Simplifiez l’envoi obligatoire des fiches de voyageurs et des enregistrements de réservations
La fiche d’entrée des voyageurs est un document obligatoire en Espagne qui recueille les données des occupants d’une réservation ainsi que leurs signatures. Elle doit être conservée pendant trois ans pour d’éventuelles inspections.
Grâce à l’intégration entre Avantio et la plateforme SES.Hospedajes (Secrétariat d’État à la Sécurité), vous pouvez désormais envoyer automatiquement les enregistrements de réservations et les fiches de voyageurs, sans avoir besoin d’imprimer ni d’archiver de documents papier. L’exportation vers SES.Hospedajes remplace les anciennes exportations vers les forces de sécurité (Police/Garde Civile), qui ne sont plus opérationnelles depuis le 2 décembre 2024.
Depuis cette date, tous les opérateurs concernés doivent transmettre les fiches d’hébergement exclusivement via la plateforme du Secrétariat d’État à la Sécurité.
Selon le Décret Royal 933/2021, l’article 6 stipule que les personnes concernées doivent communiquer les informations relatives à leur activité dans un délai maximum de 24 heures à compter de :
La création ou l’annulation d’une réservation ou d’un contrat (envoi de l’enregistrement de réservation).
Le début des services contractés, c’est-à-dire le check-in de l’hébergement (envoi de la fiche de voyageurs).
Que devez-vous envoyer et quand ?
Il existe deux types d’exportations obligatoires :
Enregistrement de réservation
S’envoie lorsqu’une réservation passe à l’état Réservation ou Payé.
Inclut uniquement les données du titulaire de la réservation.
Doit être envoyé dans un délai maximum de 24 heures après la confirmation.
Fiche de voyageurs
S’envoie à partir de la date du check-in.
Inclut les données de tous les occupants de la réservation.
Doit obligatoirement être envoyé dans un délai maximum de 24 heures après l’arrivée.
Données requises
Conformément au Décret Royal 933/2021, les données minimales à collecter sont :
Nom*Premier prénom*Deuxième prénom* (obligatoire si le voyageur est de nationalité espagnole)Sexe*Numéro du document d’identité*Numéro de support du document* (obligatoire pour DNI ou NIE)Type de document (DNI, passeport, TIE)*Nationalité*Date de naissance*Lieu de résidence habituelle*Adresse complète*Localité*Pays*Téléphone fixeTéléphone portable*Adresse e-mail*Lien de parenté entre voyageurs* (obligatoire si l’un d’eux est mineur)
Comment visualiser les données enregistrées des voyageurs
Ouvrez la fiche de la réservation.
Cliquez sur
Actions → Fiche du voyageur.Une fiche s’affichera avec les informations du client et des occupants (saisies manuellement ou via le check-in online).
Si le Check-in Online est activé, la signature sera automatiquement enregistrée dans la fiche du voyageur.
Notes
Il existe deux modèles liés à la fiche de voyageurs :
« Fiche d’entrée de voyageurs version officielle » : format A5, conforme aux exigences des autorités et non modifiable.
« Fiche d’entrée de voyageurs A4 » : format A4, modifiable et contenant des informations supplémentaires.
Selon le Décret 196/1976, la signature de la fiche de voyageurs est obligatoire pour tous les voyageurs âgés de plus de 14 ans.
Configuration dans le système
Pour configurer l’exportation vers SES.Hospedajes :
Allez dans
VRMS → Exportations → Hospedajes.Renseignez les identifiants obtenus auprès du Ministère de l’Intérieur :
Certificat et mot de passe (fournis par SES.Hospedajes pour la communication via service web).
Code du loueur.
Code d’établissement ou d’hébergement.
Nom d’utilisateur et mot de passe de SES.Hospedajes (pour la communication via service web).
Choisissez si vous souhaitez effectuer l’exportation manuellement ou automatiquement.
Attention aux détails
Un même code de loueur peut être associé à plusieurs hébergements.
