Gagnez du temps à la réception et accueillez vos voyageurs sereinement

Permettez à vos voyageurs de s’enregistrer facilement avant leur arrivée, en réduisant le temps d’attente à la réception et en améliorant leur expérience dès le premier contact. Lorsqu’on gère des réservations, chaque minute compte.

Le Check-in Online vous permet d’effectuer l’ensemble du processus d’enregistrement tout en réduisant la charge administrative. De plus, il vous garantit tranquillité et efficacité : les voyageurs arrivent avec tout prêt, et vous disposez de leurs informations validées et organisées à l’avance.

Qu’est-ce que le Check-in Online ?

Le Check-in Online est une fonctionnalité exclusive pour les clients disposant d’un site Web ou d’un système de réservations via Avantio. Elle permet aux voyageurs de compléter leur enregistrement avant d’arriver au logement, en vous offrant la possibilité de demander des données, des documents et une signature numérique.
Vous décidez librement de la configuration de votre processus de Check-in Online.

Principaux avantages

Gain de temps : moins d’attente à la réception.
Expérience fluide : enregistrement anticipé, rapide et pratique.
Flexibilité : champs personnalisables selon vos besoins.

Où trouver le module de Check-in Online ?

Accédez au menu Web → Check-in Online, puis cliquez sur Modifier.

Désactiver le Check-in par logement

Vous pouvez désactiver le Check-in Online pour un logement spécifique.
Chaque propriété peut ainsi gérer indépendamment la disponibilité du check-in numérique, offrant un contrôle granulaire selon les besoins de chaque hébergement.

Cette option permet d’adapter l’outil à différents contextes opérationnels, sans impacter le reste de votre portefeuille de logements.

Configuration générale

Afficher le prix de la réservation : décidez d’afficher ou non le prix.
Utile pour les réservations provenant d’agences ou de tour-opérateurs qui appliquent une commission. S’applique également à l’Espace voyageur.
Afficher le composant carte bancaire : permet d’associer une carte depuis le Check-in Online (disponible uniquement avec PCI Wallet ou Avantio Payments).
Pour l’utiliser, activez le Pas 5 – Carte de crédit dans la configuration.
Spécifier le type d’occupants : option disponible uniquement pour les entreprises italiennes ou les hébergements situés en Italie.
Limite de réalisation du check-in online : définissez jusqu’à quand il peut être effectué (jusqu’à l’arrivée, au départ, ou X jours avant/après).
Afficher l’option « Autre » dans la liste des pays : permet au voyageur d’ajouter manuellement un pays non listé.

Notifications

Vous pouvez activer l’envoi de notifications aux utilisateurs suivants :

Occupant principal
Délégués de votre agence

Types de notifications disponibles :

Check-in online validé : lorsque l’état général de la réservation passe à « Validé ».
Check-in online invalidé : chaque fois qu’un enregistrement est refusé.
Check-in online partagé : lorsque l’occupant principal partage son check-in.

Chaque notification peut être associée à une modèle d’e-mail personnalisée.

Rappels envoyés au voyageur

L’occupant principal reçoit un e-mail quelques jours avant l’arrivée pour lui rappeler de compléter le Check-in Online. Vous pouvez configurer jusqu’à deux rappels et définir les états de réservation concernés.

Dans vos modèles personnalisés, insérez le lien avec la balise :
#checkInOnlineLink#.

Ces rappels ne s’enverront qu’aux réservations dans l’état configuré, sauf pour celles provenant du portail Muchosol, où l’envoi ne se fera que si l’état est Réservation au moment de l’envoi.

Étape par étape : configuration du Check-in Online

Accédez à la section Processus d’enregistrement des occupants et suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 – Sélection du mode de validation d’identité

Choisissez l’une des options suivantes :

Ne pas afficher
Photo du document → capture et lecture du code MRZ.
Photo du document + selfie → capture du MRZ + vérification par selfie.

Mise à jour des conditions générales (RGPD)

Les entreprises qui choisissent les options de photo du document ou photo + selfie doivent mettre à jour les conditions générales de leur site conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Exemple de texte à inclure dans les Conditions générales :

Afin de garantir et d’accélérer le processus de check-in, il sera demandé au voyageur de fournir une photo de sa pièce d’identité et un selfie, traités conformément à la législation en vigueur (RGPD). Les images seront supprimées dans les 24 heures suivant le départ du logement.

