Activez l’exportation et envoyez les rapports au SEF sans paperasse ni retards
Toutes les entreprises d’hébergement au Portugal doivent transmettre les données des voyageurs étrangers au Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF), y compris leurs informations d’identification et la période de séjour. Cette obligation ne s’applique pas aux touristes portugais. Avec Avantio, vous pouvez automatiser ce processus et réduire les tâches manuelles.
Qu’est-ce que l’exportation vers le SEF
Cette fonction permet de respecter la réglementation portugaise concernant l’envoi des données des voyageurs étrangers et peut être effectuée de trois manières :
Envoi manuel via le portail du SEF.
Téléversement de fichiers entre l’application de l’hébergement et le système SIBA.
Envoi automatique via Webservice à travers Avantio, en utilisant un fichier XML.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez :
Regrouper les données par hébergement ou par réservation.
Télécharger le fichier XML envoyé.
Consulter l’historique des exportations réalisées.
Avantage principal : gain de temps et de ressources grâce à l’automatisation du processus.
Étapes pour activer l’exportation vers le SEF
Étape 1 : Communication avec le SEF
Contactez le SEF par e-mail ou par téléphone.
Demandez l’activation du mode d’envoi par Webservice afin de pouvoir utiliser l’exportation automatique.
Sans cette activation, l’exportation ne fonctionnera pas correctement.
Étape 2 : Compléter les données de l’hébergement dans Avantio
Accédez à
App Avantio → Logements.Lorsque le module SEF est activé, trois champs doivent être complétés :
NIF de l’unité hôtelière
Numéro d’établissement
Clé d’activation
Ces informations sont fournies directement par le SEF.
Étape 3 : Exportation des données
Accédez à
Rapports et Exportations → Exportations → Bulletin d’Hébergement.Sélectionnez les dates à exporter et choisissez si vous souhaitez envoyer les informations de tous les hébergements en une seule fois ou individuellement.
Vérifiez que toutes les données sont correctes et cliquez sur « Réaliser l’exportation ».
Étape 4 : Confirmation et contrôle
Vous recevrez un e-mail de confirmation du SEF.
Consultez les exportations réalisées dans la section correspondante du logiciel.
En cas d’erreur, le système signalera les champs incomplets ou incorrects et permettra de renvoyer uniquement les fichiers valides, en laissant en attente ceux comportant des erreurs.
Champs requis pour le SEF (Boletim_Alojamento)
Nom :s’il n’y a qu’un seul prénom, indiquez-le dans ce champ avec des espaces.Nom de famille :uniquement les caractères [A-Z] et [ÇÃÁÀÉÊÍÕÔÓÚ’-] ainsi que les espaces.Nationalité :obligatoire.Date de naissance :antérieure à la date actuelle ; si le jour et le mois sont manquants, indiquer le 1er janvier.Lieu de naissance :obligatoire.Document d’identité :uniquement les caractères ‘0’-‘9’ et ‘A’-‘Z’.Type de document :passeport, carte d’identité ou autre document.Pays émetteur :obligatoire.Date d’entrée :égale ou antérieure à la date actuelle.Date de sortie :égale ou postérieure à la date d’entrée.Pays de résidence d’origine :obligatoire.Lieu de résidence d’origine :obligatoire.
Référence utile : Modes d’envoi SEF par Webservice.
Recommandations pratiques
Vérifiez les données de chaque voyageur avant l’exportation.
Maintenez à jour les informations de l’hébergement (NIF, numéro d’établissement et clé d’activation).
Effectuez les exportations régulièrement, au maximum 3 jours après le check-in.
Consultez l’historique des exportations pour éviter les doublons ou les erreurs.