Envoyez automatiquement les données des voyageurs et évitez les sanctions depuis le VRMS
La réglementation en vigueur (Décret Royal 933/2021) oblige les agences possédant des hébergements au Pays basque à communiquer à l’Ertzaintza les données de leurs voyageurs via le Parte de Viajero (A19).
Avec le module d’exportation du VRMS, ce processus peut être réalisé manuellement ou automatiquement, garantissant la conformité légale et simplifiant la gestion.
À partir du 1er janvier 2025, l’utilisation de la nouvelle exportation Ertzaintza A19 devient obligatoire. Cette version est totalement compatible avec le Décret Royal 933/2021, et l’ancienne version sera dépréciée.
Avantages du module
Évitez les doublons : seules les réservations en attente sont envoyées.
Contrôle avancé des erreurs : le système signale toute donnée manquante avant l’exportation.
Historique disponible : permet de consulter et de gérer les exportations passées.
Exportations annulables : possibilité de corriger et de régénérer les envois.
Automatisation : exportations programmées quotidiennement.
Accès au module
Accédez à VRMS → Rapports → Exportations et sélectionnez l’onglet « Ertzaintza A19 ».
Depuis cet espace, vous pouvez configurer, créer et consulter vos exportations.
Configuration initiale
Lors de la mise à jour vers la nouvelle exportation Ertzaintza A19, les paramètres de configuration existants ont été automatiquement migrés afin d’éviter aux Property Managers de devoir les reconfigurer.
Éléments migrés depuis l’ancienne exportation
Certificat : le même certificat utilisé pour l’ancienne exportation Ertzaintza est conservé.
Envoi automatique : fonctionne de la même manière que dans l’exportation SES.Hospedajes ; il peut être activé depuis la section « Configuration ».
Configuration par défaut et personnalisée : les données ont été transférées depuis la configuration précédente.
Données à vérifier
Code du bailleur : ce champ doit être mis à jour, car il s’agit d’une nouvelle exigence.
Codes d’établissement : vérifiez-les sur la plateforme de l’Ertzaintza pour confirmer leur validité.
Certificat numérique et mot de passe associé
Pour effectuer les envois du Parte de Viajero (Ertzaintza A19), il est obligatoire de disposer d’un certificat numérique au nom de l’agence.
Ce certificat permet de réaliser des démarches télématiques (comme celles de l’administration fiscale) et doit avoir l’extension .pfx.
Si vous n’en possédez pas encore, l’Ertzaintza recommande d’en faire la demande auprès de l’un des organismes suivants :
Izenpe
FNMT
Camerfirma
Configuration par défaut et personnalisée
Code unique pour tous les hébergements
Saisissez le code dans la configuration par défaut.
Codes différents par hébergement
Dans la section « Par défaut », saisissez un code commun pour les hébergements partageant les mêmes identifiants.
Dans la section « Personnalisé », complétez le code du bailleur, le code d’établissement et le nom de l’hébergement pour les cas individuels.
Assurez-vous que chaque code d’établissement ait au moins un logement associé.
Types d’exportation Ertzaintza A19
Il existe deux types d’envois :
Enregistrement de réservation d’hébergement (RH)
Généré lorsqu’une réservation passe à l’état Réservation ou Payé.
Inclut les données de l’établissement, de la réservation et les informations minimales du client principal.
Enregistrement de fiche de voyageur (PV)
Généré à la date du check-in.
Inclut les données complètes de la réservation et de tous les voyageurs.
Dans le menu du module, vous trouverez deux sections distinctes :
Ertzaintza A19 (Enregistrement de réservations)
Ertzaintza A19 (Fiche de voyageurs)
Chaque section comporte les options : « Nouvelle exportation », « Liste des exportations » et « Configuration ».
Exportation manuelle
Fiche de voyageurs (Ertzaintza A19)
Sélectionnez les dates d’entrée à exporter (De–À).
Indiquez les régions des hébergements.
Enregistrement de réservation (Ertzaintza A19)
Sélectionnez les dates d’enregistrement (De–À).
Indiquez les régions des hébergements.
Si vous gérez plusieurs comptes, le système générera un fichier pour chacun.
Chaque fichier inclura les réservations correspondant aux filtres appliqués.
En cas d’erreurs, vous pouvez les ignorer et envoyer uniquement les réservations valides.
Les réservations contenant des erreurs devront être corrigées avant un nouvel envoi.
Exportation automatique
Fiche de voyageurs (Ertzaintza A19)
Effectuée quotidiennement, elle envoie les réservations en état Réservation ou Payé dont les dates de check-in sont antérieures à la date d’exportation.
Le système vérifie que toutes les fiches des voyageurs soient complètes.
Si certaines ne le sont pas, leur envoi restera en attente et devra être complété manuellement.
Enregistrement de réservation (Ertzaintza A19)
Également exécutée chaque jour, cette option envoie toutes les réservations confirmées ou payées non encore exportées.
Chaque réservation est exportée individuellement : une erreur dans un fichier n’empêche pas l’envoi des autres.
Attention aux détails
Les exportations automatiques sont effectuées dans les 24 heures suivant la date de check-in de la réservation. Si l’exportation échoue ou ne peut pas être exécutée par manque de données, vous devrez vérifier les informations, corriger les erreurs et effectuer l’envoi manuellement, toujours dans ce même délai de 24 heures à compter du check-in.
Une fois ce délai écoulé, vous ne pourrez plus effectuer l’exportation par aucun des moyens proposés par le système, ni manuellement ni automatiquement.
Vérifiez chaque jour la liste des exportations pour vous assurer qu’aucune erreur n’est en attente.
Erreurs et validations
Vérifications préalables dans le VRMS
Si un champ obligatoire est manquant, le message suivant apparaîtra : « Nom du champ : non spécifié ».
Si le format est incorrect : « Nom du champ : format non valide ». Ces erreurs doivent être corrigées dans le VRMS avant l’envoi.
Validations effectuées par l’Ertzaintza
Si une erreur est détectée, le message de réponse inclura un code et sa description.
Si les données sont correctes, le message retournera le code d’état 0-ok et un numéro de lot identifiant la requête.
L’organisme confirme uniquement la validité du fichier ; l’état final du document peut être consulté directement sur la plateforme de l’Ertzaintza.
Pour corriger les erreurs
Effectuez un nouvel envoi manuel avec les informations corrigées, ou
Accédez à la plateforme de l’Ertzaintza et modifiez le formulaire correspondant.
Liste des exportations
La liste affiche tous les fichiers générés et indique si les envois ont été réalisés automatiquement ou manuellement.
Si une fiche n’a pas été envoyée correctement, elle apparaîtra avec des erreurs. Supprimez le fichier, corrigez les données et renvoyez-le manuellement.
Dates d’enregistrement et de confirmation
Dans les envois manuels, le système recherche les réservations confirmées ou payées selon la date d’enregistrement.
Dans les envois automatiques, toutes les réservations passées à l’état Réservation ou Payé non encore exportées seront incluses.
La liste des exportations affiche une colonne indiquant la date d’enregistrement ou de confirmation, selon le type d’envoi.
Bonnes pratiques
Vérifiez et maintenez votre configuration à jour pour garantir la conformité légale :
Contrôlez chaque jour la liste des exportations, même en mode automatique.
Maintenez à jour le certificat numérique et son mot de passe.
Vérifiez que chaque hébergement est associé à un code d’établissement valide.