Offrez des expériences uniques avec des propositions sur mesure
Parfois, un voyageur contacte directement votre agence ou un client fidèle a besoin d'une offre sur mesure. Pour ces cas, le module Opportunités vous permet de créer des propositions personnalisées, de les envoyer par email et de les suivre jusqu'à les transformer en réservations. Ainsi, vous obtenez plus de flexibilité et de meilleures chances de conclure des ventes.
Maîtrisez le processus et transformez les propositions en réservations
Pour accéder au module, rendez-vous sur VRMS → Clients → Opportunités.
Le flux pour créer et envoyer une opportunité s'organise en quatre étapes clés :
Créer
Rechercher
Proposer
Envoyer
Chaque phase est essentielle et, en complétant le processus, vous pourrez transformer la proposition en une réservation réelle d'un simple clic.
Étape 1. Créer l'opportunité
Dans le module, cliquez sur « Nouveau » et entrez les données de base :
Nom de l'opportunité.
Date de création : peut être actuelle ou antérieure.
Date d'expiration : par défaut 15 jours, mais vous pouvez l'ajuster.
Associez l'opportunité à un client :
S'il existe déjà dans le système, il sera détecté automatiquement.
S'il est nouveau, appuyez sur « Nouveau » et créez sa fiche.
Attention aux détails
Assurez-vous que le client a un email valide, car la proposition sera envoyée par email.
Autres champs pertinents :
Agent associé : utilisateur du VRMS qui crée l'opportunité.
Budget estimé.
Observations du client : visibles pour le voyageur.
Notes internes : visibles uniquement pour votre équipe.
Après avoir complété les champs, appuyez sur « Suivant » pour continuer.
Étape 2. Rechercher des logements
Définissez ce que le touriste a demandé :
Destination (pays, région ou ville de vos logements).
Dates de check-in et check-out.
Nombre de voyageurs.
Vous pouvez également ajouter des caractéristiques supplémentaires pour affiner la recherche. Notez que seules certaines caractéristiques sont compatibles:
PISCINE
TÉLÉVISION
SATELLITE
AIR_CONDITIONNÉ
CHAUFFAGE
GARAGE
STATIONNEMENT
ADPT. HANDICAPÉ
ANIMAUX ADMIS
LAVE-LINGE
LAVE-VAISSELLE
MICRO-ONDES
TERRASSE
BARBECUE.
INTERNET
TERRAIN CLÔTURÉ
ACCÈS SANS ESCALIER
CHEMINÉE
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez « Suivant » pour avancer.
Étape 3. Proposer des options
Le système affichera les logements qui répondent aux critères définis.
Cliquez sur le nom pour ouvrir la fiche complète dans un autre onglet et examiner ses caractéristiques.
Sélectionnez les logements que vous souhaitez inclure dans la proposition.
De cette manière, le voyageur recevra plusieurs alternatives adaptées à sa demande.
À la fin de cette étape, cliquez sur « Suivant » pour continuer.
Étape 4. Envoyer la proposition
Avant de l'envoyer au client, vous pouvez :
Ajouter une remise.
Inclure une note personnalisée dans l'email.
L'email est généré à partir d'un modèle :
Vous ne pouvez personnaliser que la partie supérieure avec du texte brut.
Le reste de la structure n'est pas modifiable.
Une fois envoyée :
Le voyageur reçoit un email avec les logements proposés.
En cliquant sur chacun, il accède à la fiche complète de l'annonce sur votre web et peut formaliser la réservation.
Il peut également confirmer par téléphone ou email, et vous pourrez alors mettre à jour manuellement l'état de l'opportunité.
Le suivi des opportunités se fait par email (en dehors du VRMS). Vous devrez mettre à jour leurs états manuellement.
Conseil utile
Vous pouvez fournir un code promotionnel associé à l'opportunité pour encourager une conversion plus rapide et mesurer quelles propositions génèrent des ventes.
Important à prendre en compte
Les jours proposés ne bloquent pas le calendrier des logements, ce qui permet à d'autres clients de réserver si le voyageur ne se décide pas.
Si le touriste accepte la proposition, utilisez le bouton « Convertir » :
Une nouvelle fiche de réservation s'ouvrira en mode édition.
Jusqu'à ce que vous la sauvegardiez et la rééditiez, vous ne pourrez pas modifier les montants ni ajouter des extras, garantissant ainsi que la réservation reflète ce qui a été initialement offert.
Bonnes pratiques
Utilisez des notes personnalisées : un message chaleureux peut faire la différence.
Faites un suivi proactif : n'attendez pas toujours la réponse du client.
Incluez des codes promotionnels pour inciter à la conversion et mesurer les résultats.
Convertissez la proposition en réservation dès que le client accepte, assurant ainsi la disponibilité.
Avec le module Opportunités, vous pouvez préparer des propositions personnalisées en quelques minutes, les envoyer d'un clic et les transformer en réservations réelles sans dupliquer le travail.
C'est la manière la plus rapide d'accompagner le voyageur depuis la demande initiale jusqu'à la décision finale.
Questions fréquentes
Les dates sont-elles bloquées dans le calendrier lors de la création d'une opportunité ?
Les dates sont-elles bloquées dans le calendrier lors de la création d'une opportunité ?
Non. Les jours restent disponibles jusqu'à ce que le client accepte et que cela devienne une réservation.
Que se passe-t-il si le client n'existe pas encore dans le système ?
Que se passe-t-il si le client n'existe pas encore dans le système ?
Vous pourrez créer sa fiche directement depuis le formulaire d'opportunité.
Puis-je modifier les montants ou les extras après avoir converti l'opportunité en réservation ?
Puis-je modifier les montants ou les extras après avoir converti l'opportunité en réservation ?
Oui, mais uniquement après avoir enregistré et réédité la nouvelle fiche de réservation.
Un code promotionnel peut-il être utilisé dans une proposition ?
Un code promotionnel peut-il être utilisé dans une proposition ?
Oui. Vous pouvez l'ajouter pour inciter à la conversion et suivre l'impact sur vos ventes.