Les modèles HTML vous permettent de maintenir une communication cohérente et professionnelle avec vos invités. Pour en tirer le meilleur parti, il est important de comprendre comment fonctionnent certains éléments, comment ils s’affichent et ce qu’il faut prendre en compte selon le canal d’envoi.

Voici les points clés à connaître pour travailler vos modèles en toute sécurité et clarté.

Si vous accueillez des invités de différents pays, vous pouvez créer vos modèles dans plusieurs langues. Actuellement, le système n’inclut pas de traducteur automatique, vous devrez donc adapter le contenu manuellement dans chaque langue souhaitée.

De cette façon, vous vous assurez que chaque invité reçoive le message dans la langue appropriée et avec le ton adéquat.

Les champs dynamiques vous permettent d’afficher automatiquement des informations liées à la réservation, au logement ou à l’invité. Ces champs dépendent du module du VRMS où le modèle est hébergé.

Dans l’éditeur de modèles, les champs dynamiques apparaissent dans des encadrés et affichent uniquement le nom du champ. Vous ne verrez pas la donnée réelle à cet endroit, seulement l’étiquette.

Les champs dynamiques ne peuvent pas être créés manuellement. Vous ne pouvez sélectionner que ceux déjà disponibles dans la liste du système.

C’est pourquoi il est important de bien consulter le catalogue des champs avant de concevoir votre message, afin de structurer le contenu en tenant compte des informations réellement affichables.

La couleur des modèles HTML s’adapte à la couleur d’entreprise définie dans la configuration de votre entreprise.

Si vous souhaitez modifier la couleur qui apparaît dans vos communications, faites-le via le chemin VRMS → Configuration de l’entreprise → Identité d’entreprise.

Notez que le changement de couleur s’applique globalement selon la couleur configurée, et non depuis chaque modèle individuel. Cela vous permet de conserver une identité visuelle cohérente dans toutes vos communications.

L’éditeur vous permet d’utiliser différentes options de formatage, comme les titres, les types et tailles de police.

Cependant, le format du texte doit rester conforme aux options existantes dans l’éditeur. Cela garantit la compatibilité du design avec les différents canaux et appareils.

Nous vous recommandons de structurer le contenu en utilisant les styles disponibles, en privilégiant la clarté, la hiérarchie visuelle et la lisibilité pour l’invité.

Vous pouvez inclure des images dans vos modèles pour enrichir la communication. Les images déjà présentes dans la galerie photo des logements peuvent être utilisées directement.

Si vous souhaitez ajouter une image différente, vous devrez d’abord l’héberger sur un serveur web et la lier via son URL publique.

Il est important de vous assurer que le lien soit accessible et stable, car l’image s’affichera en fonction de cette adresse externe.

Voici quelques sites web que vous pouvez utiliser :

Tous les canaux ne gèrent pas les modèles HTML de la même façon. Il est donc essentiel de savoir comment le contenu est envoyé selon l’OTA.

Sur des canaux comme Booking.com et Vrbo, les modèles sont actuellement envoyés en texte brut. Cela signifie que le design HTML n’est pas conservé et que l’invité ne reçoit que le contenu textuel.

Dans le cas d’Airbnb, le modèle est envoyé via un lien. L’invité accède au contenu par ce lien, où le design HTML est bien respecté.

Connaître ces différences vous aide à adapter la rédaction et la structure du message selon le canal, en privilégiant toujours la clarté du contenu.

Le champ de signature dans le modèle sert à ajouter l’espace correspondant à la signature.

Actuellement, le système n’inclut pas de fonction de demande ou de gestion de signature électronique. Cela signifie qu’aucune demande automatique ne sera envoyée à l’invité pour retourner le document signé, ni d’instructions sur la façon de le faire.

Si vous avez besoin que l’invité signe et retourne un document, vous devrez expliquer manuellement dans le texte du message comment procéder.

En tenant compte de tout cela, vous pourrez concevoir des modèles HTML plus efficaces, adaptés à chaque canal et alignés avec votre identité d’entreprise. Avant de les activer, effectuez toujours des tests depuis des réservations réelles pour valider le résultat final.