Gardez les propriétaires toujours informés
Lorsque vous recevez une réservation, il ne suffit pas qu'elle soit enregistrée dans le système : il est également essentiel que le propriétaire en soit informé à temps. Avec les solutions d'Harmony, vous pouvez automatiser cet avis et décider exactement comment et quand il sera envoyé. De cette façon, vous gagnez du temps, évitez les oublis et gardez les propriétaires informés de manière professionnelle.
Définitions clés
Harmony : plateforme qui permet de configurer et d'automatiser l'envoi d'e-mails liés aux réservations.
Moment d'exécution : date et heure relatives à la réservation (entrée, sortie ou création) où l'envoi automatique est effectué.
Solution : règle automatisée créée dans Harmony pour exécuter un processus (exemple : envoi d'instructions à un touriste).
Tags : étiquettes qui permettent de segmenter l'envoi d'e-mails à des groupes spécifiques de clients, logements, propriétaires ou portails.
Tâche : action traitée ou programmée par Harmony à la suite d'une solution configurée.
Que pouvez-vous faire avec cette solution ?
Avec la solution de type Propriétaires, vous pouvez créer une tâche automatique qui envoie un e-mail au propriétaire chaque fois qu'une réservation est effectuée. Vous décidez si la notification sera envoyée uniquement lorsque la réservation est confirmée ou également dans le cas de pré-réservations.
De plus, vous disposez d'options avancées pour personnaliser :
Le moment de l'envoi (avant ou après la date d'entrée, de réservation ou de sortie).
À qui il est envoyé (propriétaire, client, occupant, agence).
Quel modèle est utilisé pour le message.
Si des tags sont inclus pour filtrer des réservations spécifiques.
Étape par étape : comment configurer la notification
Créez une nouvelle solution dans Harmony et choisissez la catégorie « Propriétaires ».
Cliquez sur « Nouvelle configuration » et attribuez-lui un nom facile à identifier.
Sélectionnez l'état de la réservation qui déclenchera la notification (par exemple, uniquement lorsqu'elle passe à confirmée).
Activez l'option « Je veux choisir le moment d'exécution » pour décider quand elle sera envoyée.
Nombre positif = jours après la réservation/entrée/sortie.Nombre négatif = jours avant la réservation/entrée/sortie.
Définissez les destinataires et les modèles :
Choisissez le modèle correspondant.
Ajoutez des adresses en copie ou copie cachée si nécessaire.
(Optionnel) Ajoutez plus de notifications avec différents modèles ou destinataires.
Appliquez des filtres avec des tags : par exemple, si un propriétaire a le tag « VIP », seul lui recevra ce type de notification.
Décidez de la portée :
Notifier uniquement les nouvelles réservations depuis la création de la solution.
Ou inclure également les réservations déjà enregistrées dans le système.
Cliquez sur « Enregistrer la configuration ».
Attention aux détails
L'heure d'envoi correspond toujours à l'heure locale de votre agence.
Lorsque l'envoi est programmé en mois, le système compte 30 jours calendaires par mois (les mois de 31 jours ne sont pas pris en compte).
Si une réservation est créée après le « moment d'exécution » établi, le système enverra la notification lors de la prochaine vérification automatique.
Questions fréquentes
Puis-je programmer des notifications aux propriétaires avant la date d'entrée d'une réservation ?
Puis-je programmer des notifications aux propriétaires avant la date d'entrée d'une réservation ?
Oui. Il suffit d'introduire un nombre négatif dans les jours d'exécution. Par exemple, « -3 » enverra la notification trois jours avant le check-in.
Que se passe-t-il si une réservation est créée trop tard pour respecter le délai configuré de la notification ?
Que se passe-t-il si une réservation est créée trop tard pour respecter le délai configuré de la notification ?
Le système ajuste automatiquement l'envoi et l'exécute lors de la prochaine vérification pour que l'avis soit envoyé quand même.
Les tags sont-ils utilisés comme filtres exclusifs lors de l'envoi de notifications aux propriétaires ?
Les tags sont-ils utilisés comme filtres exclusifs lors de l'envoi de notifications aux propriétaires ?
Non. Les tags sont inclusifs : si un propriétaire correspond au tag indiqué, il recevra la notification même s'il a d'autres tags assignés.
Est-il possible d'envoyer plusieurs e-mails différents pour une même réservation aux propriétaires ?
Est-il possible d'envoyer plusieurs e-mails différents pour une même réservation aux propriétaires ?
Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs notifications dans la même solution et définir différents modèles ou destinataires.
L'heure d'envoi des notifications dépend-elle du fuseau horaire du propriétaire ?
L'heure d'envoi des notifications dépend-elle du fuseau horaire du propriétaire ?
Non. On prend toujours comme référence l'heure locale configurée dans votre agence.
La notification est-elle envoyée si une réservation est annulée avant le check-in ?
La notification est-elle envoyée si une réservation est annulée avant le check-in ?
Oui. Dans Harmony, l'envoi dépend de l'état configuré dans la solution. Si vous sélectionnez l'état « Annulé », la notification sera envoyée au moment défini, même si la réservation n'est plus active.