Commencez à utiliser la liste des documents comptables

La comptabilité de votre entreprise ne se limite pas à émettre des factures : elle implique aussi de gérer les avoirs, reçus, proformas et justificatifs de paiement. Jusqu’à présent, ces documents étaient gérés séparément dans l’ancienne « liste des factures ». Avec la nouvelle liste des documents comptables, vous retrouvez tous les enregistrements financiers de vos opérations au même endroit. Cela vous permet de trouver l’information plus rapidement, de vérifier l’état des paiements et des exportations officielles, et de gagner en sérénité dans la gestion quotidienne.

Étape 1. Accéder à la liste

Rendez-vous dans le menu Comptabilité → Facturation → Liste des documents comptables.

Vous verrez un tableau qui regroupe tous les documents liés à votre entreprise.

Étape 2. Comprendre les types de documents

La liste affiche différents types de documents, chacun ayant une fonction spécifique :

Facture : atteste la vente d’un service ou d’une réservation.
Avoir : corrige une facture émise.
Reçu : certifie la réception d’un paiement partiel ou total d’une facture.
Proforma : document préalable, sans valeur fiscale, utilisé comme devis.
Justificatif de paiement : confirme que le client a effectué un paiement.

Étape 3. Comprendre les informations clés

Chaque ligne de la liste affiche des données importantes :

Destinataire : à qui le document est adressé (client ou propriétaire).
Date d’émission : date de création du document.
Raison sociale et numéro : l’entité émettrice (nom de l’entreprise ou du propriétaire) et le numéro de série.
État du paiement : en attente, partiellement payé ou payé.
État d’envoi : envoyé ou non envoyé par e-mail.
Exportations fiscales : conformité avec des réglementations comme Veri*factu ou Ticketbai (exporté, avec erreurs, en cours, non requis).

Les couleurs permettent d’identifier l’état :

Orange → erreur lors de l’exportation.
Gris → envoi non requis.
Vert → document envoyé ou erreurs déjà corrigées.

Étape 4. Utiliser les filtres et la recherche

Pour faciliter la gestion, vous pouvez filtrer par :

Type de document (factures, reçus, etc.).
Contenu (services additionnels, réservations, dépenses).
État du paiement, de l’envoi ou de l’exportation.
Dates (d’émission ou d’opération).
Hébergement, numéro de réservation ou portail d’origine.

Cela évite les recherches manuelles et vous permet de concentrer l’information dont vous avez vraiment besoin.

Étape 5. Actions sur les documents

Depuis chaque document, vous pouvez effectuer différentes actions :

Télécharger en PDF.
Envoyer par e-mail.
Créer un reçu (uniquement sur les factures).
Émettre un avoir/une note de crédit (si nécessaire).

Vous pouvez aussi exporter toute la liste au format Excel ou CSV pour une analyse externe.

La nouvelle liste des documents comptables centralise et simplifie la gestion financière. Grâce à ses filtres avancés, états clairs et fonctionnalités d’exportation, vous travaillez avec plus de sécurité et d’efficacité.

Ce changement ne fait pas qu’unifier, il optimise aussi le contrôle de votre activité, en garantissant transparence et traçabilité pour chaque opération.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si un document apparaît avec l’état « Avec erreurs » lors de l’exportation ?

Cela signifie qu’il n’a pas pu être envoyé correctement à l’administration fiscale. Depuis la colonne d’exportation, vous pouvez accéder au détail de l’erreur et la corriger avant de renvoyer.

Pourquoi certains documents apparaissent-ils en gris et sans option d’envoi ?

Tous les documents ne nécessitent pas d’exportation ou d’envoi officiel. Par exemple, un justificatif de paiement peut être marqué comme « non requis ».

Puis-je consulter la liste depuis mon mobile ?

Oui. L’interface a été repensée pour être responsive, ce qui vous permet de consulter les documents depuis n’importe quel appareil.

Comment différencier un reçu d’un justificatif de paiement ?

Le reçu est émis par votre système de gestion lors de l’enregistrement d’un encaissement. Le justificatif de paiement est généralement généré par la banque ou la passerelle de paiement comme confirmation de la transaction.