Améliorez l'expérience de vos touristes avec des courriels automatisés
La gestion des réservations ne se limite pas à confirmer des dates et des paiements : la communication avec les touristes est un facteur décisif qui peut améliorer leur expérience, renforcer l'identité de votre marque et, en fin de compte, augmenter vos revenus.
Cet article explique comment utiliser la catégorie « Clients » des solutions de Harmony pour automatiser des courriels à des moments stratégiques du voyage : avant l'arrivée, après le check-out et après avoir reçu une évaluation.
Définitions clés
Harmony : plateforme qui permet de configurer et d'automatiser l'envoi de courriels liés aux réservations.
Solution : règle automatisée créée dans Harmony pour exécuter un processus (exemple : envoi d'instructions à un touriste).
Tags : étiquettes qui permettent de segmenter l'envoi de courriels à des groupes spécifiques de clients, logements, propriétaires ou portails.
Que pouvez-vous faire avec une solution de type Clients ?
Cette catégorie offre trois fonctions principales :
Offrir des services supplémentaires ou envoyer des instructions au touriste.
Obtenir plus d'évaluations des touristes.
Récompenser les clients qui ont laissé une évaluation.
1. Offrir des services supplémentaires ou envoyer des instructions au touriste
Une fois la réservation confirmée, vous pouvez programmer des courriels avec des indications utiles sur l'arrivée ou avec des suggestions de services supplémentaires.
Étape par étape
Accédez à
VRMS → Harmonyet entrez dans « Dashboard » ou dans « Solutions ».Cliquez sur « Créer une nouvelle solution » et sélectionnez « Clients ».
Choisissez la solution « Offrir des services supplémentaires ou envoyer des instructions au touriste ».
Définissez un nom clair et sélectionnez l'état de réservation auquel elle doit s'appliquer.
Choisissez le moment d'exécution : jours avant ou après l'entrée, avec heure spécifique.
Configurez les notifications : sélectionnez les destinataires (client, occupant, propriétaire, agent), modèle et éventuelles copies (CC ou CCI).
Enregistrez la configuration et définissez si elle s'appliquera uniquement aux nouvelles réservations ou également aux réservations existantes.
Attention aux détails
L'heure d'envoi correspond toujours à l'heure locale de votre compte VRMS.
Si la réservation entre plus tard que la date programmée, le système adapte automatiquement l'envoi au prochain cycle de vérification.
2. Obtenir plus d'évaluations des touristes
Après le check-out, le système peut envoyer un courriel automatique demandant une évaluation. Harmony permet de renforcer cette action avec des rappels pour ceux qui n'ont pas encore répondu.
Comment le configurer
Définissez quand envoyer le rappel : le jour même du check-out ou X jours après.
Personnalisez le contenu avec un incitatif, comme une réduction pour de futures réservations.
Utilisez des tags pour segmenter à qui les courriels sont envoyés (par exemple, clients VIP, logements spécifiques ou certains portails). Rappelez-vous que les tags ajoutés dans la solution doivent correspondre exactement à ceux configurés dans le logement, le propriétaire ou le portail.
Erreurs fréquentes
Si votre compte n'a pas de web Avantio ni de module d'évaluations actif, l'envoi aux touristes de portails (comme Airbnb) ne fonctionnera pas.
3. Récompenser les clients qui ont laissé une évaluation
Lorsqu'un touriste prend le temps de laisser une évaluation, remerciez-le automatiquement. Vous pouvez envoyer un courriel de remerciement et inclure, si vous le souhaitez, un code promotionnel.
Étape par étape
Créez la solution et donnez-lui un nom descriptif.
Définissez quand le courriel doit être envoyé après avoir reçu l'évaluation.
Configurez les destinataires, le modèle et les copies (si nécessaire).
Enregistrez la solution.
Conseil utile
Personnalisez les messages : utilisez un ton proche et des modèles alignés avec votre marque.
Segmentez avec des tags : évitez les envois massifs non pertinents.
Vérifiez l'heure locale : assurez-vous que les courriels arrivent à un horaire logique pour vos clients.
L'automatisation des courriels à des moments clés : avant l'arrivée, après le check-out et après avoir reçu une évaluation, permet d'optimiser l'expérience du touriste, de renforcer la relation avec vos clients et de maintenir une communication efficace qui apporte de la valeur tant au voyageur qu'à votre entreprise.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une réservation est enregistrée après la date programmée pour un envoi automatique ?
Que se passe-t-il si une réservation est enregistrée après la date programmée pour un envoi automatique ?
Le système ajuste la configuration et effectue l'envoi lors de la prochaine vérification disponible.
Puis-je envoyer des courriels automatiques également aux propriétaires et agents, en plus des clients ?
Puis-je envoyer des courriels automatiques également aux propriétaires et agents, en plus des clients ?
Oui. Vous pouvez configurer des notifications supplémentaires avec différents modèles et destinataires.
Est-il possible d'utiliser des jours négatifs ou positifs lors de la définition du moment d'exécution d'un courriel ?
Est-il possible d'utiliser des jours négatifs ou positifs lors de la définition du moment d'exécution d'un courriel ?
Oui. Une valeur positive envoie le courriel X jours après la date configurée, tandis qu'une valeur négative le programme X jours avant.