Transformez les tâches répétitives en processus automatiques avec des modèles
Lorsque vous gérez des réservations, mandats ou factures, répéter toujours les mêmes informations peut devenir fastidieux et vous faire perdre du temps. Avec les modèles de documents, vous pouvez automatiser une grande partie de cette tâche : il suffit de définir un modèle et le système remplira les données automatiquement. Ainsi, vous économisez des efforts, réduisez les erreurs et assurez une communication cohérente avec les clients et propriétaires.
Définitions clés
Champs automatiques : données extraites de la base de données (nom du client, dates de la réservation, montant en attente). Ils sont identifiés entre des dièses, par exemple : #client#.
Modèle : modèle qui combine du texte prédéfini avec des éléments pouvant être modifiés et remplis.
Qu'est-ce que les modèles de documents ?
Les modèles sont des modèles prédéfinis qui intègrent du texte personnalisé et des champs automatiques. Cela permet de générer des documents et messages de manière rapide et précise.
Principaux avantages
Générer des courriels et documents en quelques secondes.
Maintenir la cohérence dans la communication.
Gagner du temps et réduire les erreurs manuelles.
Adapter automatiquement les messages à la langue du client ou propriétaire.
Comment accéder aux modèles
Accédez à
VRMS → Configurationet sélectionnez « Modèles » en haut à droite du menu.Dans « Filtres », choisissez la catégorie dont vous avez besoin (réservations, propriétaires, reçus, factures, etc.).
Fonctionnement général
Le système inclut plus de 20 modèles prêts à l'emploi. Vous pouvez :
Les personnaliser : modifier le texte et ajouter logo, images ou tableaux.
Les dupliquer : créer une copie et l'adapter sans repartir de zéro.
En créer de nouveaux : recommandé uniquement si vous avez besoin de quelque chose de très spécifique, car cela nécessite plus de complexité.
Conseil utile
Dans la mesure du possible, partez d'un modèle préconfiguré. C'est plus rapide et plus sûr que de commencer de zéro.
Langues
Le système sélectionne automatiquement la version appropriée selon la langue du client ou propriétaire. Vous n'avez qu'à personnaliser le texte dans chaque langue ; les champs automatiques se rempliront seuls.
Modèles de réservation web
Ils sont envoyés automatiquement au touriste après une réservation en ligne.
Ils incluent des variations selon le mode de paiement choisi.
Ils ne peuvent pas être supprimés ni mis en pause, mais peuvent être modifiés pour ajuster le contenu.
Ils permettent uniquement d'utiliser les champs assignés à cette catégorie (Client Web, Mode de paiement web, Propriétés web, Réservations web, Autres).
Bonnes pratiques
En travaillant avec des modèles, répondez aux questions suivantes :
Avez-vous dupliqué un modèle existant avant d'en créer un nouveau ?
Le texte personnalisé est-il adapté à toutes les langues que vous utilisez ?
Avez-vous inséré votre logo et vos images lorsque cela est nécessaire ?
Les champs automatiques sont-ils corrects et appartiennent-ils à la catégorie choisie ?
L'utilisation de modèles dans Harmony vous permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de maintenir une communication claire et professionnelle.
Les personnaliser selon vos besoins assure la cohérence dans chaque interaction avec les clients et propriétaires.
Questions fréquentes
Comment puis-je dupliquer un modèle de documents dans Harmony ?
Comment puis-je dupliquer un modèle de documents dans Harmony ?
Accédez aux Modèles de documents, sélectionnez le modèle que vous souhaitez et cliquez sur Dupliquer. Vous pourrez ensuite éditer la copie sans modifier l'original.
Est-il possible d'insérer des tableaux dans un modèle de documents ?
Est-il possible d'insérer des tableaux dans un modèle de documents ?
Oui. L'éditeur d'Harmony permet d'ajouter des tableaux pour structurer l'information de manière plus claire.
Que dois-je faire si j'ai besoin d'un modèle complètement nouveau dans Harmony ?
Que dois-je faire si j'ai besoin d'un modèle complètement nouveau dans Harmony ?
Vous pouvez le créer de zéro, bien qu'il soit recommandé de dupliquer un modèle existant pour gagner du temps et réduire les erreurs.
Puis-je arrêter l'envoi automatique d'un modèle de réservation web ?
Puis-je arrêter l'envoi automatique d'un modèle de réservation web ?
Non. Ces modèles sont toujours envoyés automatiquement après une réservation en ligne, mais vous pouvez modifier leur contenu pour l'adapter à vos besoins.