différence provient de l’inclusion de la TVA dans le calcul.

Adaptez vos processus internes aux nouveaux Documents comptables

Le nouveau module différencie clairement les Documents comptables impliqués dans votre facturation :

Document	Fonction dans les opérations de facturation
Facture	Document de vente principal, immuable une fois émis
Reçu	Preuve de paiement liée à une facture émise
Justificatif de paiement	Document qui enregistre un paiement sans facture préalable
Pro forma	Document provisoire émis sur des Réservations, destiné aux devis

Pour adapter vos opérations :

Remplacez les modifications manuelles des statuts de paiement par l’émission de reçus lorsque les factures sont payées, et de justificatifs de paiement lorsque vous enregistrez des encaissements sans facture préalable.
Décidez dans quels cas utiliser des pro forma pour partager des devis avant d’émettre la facture définitive.
Formez votre équipe à reconnaître quel document correspond à chaque scénario (acompte, paiement partiel, annulation, etc.).

Anticipez Veri*factu avec votre certificat électronique

La nouvelle structure de facturation sert de base à l’activation de Veri*factu.

Pour vous préparer :

Vérifiez que toutes les raisons sociales, y compris celles des Propriétaires, sont complètes et à jour.
Vérifiez que les codes de TVA et les règles de facturation reflètent votre réalité fiscale.
Obtenez votre certificat électronique, nécessaire pour signer et envoyer des factures électroniques avec Veri*factu.
Confirmez que votre entité mandataire est enregistrée si vous facturez au nom de Propriétaires.

De cette manière, vous atteindrez la date obligatoire avec un système prêt, sans besoin d’ajustements de dernière minute.

L’obligation Verifactu prévue pour janvier 2026 a été reportée à janvier 2027, comme communiqué par le Consejo de Ministros. Notre fonctionnalité d’exportation reste disponible et entièrement opérationnelle si vous souhaitez l’activer. Veuillez contacter notre équipe Expérience Client pour toute assistance.

Foire aux questions

Quelle est la chose la plus urgente à vérifier pour préparer le compte à la nouvelle structure de facturation ?

Le plus critique est de vérifier la configuration de la TVA et les exonérations dans toutes les sections de facturation. Une erreur dans ces valeurs peut conduire à des factures incorrectes ou à des problèmes de compatibilité avec l’Agence fiscale et avec Veri*factu.

Pourquoi ne puis-je plus utiliser les anciens Modèles de facture et de reçu ?

Parce que ces Modèles ne correspondent pas à la structure et aux exigences légales du nouveau module. Les Modèles de Documents comptables intègrent le format approprié pour les factures, avoirs, pro forma et reçus dans le nouveau cadre réglementaire.

Comment détecter si une règle de facturation utilise une base de calcul obsolète ?

Vous devez vérifier la base de chaque règle. Si elle est définie comme total du loyer ou montant de la Réservation moins le paiement au Propriétaire, il s’agit d’une base dépréciée et vous devrez la remplacer par la marge commerciale ou une autre base disponible.

Qu’est-ce qui change dans la gestion quotidienne des paiements avec les nouveaux Documents comptables ?

Vous cessez de modifier manuellement les statuts de paiement et commencez à documenter chaque changement avec des reçus et des justificatifs de paiement. Cela crée un historique comptable plus solide et apporte davantage de clarté pour les audits ou revues internes.

Quel est le rôle du certificat électronique dans la préparation à Veri*factu ?

Le certificat électronique sera utilisé pour signer numériquement les factures et les communiquer à l’Agence fiscale via Veri*factu. L’avoir prêt et correctement configuré garantit que, lorsque le module sera activé, vous pourrez commencer à travailler sans retards.