Automatisez votre quotidien avec Harmony
La gestion de propriétés implique des tâches répétitives qui consomment du temps et de l'énergie. Pour simplifier ce processus, le module Harmony automatise des actions clés et offre un contrôle centralisé des activités réalisées. Ainsi, il permet de visualiser à la fois le gain de temps généré et l'état des tâches en cours ou terminées.
Définitions clés
Harmony : module d'automatisation qui centralise la création et la gestion de règles automatiques dans Avantio.
Dashboard (Tableau de bord) : section qui montre les tâches en temps réel, les statistiques et le temps économisé grâce à l'automatisation.
Solution : règle automatisée créée dans Harmony pour exécuter un processus (exemple : envoi d'instructions à un touriste).
Tâche : action traitée ou programmée par Harmony à la suite d'une solution configurée.
Structure de Harmony
Le module se divise en trois parties :
Dashboard
Le tableau de bord offre une vue complète de ce qui se passe en arrière-plan et un résumé de vos tâches (planifiées et terminées). De plus, il montre le temps économisé grâce à l'automatisation.
Tâches en temps réel : montre les tâches exécutées ou programmées. Pour voir toutes les tâches et vérifier l'état d'une en particulier, cliquez sur « Voir toutes les tâches », ce qui mène à la page des Tâches.
Statistiques : présente des chiffres réels sur la performance de Harmony :
Temps économisé.
Nombre de tâches réalisées.
Nombre de solutions actives.
Solutions les plus utilisées (par mois, semaine ou depuis l'activation).
Solutions
Dans cette section, vous trouverez trois catégories : Réservations, Clients et Propriétaires.
Réservations
Inclut par défaut la solution Gérer les réservations en attente de paiement.
Si des paiements sont en attente, un rappel est envoyé au touriste pour qu'il les complète.
Il est possible d'informer si le prélèvement sera effectué automatiquement par carte à une date précise (lorsque le module de stockage de carte est disponible).
Des liens de paiement peuvent être envoyés (uniquement avec PayPal ou Redsys Instant TPV) ou des instructions pour des virements bancaires.
Si votre site Web Avantio ou intégration permet des paiements immédiats (PayPal ou POS), vous pourrez configurer la solution Confirmer automatiquement les réservations avec paiement immédiat depuis votre site Web.
Cette option n'est pas disponible pour les entreprises avec Avantio Payments, car dans ce cas, l'automatisation est gérée directement depuis ce système.
Clients
Après avoir confirmé la réservation, vous pouvez automatiser l'envoi de services supplémentaires ou d'instructions d'arrivée.
Cette configuration améliore l'expérience du client et aide à augmenter les ventes.
Propriétaires
Permet d'envoyer un message automatique au propriétaire lorsqu'une réservation est enregistrée.
Peut être configuré pour notifier uniquement les réservations confirmées ou également les pré-réservations.
Tâches
Ici sont listées toutes les exécutions des solutions, tant en attente que terminées. Elle se divise en deux sections :
Tâches en temps réel : montre les tâches déjà exécutées ou programmées. Si vous souhaitez voir toutes les tâches et vérifier l'état d'une en particulier, cliquez sur le bouton « Voir toutes les tâches », qui vous mènera à la page des Tâches.
Statistiques : offre des données concrètes sur la performance du système :
Temps économisé.
Nombre de tâches réalisées.
Nombre de solutions actives.
Solutions les plus utilisées, que ce soit par mois, semaine ou depuis l'activation.
Étape par étape : comment créer une solution ou règle automatique
Accédez à
VRMS → Harmonyet entrez dans « Dashboard » ou dans « Solutions ».Cliquez sur « Créer une nouvelle solution », sélectionnez le type de solution (Client, Propriétaire ou Réservation) et appuyez sur « Nouvelle configuration ».
Attribuez un nom descriptif et sélectionnez les conditions d'envoi (état de la réservation et type de paiement).
Définissez le moment d'exécution : choisissez « Je veux choisir le moment d'exécution » et déterminez quand la notification sera envoyée (par exemple, 30 jours avant l'arrivée, à 15h00).
Tenez compte de l'heure locale : les envois se basent sur l'heure configurée dans votre agence.
Comprenez la logique des mois : un mois équivaut à 30 jours calendaires. Exemple : une tâche programmée pour 2 mois avant l'arrivée (12/06/2023) sera exécutée 60 jours avant, soit le 13/04/2023.
Attribuez des tags ou étiquettes pour organiser et filtrer réservations, propriétaires, logements et portails.
Exemple: si vous attribuez l'étiquette « VIP » à un propriétaire et l'incluez dans la solution, seules les notifications liées aux réservations de propriétaires VIP seront envoyées.Note: les étiquettes fonctionnent de manière inclusive, non exclusive.
Sélectionnez les destinataires et le modèle de message à envoyer.
Appuyez sur l'icône correspondante pour voir le modèle sélectionné.
Liste des solutions
Toutes les solutions créées seront disponibles sur la page « Solutions », où vous pourrez les visualiser, les éditer ou les supprimer facilement.
Bonnes pratiques
Utilisez des noms descriptifs pour identifier les solutions lorsque vous en avez plusieurs actives.
Effectuez des tests avec vos propres courriels avant d'activer une solution.
Évitez de programmer des notifications trop proches de la date d'arrivée, pour prévenir toute confusion ou retard dans la livraison.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je programme une notification un mois à l'avance et que la réservation est créée après ?
Que se passe-t-il si je programme une notification un mois à l'avance et que la réservation est créée après ?
Harmony programme l'envoi au moment de la création de la réservation et l'exécute lors de la vérification suivante.
Puis-je configurer des rappels pour qu'ils soient envoyés à une heure précise ?
Puis-je configurer des rappels pour qu'ils soient envoyés à une heure précise ?
Oui. Vous pouvez définir une heure exacte (exemple : 15h00), bien que l'envoi puisse varier de quelques minutes selon la file d'attente des messages du système.
Harmony respecte-t-il la durée réelle de chaque mois ?
Harmony respecte-t-il la durée réelle de chaque mois ?
Non. Le système considère que chaque mois équivaut à 30 jours calendaires.
Que se passe-t-il si mon agence travaille dans un fuseau horaire différent ?
Que se passe-t-il si mon agence travaille dans un fuseau horaire différent ?
Harmony prend toujours comme référence le fuseau horaire configuré dans votre compte VRMS.
Est-il possible d'utiliser Harmony avec les réservations de Muchosol ?
Est-il possible d'utiliser Harmony avec les réservations de Muchosol ?
Non. Les réservations de Muchosol ne sont pas compatibles avec Harmony et doivent être gérées manuellement depuis le VRMS.
Que dois-je faire si une tâche apparaît avec une erreur dans Harmony ?
Que dois-je faire si une tâche apparaît avec une erreur dans Harmony ?
Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire et assurez-vous que le message n'a pas été bloqué comme spam.
À quelle fréquence les informations affichées sur le Dashboard de Harmony sont-elles mises à jour ?
À quelle fréquence les informations affichées sur le Dashboard de Harmony sont-elles mises à jour ?
Les données sont mises à jour en temps réel et sont également regroupées dans des rapports hebdomadaires et mensuels.
Où puis-je consulter le temps total économisé grâce à Harmony ?
Où puis-je consulter le temps total économisé grâce à Harmony ?
En haut du Dashboard, vous verrez un résumé avec le total cumulé de temps économisé grâce aux automatisations.