Vous devrez enregistrer dans Avantio autant de codes d’établissement que ceux créés dans SES.Hospedajes et les associer à leur hébergement correspondant.
Même si vous configurez l’exportation automatique, il est recommandé de vérifier chaque jour la liste des exportations et d’envoyer manuellement les enregistrements comportant des données incomplètes.
Exportations
Exportation manuelle
Pour les fiches de voyageurs : sélectionnez les dates d’entrée (De–À) et les régions des hébergements.
Pour les enregistrements de réservations : sélectionnez les dates d’enregistrement (De–À) et les régions correspondantes.
Si vous avez plusieurs comptes, un fichier sera généré pour chacun.
En cas d’erreurs, vous pourrez les ignorer et envoyer uniquement les réservations valides ; celles comportant des erreurs devront être corrigées et renvoyées manuellement.
Exportation automatique
L’exportation automatique de la fiche de voyageurs s’effectue quotidiennement.
Elle envoie les réservations à l’état Réservation ou Payé, dont les dates de check-in sont antérieures à la date d’exportation.
Le système vérifie les fiches complètes et envoie uniquement celles conformes ; les incomplètes restent en attente jusqu’à correction et envoi manuel.
L’exportation automatique des enregistrements de réservations s’effectue également chaque jour, en envoyant toutes les réservations confirmées ou payées non encore exportées.
Chaque réservation est exportée individuellement : si l’une contient des erreurs, les autres seront envoyées sans problème.
Vérifiez toujours la liste des exportations pour vous assurer qu’aucune erreur ne subsiste.
Erreurs et validations de Hospedajes
Une fois la requête reçue par SES.Hospedajes, le service effectue une validation des données transmises. Deux situations peuvent se produire :
Erreur de validation : SES.Hospedajes renvoie un message contenant le code et la description de l’erreur. Vous pouvez corriger les données et renvoyer le registre manuellement ou le modifier directement sur la plateforme SES.Hospedajes.
Données correctes : le message de réponse renvoie le code d’état 0-ok et un numéro de lot identifiant la requête.
Liste des exportations
Dans cette liste, vous pouvez voir tous les fichiers générés et vérifier si les envois ont été réalisés automatiquement ou manuellement.
Si une fiche n’a pas été correctement envoyée, elle apparaîtra avec des erreurs. Vous devrez supprimer le fichier, corriger les données et le renvoyer manuellement.
Important concernant les dates d’enregistrement ou de confirmation
Dans les envois manuels, le système recherche les réservations confirmées ou payées par date d’enregistrement qui n’ont pas encore été envoyées.
Dans les envois automatiques quotidiens, le système identifie les réservations passées à l’état Réservation ou Payé qui n’ont pas encore été exportées. La liste des exportations affiche une colonne indiquant la date d’enregistrement ou de confirmation, selon la méthode d’envoi utilisée.
Foire aux questions
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
Pour le moment, seules les exportations d’enregistrements de réservations sont prises en charge. Les annulations ou modifications doivent être gérées directement sur la plateforme SES.Hospedajes.
L’utilisation de SES.Hospedajes est-elle obligatoire pour tous les hébergements en Espagne ?
L’utilisation de SES.Hospedajes est-elle obligatoire pour tous les hébergements en Espagne ?
Oui. Depuis le 1er octobre 2024, tous les Property Managers sont tenus d’envoyer les enregistrements de réservations et les fiches de voyageurs via cette plateforme.
Quels modèles sont disponibles pour le document Fiche de voyageur ?
Quels modèles sont disponibles pour le document Fiche de voyageur ?
Deux versions sont disponibles : la version officielle (A5), non modifiable et exigée par les autorités, et la version A4, modifiable et contenant des informations supplémentaires.
Que faire si un voyageur ne complète pas le check-in online ?
Que faire si un voyageur ne complète pas le check-in online ?
Le Property Manager doit saisir manuellement les données du voyageur dans le VRMS avant d’effectuer l’exportation.