Supervisez les données, documents et signatures pour garantir des arrivées sans imprévu

Maintenir les check-ins à jour ne permet pas seulement d’éviter les problèmes de dernière minute : cela vous offre également un contrôle total sur l’arrivée de vos voyageurs. Avec le Check-in Online, vous pouvez superviser, valider et corriger les informations rapidement et simplement.

Comment gérer un check-in online

Depuis le module VRMS → Réservations → Liste des réservations, ouvrez la réservation correspondante et accédez à l’onglet Check-in Online.
À partir de cet écran, vous pouvez :

Voir un récapitulatif des check-ins de tous les voyageurs.
Vérifier l’état de chaque check-in.
Examiner les données, documents et signatures (selon la configuration de votre processus).
Valider que les informations fournies sont correctes. Si elles ne le sont pas, vous pouvez invalider le check-in afin que le voyageur le complète à nouveau.

États du check-in dans la fiche de réservation

Demandé : le voyageur n’a pas encore rempli son check-in.
En attente : tous les occupants ont complété leur check-in, mais celui-ci nécessite une révision. Vous devrez le valider ou l’invalider. Le système enregistre la date de la dernière modification effectuée par le voyageur.
Validé : tous les check-ins ont été confirmés. Le système enregistre la date de validation ainsi que l’utilisateur de votre entreprise ayant effectué l’action.

Invalider un check-in contenant des données incorrectes

Si les informations fournies par le voyageur ne correspondent pas (par exemple, le numéro du document ne correspond pas à la photo), vous pouvez invalider le check-in.

Vous devez obligatoirement rédiger un message indiquant au voyageur les corrections à effectuer.
Le voyageur recevra une notification avec les instructions pour modifier ses informations.
Une fois les corrections effectuées, le système de notifications du VRMS vous informera pour que vous puissiez vérifier à nouveau le check-in.

Consulter l’état de plusieurs check-ins

Si vous souhaitez obtenir une liste de toutes les réservations de la semaine suivante et vérifier lesquelles ont leur check-in online complété, utilisez le filtre État du check-in online dans la Liste des réservations et sélectionnez le ou les états souhaités. Cela vous permettra d’organiser et de prioriser la validation de manière rapide et efficace.

Une fois les check-ins online gérés, vous accueillerez vos voyageurs avec toutes les informations validées, évitant ainsi les imprévus et augmentant l’efficacité de vos opérations quotidiennes.

Foire aux questions

Comment savoir pour quelles réservations le check-in est complété ?

Les check-ins en attente de révision apparaissent avec un cercle orange, et le système enregistre la date de la dernière modification effectuée par le voyageur.
Les check-ins validés s’affichent avec un cercle vert, accompagné de la date et du nom de l’utilisateur de votre entreprise ayant validé l’action.

Puis-je invalider un check-in ?

Oui. Si les données ne correspondent pas, vous pouvez l’invalider. Le voyageur recevra une notification pour corriger les informations.

Comment filtrer les réservations selon leur état de check-in ?

Dans le module VRMS → Liste des réservations, utilisez le filtre État du check-in pour afficher les réservations en état En attente ou Validé.