Configuration de la durée de conservation des images

Le Check-in Online permet de définir la durée de conservation des images collectées lors de l’enregistrement.

Objectif :
Adapter le délai de conservation selon vos besoins.
Garantir la suppression automatique des images à la fin de la période définie.
Renforcer le contrôle des données sensibles.
Faciliter la conformité légale et les audits.
Cette option n’apparaît que si l’une des deux méthodes suivantes est sélectionnée :
- Photo du document
- Photo du document + selfie

Durées disponibles :

Scénario	Finalité déclarée	Durée de conservation
A. Jusqu’à la validation du check-in online	Vérifier l’identité du voyageur lors de l’enregistrement.	Jusqu’à la validation complète du check-in online.
B. Jusqu’au jour du check-in (remise des clés)	Confirmer que la personne arrivant est bien celle ayant effectué le check-in online.	Du moment de l’envoi jusqu’à la remise des clés.
C. Jusqu’au check-out	Prévenir les usurpations d’identité et permettre des vérifications supplémentaires.	Du moment de l’envoi jusqu’au départ du voyageur.

Clause de non-responsabilité

Les exemples de finalité déclarée mentionnés ci-dessus ont un caractère purement illustratif. À cet égard :

Il appartient exclusivement à l’entreprise cliente de définir la finalité déclarée pour le traitement des images, ainsi que d’établir et de configurer la période de conservation correspondante en fonction de cette finalité.
De même, il revient à l’entreprise cliente de maintenir sa politique de confidentialité à jour et de veiller à ce que les opérations de traitement des données soient, en permanence, conformes à la réglementation applicable en matière de protection des données.
Avantio n’assume aucune responsabilité découlant d’une définition inadaptée de la finalité, d’une configuration incorrecte des durées de conservation ou d’un défaut de mise à jour de la politique de confidentialité par l’entreprise cliente.

Il est recommandé à l’entreprise cliente de s’appuyer sur les conseils d’un cabinet ou d’un professionnel spécialisé en protection des données pour une définition, une mise en œuvre et un maintien corrects de ces aspects.

Étape 2 – Données

Configurez les informations à demander à l’occupant principal et à ses accompagnants.

Faites glisser les champs souhaités de Champs disponibles vers Champs sélectionnés.
Marquez-les comme obligatoires ou optionnels.
Différenciez adultes et enfants, et précisez l’âge des mineurs.

Pour les hébergements en Espagne, le système demandera automatiquement les données exigées par l’Annexe I du Décret Royal 933/2021.

Étape 3 – Informations sur le voyage

Demandez (de façon obligatoire ou facultative) :

Heure d’arrivée.
Heure de départ.
Moyen de transport.

Étape 4 – Signature

Sélectionnez les documents nécessitant une signature :
Fiche de police (obligatoire dans certains pays).
- Contrat de location.
- Autres documents internes.
Les modèles configurés doivent inclure le champ de signature pour qu’il soit importé depuis le Check-in Online.
Deux modèles de fiche sont disponibles :
- Format A5 (officiel) : exigé par les autorités, non modifiable.
- Format A4 (éditable) : version enrichie incluant plus d’informations.

Rappel : selon le Décret 196/1976, la signature est obligatoire pour toute personne de plus de 14 ans.

Étape 5 – Carte de crédit

(Disponible uniquement avec PCI Wallet ou Avantio Payments). Si vous souhaitez demander les informations de carte de crédit, activez cette étape et marquez le champ comme obligatoire.
Cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration.

Bonnes pratiques

Préparez et personnalisez vos modèles d’e-mails à l’avance.
Activez des rappels automatiques pour augmenter le taux de check-ins complétés.
Maintenez à jour vos conditions générales, notamment celles relatives au RGPD si vous collectez des images ou selfies.

Le Check-in Online vous permet d’économiser du temps, de rester conforme à la réglementation et d’offrir une expérience fluide à vos voyageurs.

Maintenant que vous savez comment le configurer et le personnaliser, il ne vous reste plus qu’à l’activer et automatiser vos enregistrements.

Foire aux questions

Le Check-in Online est-il inclus dans tous les plans ?

Non. Pour plus d’informations, contactez votre chef de projet Web (si votre site est en cours de création) ou votre Account Manager.

La carte de crédit est-elle obligatoire dans le processus ?

Non. Elle est facultative et uniquement disponible pour les clients disposant de PCI Wallet ou Avantio Payments.

Configurez le Check-in Online et facilitez l’enregistrement de vos voyageurs