Gagnez du temps et maintenez la cohérence dans vos communications
Lorsque vous gérez des communications avec vos clients, disposer de modèles bien configurés vous permet de gagner du temps, de garantir la cohérence et de transmettre du professionnalisme. Que vous souhaitiez commencer de zéro, dupliquer un modèle existant ou l'enrichir avec des champs personnalisés, le système vous offre plusieurs options simples pour y parvenir.
Définitions clés
Champ dynamique : donnée qui s'insère automatiquement dans le modèle à partir d'une base de données (par exemple, le nom du client ou la date de la réservation).
Modèle : modèle qui combine du texte prédéfini avec des éléments pouvant être modifiés et remplis.
Options pour travailler avec des modèles
Créer un nouveau modèle
Si vous avez besoin d'un modèle entièrement adapté, vous pouvez le créer de zéro :
Accédez à
VRMS → Configuration → Modèles.Cliquez sur « Nouveau modèle ».
Complétez les champs de base :
Nom : clair et facile à identifier.
Objet : obligatoire pour l'envoi.
Langue : définit dans quelle langue il sera disponible.
Catégorie : sélectionnez la catégorie avec les champs nécessaires (ne pourra pas être modifiée par la suite).
Copier le contenu dans d'autres langues : option pour répliquer le contenu entre les langues au sein du même modèle.
Si les modifications ne s'appliquent que dans une langue, les autres versions conserveront la configuration par défaut.
Concevez le corps avec l'éditeur de texte : vous pouvez insérer des tableaux, des images et appliquer le format librement.
Dupliquer un modèle existant
La manière la plus rapide de créer une nouvelle version est de dupliquer un modèle déjà existant :
Allez au module « Modèles ».
Cliquez sur « Dupliquer le modèle » (à côté de « Créer un modèle »).
Sélectionnez le modèle source et indiquez le nom de la copie.
Confirmez et modifiez la nouvelle version selon vos besoins.
Conseil utile
Avant de commencer de zéro, vérifiez s'il existe déjà un modèle similaire que vous pouvez dupliquer et adapter.
Insérer de nouveaux champs dans un modèle
Pour personnaliser encore plus les communications, ajoutez des champs dynamiques :
Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ.
Cliquez sur le bouton « Champ ».
Choisissez d'abord le groupe ou le type de données, puis le champ spécifique.
Répétez autant de fois que nécessaire.
Bonnes pratiques
Utilisez cette option chaque fois que vous souhaitez conserver la structure éprouvée d'un modèle et ne changer que des éléments comme le logo, la langue ou le ton de communication.
Créer et utiliser des modèles de messages vous aide à communiquer de manière plus agile, cohérente et professionnelle. Que ce soit en commençant de zéro, en dupliquant ou en personnalisant avec des champs dynamiques, cet outil assure que chaque message arrive avec la qualité et la cohérence que vos clients attendent.
Maintenant que vous maîtrisez les options principales, nous vous recommandons :
De revoir vos modèles actuels et d'identifier lesquels vous pourriez simplifier par duplication.
De créer un modèle de base dans chaque langue que vous utilisez, afin de gagner du temps lors de futures adaptations.
Questions fréquentes
Puis-je changer la catégorie d'un modèle après l'avoir créé dans Harmony ?
Puis-je changer la catégorie d'un modèle après l'avoir créé dans Harmony ?
Non. La catégorie est définie au début et ne peut pas être modifiée plus tard.
Que se passe-t-il si je n'ajoute pas d'objet lors de la création d'un modèle de messages ?
Que se passe-t-il si je n'ajoute pas d'objet lors de la création d'un modèle de messages ?
Vous ne pourrez pas l'enregistrer, car l'objet est obligatoire et est utilisé lors de l'envoi des courriels.
Puis-je utiliser différents logos dans différents modèles de messages ?
Puis-je utiliser différents logos dans différents modèles de messages ?
Oui. Chaque modèle permet d'insérer le logo standard de l'entreprise ou des images personnalisées.
Les modifications apportées à un champ dynamique s'appliquent-elles à toutes les versions dans différentes langues ?
Les modifications apportées à un champ dynamique s'appliquent-elles à toutes les versions dans différentes langues ?
Non. Si vous travaillez avec plusieurs langues, vous devrez répliquer les modifications manuellement dans chaque version.
Vaut-il mieux créer un modèle de zéro ou dupliquer un existant ?
Vaut-il mieux créer un modèle de zéro ou dupliquer un existant ?
Cela dépend du besoin : créez de zéro si vous cherchez une nouvelle structure, mais si vous avez seulement besoin de petits ajustements, dupliquer est plus rapide et sûr.