Ajustez les données des occupants en quelques minutes et maintenez vos réservations en ordre sans complication
Il arrive qu’une réservation soit confirmée pour un certain nombre d’occupants, mais qu’avant le séjour une personne supplémentaire s’ajoute au groupe ou, au contraire, qu’un accompagnant décide de ne pas venir. Ces modifications génèrent un check-in conflictuel, car les données de la réservation ne correspondent plus à celles du check-in online.
La bonne nouvelle, c’est que le système vous alerte automatiquement. En quelques étapes simples, vous pouvez résoudre la situation pour que tous les voyageurs soient correctement enregistrés et que la réservation reste à jour.
Qu’est-ce qu’un check-in conflictuel ?
Un check-in conflictuel apparaît lorsque le nombre d’occupants indiqué dans une réservation ne correspond pas à celui saisi dans le processus de check-in online.
Si vous modifiez manuellement la réservation ou si votre agence apporte un changement, le système affichera une notification vous invitant à vérifier les informations.
Si la modification provient d’un portail (comme Booking.com, Airbnb ou VRBO), après synchronisation, le conflit d’occupants sera visible dans la réservation concernée.
Exemple pratique
Une réservation arrive depuis un portail avec quatre occupants.Les quatre voyageurs effectuent leur check-in online.Avant le séjour, le client ajoute un cinquième accompagnant depuis le portail.La modification se synchronise automatiquement dans Avantio, et la réservation affiche désormais cinq occupants.Le système détecte alors un conflit, car le nouvel occupant n’a pas encore été enregistré.
Comment le résoudre ?
Accédez au module VRMS et, dans le menu latéral gauche, sélectionnez Réservations, puis cliquez sur Liste des réservations.
Ouvrez la réservation concernée et cliquez sur Modifier.
Dans l’onglet Données, vérifiez que le champ Nombre d’occupants correspond bien à la liste Occupant + Accompagnant(s) affichée en haut de la page.
S’ils ne correspondent pas, ajustez les informations et enregistrez les modifications.
De cette manière, le nouvel accompagnant sera ajouté et pourra effectuer son propre check-in online.
La gestion rapide d’un check-in conflictuel garantit que tous les voyageurs sont correctement enregistrés, évitant ainsi tout incident et assurant un contrôle total sur la réservation.
Foire aux questions
Que se passe-t-il si un voyageur ajouté avant l’arrivée ne complète pas son check-in online ?
Que se passe-t-il si un voyageur ajouté avant l’arrivée ne complète pas son check-in online ?
Vous pouvez effectuer le check-in sur place en lui fournissant le lien d’accès afin qu’il le complète de manière autonome.
Que se passe-t-il si je ne corrige pas un check-in conflictuel avant l’arrivée du voyageur ?
Que se passe-t-il si je ne corrige pas un check-in conflictuel avant l’arrivée du voyageur ?
Si les données ne sont pas corrigées, le voyageur supplémentaire ne sera pas enregistré dans le système, ce qui peut entraîner des problèmes légaux (obligations de déclaration des voyageurs), des erreurs dans la communication automatique ou lors de la remise des clés, ainsi qu’une mauvaise expérience pour le client.