Plus de contrôle sur vos encaissements dans la location saisonnière

Gérer une propriété de location saisonnière, c’est bien plus que recevoir des réservations et remettre des clés. Dans un environnement où se croisent propriétaires, voyageurs et fournisseurs, garder une traçabilité claire des paiements est essentiel pour garantir la transparence et l’efficacité opérationnelle.

La précision documentaire n’est pas seulement un appui en cas de question comptable, c’est aussi une preuve de professionnalisme envers vos collaborateurs et clients. C’est pourquoi, chez Avantio, nous avons intégré une nouvelle fonctionnalité qui renforce votre contrôle financier : le justificatif de paiement.

Qu’est-ce qu’un justificatif de paiement et à quoi sert-il ?

Le justificatif de paiement est un nouveau document comptable disponible dans le système VRMS, qui sert de preuve qu’un paiement a été effectué entre deux parties. Bien qu’il remplisse une fonction similaire à un reçu traditionnel, il se distingue par sa plus grande polyvalence et par le fait qu’il n’est pas forcément lié à une facture.

Ce document permet de :

Émettre une attestation de paiement même en l’absence de facture.
Faciliter la gestion des paiements dans des situations où il n’est pas obligatoire d’émettre une facture.
Générer des justificatifs aussi bien au nom de l’entreprise qu’au nom du propriétaire.

Quand est-il utile d’émettre un justificatif de paiement ?

Le justificatif de paiement est particulièrement utile dans les cas suivants :

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Acompte sans facture : le client effectue un paiement anticipé qui ne nécessite pas de facture immédiate.
Services ou extras non facturés : gestion de frais supplémentaires comme un early check-in ou un lit bébé, sans générer de facture formelle.
Paiements enregistrés sans obligation fiscale : opérations internes ou simplifiées qui ne nécessitent pas de déclaration fiscale.
Paiement direct à un fournisseur : paiement d’un service (par exemple, ménage) sans nécessité d’émettre une facture.
Émission au nom du propriétaire : le gestionnaire agit pour le compte du propriétaire et documente le paiement effectué.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Avant de commencer à utiliser cette fonction, il est important de vérifier si votre entreprise répond aux exigences techniques et structurelles nécessaires. Voici à qui s’adresse cette fonctionnalité.

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Disponible pour : nouvelle structure de facturation ; intégration avec Veri*factu.
Non disponible pour : entreprises avec SAF-T (Portugal) ; certification NF525 (France) ; TicketBAI (Espagne) ; utilisateurs Invopop.

Où peut-on émettre le justificatif de paiement ?

Le système permet de générer le justificatif depuis différents points clés selon le type d’opération. Pour faciliter la compréhension, voici d’où et comment procéder.

Étape par étape

Accédez à la section « Réservations », située dans le menu latéral du VRMS.
Cliquez sur « Liste des réservations » et sélectionnez la réservation à consulter.
Un panneau latéral s’ouvre avec les informations de la réservation. Pour voir la fiche complète, cliquez sur le bouton « Vue complète »
.
Cliquez sur « Actions » puis sur « Facturer ».
Choisissez entre « Émettre un justificatif de paiement » ou « Émettre un justificatif de paiement au nom du propriétaire ».
Vérifiez les informations et cliquez sur « Générer » pour émettre le justificatif.

Points d’émission

Formulaire de réservation
Génération de factures depuis les réservations
Facturation de services ou d’extras

Points de visualisation

Liste des factures
Liste des factures des propriétaires
Intranet du propriétaire (avec les autorisations configurées)

Comment le configurer et l’émettre ?

Configuration préalable

Configurer correctement les séries et les modèles est une étape indispensable. Même si la procédure est simple, revoir les étapes peut vous aider à éviter des erreurs et à gagner du temps.

Accédez à Configuration → Entreprise ou Configuration → Propriétaire, selon qui émettra le document.
Dans la section « Séries et numérotation », vous pouvez créer :
- une nouvelle série spécifique pour les justificatifs de paiement.
- une série distincte pour les avoirs.
Ensuite, dans la section « Modèles », localisez le modèle par défaut correspondant, dupliquez ce modèle et effectuez les personnalisations nécessaires (par exemple, logo ou pied de page).

Points importants à retenir

Pour éviter toute confusion, nous avons résumé visuellement les points les plus importants concernant la gestion de ce document. Consultez ce guide rapide avant d’émettre un justificatif :

Règles clés à garder en tête

Il n’est pas possible de modifier ni supprimer un justificatif une fois émis. Pour l’annuler, il faut générer un avoir.
Il n’est pas envoyé à l’AEAT via Veri*factu, car il ne s’agit pas d’un document fiscal.
Il n’inclut pas de TVA. Si vous devez afficher des taxes, il faut émettre une facture.
Il n’est pas possible de générer des reçus, car les deux documents remplissent la même fonction.
Non disponible pour les compte rendu de gestion ni pour les dépenses du propriétaire.

Le justificatif de paiement est un outil pratique, pensé pour ceux qui gèrent des locations saisonnières avec professionnalisme et qui ont besoin de garder le contrôle sur tous les flux financiers impliqués. En permettant d’enregistrer des paiements sans devoir émettre une facture, il offre de la flexibilité sans compromettre la traçabilité.

Nous vous invitons à tester cette nouvelle fonctionnalité et à l’intégrer dans vos processus comptables. Car dans un secteur où la réactivité et la confiance sont essentielles, disposer d’outils qui soutiennent votre gestion fait toute la différence.

Simple. Efficace. Sécurisé. Tout est pensé pour que vous gardiez le contrôle de vos paiements en un clic.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un justificatif de paiement et un reçu ?

Les deux documents prouvent qu’un paiement a été effectué, mais le justificatif de paiement est plus polyvalent, car il n’a pas besoin d’être lié à une facture. De plus, il n’est pas possible de générer un reçu à partir d’un justificatif, car ils remplissent la même fonction.

Puis-je émettre un justificatif de paiement avec TVA incluse ?

Non. Le justificatif de paiement ne doit pas faire apparaître de taxes. Si vous devez afficher la TVA ou d’autres éléments fiscaux, il faut émettre une facture à la place.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité si mon entreprise travaille avec Invopop ou TicketBAI ?

Non. Le justificatif de paiement n’est pas disponible pour les entreprises utilisant Invopop ni pour celles soumises à des certifications fiscales comme TicketBAI, NF525 ou SAF-T.

Où puis-je consulter les justificatifs déjà émis ?

Vous pouvez les retrouver dans la liste des factures, dans la liste des factures des propriétaires ou sur l’Intranet du propriétaire (si les autorisations sont activées).

Comment émettre un justificatif de paiement